Проверка дисбурсментских расходов, виды проверок

Принимая счета за предоставленные услуги к оплате, агент обязан прежде всего проверить правомерность предъявленных к оплате счетов с целью своевременного выявления неправильно начисленных сумм. Этим заняты сотрудники агентской компании, работающие в дисбурсментском отделе. В ходе проверки счетов иногда возникает необходимость установить правильность отдельных эксплуатационных расходов по обслуживанию судна. Поэтому к проверке счетов могут привлекаться и другие специалисты агентской компании.

Проверка счетов состоит обычно из следующих операций: формальная проверка; проверка предъявленных расходов по существу; проверка соответствия тарифам, условиям контрактов и соглашений; арифметическая проверка; сверка с учетными и оперативными данными. Целью формальной проверки явл. проверка принадлежности счетов и наличия в них требуемых реквизитов. К оплате принимаются, как правило, только оригиналы счетов.

Проверка расходов, по существу, необходима для того, чтобы исключить взимание платы за услуги, которые не были заказаны либо не были предоставлены вообще, а также не допустить двойной оплаты выставленных счетов. На этом этапе уточняются условия выполнения рейса, т. к. нередко отдельные виды расходов подлежат отнесению за счет фрахтователей (отправителей или получателей груза), например стоимость крепления грузов либо сепарации и т. п.

Особое внимание уделяется проверке соответствия сборов и оплат действующим в портах тарифам и порядку их применения. Для этого агент обязан следить за информацией об изменениях тарифов и правилами их применения по всем видам услуг, предоставляемых судовладельцу. При проверке счетов на портовые сборы и за услуги агент должен обратить внимание на следующее. Большинство портовых сборов и услуг начисляется на базе регистровой вместимости. Поэтому указание тоннажа, завышенного в сравнении с мерительным свидетельством, приходит к переплате.

Каждый иностранный порт имеет свои обычаи, правила и особенности в части набора портовых сборов и оплаты услуг, применения тарифов. Агент прежде всего сам должен досконально изучить всю систему портовых тарифов и правил их применения, направлять судовладельцу все действующие в порту тарифы и правила, регулярно высылать ему все изменения и дополнения к ним; оказывать капитанам судов консультацию при заполнении всех первичных документов, являющихся основанием для выставления счета; рекомендовать наиболее рациональные схемы заказа и использования лоцмана, буксиров, барж др.