Прием документов в государственные архивы

План лекции:

1. Списки учреждений – источников комплектования архива

2. Формы приема документов на постоянное хранение

3. Сроки временного хранения документов

4. Оформление передачи документов на хранение в государственный архив

1. Списки учреждений – источников комплектования архива. С учетом вышеуказанных критериев и факторов каждый архив принимает положительное или отрицательное решение по каждой организации – потенциальном источнике своего комплектования, оформленное соответствующим образом и составляет списки учреждений – источников его комплектования. При этом он исходит из профиля архива.

Каждый архив ведет два списка: список № 1 – организаций, документы которых подлежат приему на постоянное хранение, и список № 2 – организаций, не передающих документы в архив.

Согласно «Правилам работы государственных архивов Республики Казахстан», включению организаций в список № 1 или в список № 2 предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в «Заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива» согласно приложению. На основании заключений составляются проекты списков № 1 и № 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭПК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) республиканского органа государственного управления по архивам и документации.

Областные и территориальные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Согласованные списки № 1 и № 2 утверждаются директором архива. Работа по уточнению списков № 1 и № 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам № 1 и № 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭПК архива (республиканскими архивами) или ЭПК архива и ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (областными и зональными архивами). Списки источников комплектования архива переутверждаются один раз в пять лет.

Список граждан, архивы которых являются источником комплектования архива, ведется по установленной в архиве форме. Список граждан, документы которых включены в состав НАФ, согласовывается ЭПК архива один раз в год и утверждается директором архива. При включении документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина (его семьи, рода), в состав НАФ, гражданином подписывается охранное обязательство, в соответствии с которым он обязуется создать условия для хранения этих документов. При передаче гражданином права собственности на документы НАФ новому собственнику, за исключением передачи их в собственность государства, аналогичное охранное обязательство подписывается новым собственником. Составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдается архивом гражданину (новому собственнику), другой хранится в архиве.

2. Формы приема документов на постоянное хранение. Список № 1 содержит сведения о названиях учреждений, датах их образования, подведомственной подчиненности и формах приема на постоянное хранение документов от них. Под формой приема понимается состав документов, поступающих в государственный архив от учреждений, отнесенных к источникам комплектования. В связи с этим учреждения делятся на две группы: учреждения – источники комплектования сплошного приема и учреждения – источники комплектования выборочного приема. От каждого учреждения первой группы в госархив документы поступают в полном комплексе, т.е. вся документация, имеющая научно-историческое значение. В Национальном архиве Республики Казахстан, например, к источникам сплошного приема относятся министерства.

Документы от учреждений второй группы принимаются выборочно. Выборочный прием документов опирается на положение о возможности распространения выводов о всей совокупности явлений (генеральной совокупности) на основании анализа части этой совокупности (выборочной совокупности).

Применение этой формы приема документов обусловлено действием ряда факторов. Среди них – массовый характер документов, отражающих определенные направления деятельности организаций или стороны жизни общества; принадлежность данных документов организациям, как правило, местного уровня управления; повторяемость документной информации в системе документирования управленческой деятельности. При применении выборочной формы приема документов учитываются системы организации управления экономикой и социально-культурной сферой и хранения документов (сетью госархивов в каждом регионе).

Существуют две основные формы выборочного приема: повидовая и групповая. При повидовом выборочном приеме от учреждений одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющие научно-историческую ценность и не представленные в фондах вышестоящих организаций. Информационно-аналитическая, планово-отчетная и другая основная документация таких учреждений, направляемая в установленном порядке в вышестоящие органы, как правило, принимается на постоянное хранение в составе фондов этих органов.

К учреждениям – источникам комплектования повидового выборочного приема относятся, например, народные суды, редакции газет, нотариальные конторы.

При групповом выборочном приеме из группы однородных учреждений, находящихся в зоне комплектования государственного архива, на хранение в этот архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов только одного или нескольких учреждений. От всех остальных таких учреждений документы не поступают в архив. Групповой выборочный прием целесообразно применять в отношении учреждений низового звена, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. При этом учитываются факторы профильности учреждений характеру специализации региона, особой роли учреждения, полноты документирования основных его функций. Групповой выборочный прием используется, например, при комплектовании архивов документами школ, техникумов.

В отдельных случаях может применяться сочетание группового и повидового

выборочного приема, т.е. комбинированный выборочный прием. При этом к категории группового приема, как правило, относят сравнительно небольшую часть учреждений соответствующего вида (разновидности); от остальных учреждений на постоянное хранение принимаются лишь отдельные документы, информация которых не отражается или отражается с незначительной полнотой в фондах вышестоящих органов.

Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнем типовых документов и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для избрания наиболее рациональной формы приема.

При заполнении графы «Формы приема» в списках используется цифровое обозначение: 1. – соответствует сплошной форме, 2. – выборочной, 2.1. – повидовойвыборочной, 2.2. – групповой выборочной.

Список № 2 учреждений, не передающих документы на постоянное хранение, содержит ту же информацию, что и список № 1, за исключением сведений о формах приема документов.

Списки № 1 и № 2 составляются про отраслевому принципу, т.е. их разделами являются отрасли общественного управления и экономики, например государственная власть и государственное управление, планирование, промышленность, сельское хозяйство и т.д.

В списки источников комплектования госархива в соответствующие разделы

должна включаться информация о предприятиях и организациях нового типа,

общественных объединениях. При этом в графе «Примечание» необходимо указывать форму их собственности и особые условия приема документов (сами условия раскрываются в договоре).

В госархивах целесообразно вести, кроме того, списки возможных источников комплектования документами организаций и предприятий нового типа и общественных организаций. В них следует вносить краткие сведения о них: о виде, масштабе деятельности, форме собственности, изменениях названия, функциях, состоянии работы архива с данной организацией или предприятием. Располагать сведения можно по видам деятельности, а внутри разделов – по алфавиту. Ведение таких списков облегчит работу госархива по определению перспективных источников комплектования документами организаций и предприятий нового типа и общественных организаций.

Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков учреждений – источников комплектования в связи с созданием или ликвидацией отдельных учреждений, изменением функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений, передачей их под контроль другому государственному архиву и т.д.

3. Сроки временного хранения документов. Документы, подлежащие передаче в государственные архивы, хранятся в учреждениях в течение сроков, установленных Законом Республики Казахстан «О НАФ и архивах в Республике Казахстан». Он предусматривает следующие сроки временного хранения:

  для документов Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Казахстан, Комитета государственного контроля Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального банка Республики Казахстан, Управления делами Президента Республики Казахстан, Центральной комиссии Республики Казахстан по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных ниже) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Казахстан – 15 лет;

  для документов органов военного управления, объединений, соединений,

воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Казахстан,, транспортных войск Республики Казахстан, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Казахстан, а также Министерства иностранных дел Республики Казахстан и входящих в его систему органов, организаций – 30 лет;

  для документов местных органов власти, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 10 лет;

  для документов местных органов власти, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 5 лет;

  для научно-технической документации – 25 лет;

  для записей актов гражданского состояния и нотариальных документов,

документов по личному составу – 75 лет.

Для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать трех лет, для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов – одного года.

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и документации и государственные архивы могут продлевать сроки временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда на основании договоров, заключенных в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и документации.

При согласии государственных архивов документы государственной части Национального архивного фонда могут быть приняты на постоянное хранение до истечения установленных сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций на основании договора хранения.

В отличие от государственных учреждений прием документов на постоянное

хранение от организаций и предприятий нового типа и общественных организаций осуществляется на договорной основе с учетом формы собственности. Сроки передачи документов определяются договорами и могут быть различными. При их установлении следует учитывать условия хранения документов, нестабильность и прекращение деятельности организации и предприятия, желание собственника о передаче дел в госархив и др.