И движения дел в государственном архиве

План лекции:

1. Учет поступления документов в архив

2. Изменения в учетной документации, происходящие в процессе хранения

документов

3. Контроль за движением дел и описей в архиве

4. Учет выбытия документов

1. Учет поступления документов в архив. Система учетных документов,

имеющихся в архиве, обеспечивает контроль за приемом, хранением, движением внутри архива и выбытием документов. На каждой из этих стадий в определенные учетные документы вносятся изменения.

Прием документов в государственные архивы может производится на основе

письма учреждения и следующих актов:

1) акт приема-передачи дел на постоянное хранение;

2) акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное

хранениу;

3) акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

В централизованном учете при этом изменения вносятся в такие учетные документы как:

1) книга учета поступлений документов;

2) список фондов;

3) лист фонда;

4) карточка фонда;

5) дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель;

6) паспорт архива на 01.01 сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01.

В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные

поступления документов в архив. Каждое поступление получает порядковый номер. Если документы фондообразователя поступают впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений документов только после присвоения ему номера по списку фондов.

Если поступившие в архив документы являются частью уже находящегося на хранении фонда, то в соответствующей графе книги учета поступлений документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

В графе «Краткая характеристика состояния и состава документов» приводятся сведения об описании документов, их видовом составе (управленческая, научно- техническая, по личному составу, личного происхождения), возможных особенностях.

Под «приемом» документов здесь понимается факт передачи в архив новых документов, фондов, либо пополнения уже хранящихся в архиве фондов новыми поступлениями. В связи с этим в данной части лекции освещается состав учетной документации и изменения в ней, которые сопровождают указанный процесс. Вопросы постановки на учет объединенных архивных фондов, созданных в архиве коллекций и других изменений, связанных с уже хранящейся в архиве документацией рассматриваются ниже, в части, посвященной изменениям в учетной документации на стадии хранения (вопрос 2 данной лекции).

На 1 января каждого года в книге учета поступлений документов подводится

общий итог количества дел, поступивших в архив в течение год.

В список фондов при первом поступлении в архив вносится название фонда, а фонду присваивается очередной номер, следующий по списку. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из историко-архивной справки. Оно состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения - фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. Если название фондообразователя менялось, то в списке дается только последнее. В случаях изменений названия фондообразователя в список фондов вносится последнее его наименование и крайние даты его существования под этим наименованием. При включении в список фонда действующего учреждения в нем оставляется место на случай последующих переименований фондообразователя. Название фонда личного происхождения в списке фондов включает фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) и даты жизни фондообразователя. При приеме на хранение архивной коллекции, сформированной коллекционером (учитывается как обычный фонд), в списке фондов указывается ее название и даты жизни фондообразователя.

Лист фонда составляется при первом поступлении документов фонда в архив

после внесения сведений о нем в книгу учета поступлений документов и список фондов. В верхней части лицевой стороны листа фонда указывается наименование архива, в котором хранятся документы данного фонда. Далее заполняются три основные раздела учетного документа. В раздел «Общая характеристика фонда» вносятся следующие сведения. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются хронологические границы каждого наименования фондообразователя. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все наименования организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов.

Кроме того в данный раздел вносят: дату представления карточки фонда в фондовые каталоги соответствующих органов государственного управления в сфере архивного дела и документации, прежние номера фонда, категорию фонда.

В раздел «Учет неописанных документов» вносятся сведения о неописанных

документах фонда. Раздел «Учет описанных документов» включает характеристику описей фонда. При приеме документов на хранение в графе «Дата записи» указывается дата записи номеров описей, в графе «Поступление» указывается номер описи, год поступления, название описи и аннотация документов с указанием хронологических рамок, количество дел по каждой описи. Если дела описи микрофотокопированы, то в графе «Название описи и аннотация документов» проставляется буквенный индекс

«МФК» (микрофотокопия) и количество скопированных дел.

Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на

изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение, а также книг учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования. В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.

Поступления музейных предметов фиксируются: в книге учета поступлений

документов (в графе «Краткая характеристика состояния и состава документов»); в инвентарной карточке музейного предмета, заводится на каждый вновь потупивший предмет, на основании еѐ предмету присваивается инвентарный номер).

Изменения вносятся также в ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах поступление документов отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и др.

2. Изменения в учетной документации, происходящие в процессе хранения документов. На стадии хранения основанием для внесения изменений в учетныедокументы являются следующие акты:

1) акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.;

2) акт о технических ошибках в учетных документах;

3) акт о создании объединенного архивного фонда;

4) акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

5) акт о рассекречивании документов;

6) акт описания документов, переработки описей.

Корректируются при этом следующая учетная документация:

книга учета поступления документов;

список фондов;

листы фондов;

описи дел;

реестры описей дел;

листы-заверители дел;

паспорт архива;

паспорта архивохранилищ;

карточки пофондового и постеллажного топографического указателей;

карточки учета необнаруженных дел/документов и др.

В книгу учета поступлений документов вносятся сведения об обнаруженных и ранее неучтенных в архиве делах. Изменения, вносимые в список фондов, в случае каких-либо преобразований фондов, находящихся на хранении в архиве, следующие.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Объединенному архивному фонду, созданному в архиве, присваивается номер архивного фонда из его состава (документы которого включены в научный оборот и в наибольшей степени известны пользователям) или номер фонда, наиболее крупного по объему. Для объединенных архивных фондов, сформированных по признаку преемственности функций организаций, в списке фондов указываются наименование и даты существования последней организации. Название объединенного архивного фонда, созданного из документов личного происхождения (семейный, родовой фонд), в списке фондов состоит из перечисления фамилий, имен, отчеств и дат жизни каждого из членов семьи, рода. Для архивной коллекции, созданной в архиве, в списке фондов приводится обобщенное название и дата ее создания в архиве. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись.

Изменения в лист фонда на стадии хранения документов вносятся в случаях

формирования в архиве объединенных архивных фондов и коллекций, а также при изменениях в составе неописанных материалов фонда. Об организации учета музейных предметов см. подробней лекцию 6 данной темы.

В графе «Название фонда» раздела «Общая характеристика фонда» для объединенных архивных фондов дается обобщенное название фонда. Наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан объединенный архивный фонд, перечисляются в графе «Название описи или аннотация документов» раздела «Учет описанных документов». Для объединенных архивных фондов, созданных из документов последовательно сменявших друг друга организаций, перечисляются наименования этих организаций в хронологической последовательности. Для объединенного архивного фонда, созданного из документов личного происхождения, перечисляются фамилии, собственные имена и отчества (если таковые имеются), псевдонимы, титулы, род деятельности, служебное положение и звание каждого члена семьи.

Для объединенного архивного фонда или архивной коллекции в графе «Дата

первого поступления фонда» указывается дата их поступления в архив или дата ихсоздания в архиве.

Раздел «Учет неописанных документов» листа фонда включает сведения о

неописанных документах фонда. После научно-технической обработки неописанных документов, утверждения описи на ЭПК архива документы на основании актов снимаются с учета как неописанные и учитываются по общепринятым учетным формам, что отражается в соответствующих графах листа фонда. В тех случаях, когда в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого указывается: «Продолжение: ф. …, л. 2». Внизу заполненного листа фонда делается отметка «См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда.

Лист фонда пересоставляется при неисправимых повреждениях и в тех случаях, когда вновь созданному объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав. В случае пересоставления старый лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен». Указывается дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего лист фонда. В случае создания объединенного архивного фонда или архивной коллекции уже на этапе хранения документов в архиве в графе «Дата первого поступления фонда» листа фонда указывается дата их создания в архиве. Изменения в составе описи отражаются в ее итоговой записи (содержит сведения об общем количестве дел, внесенных в опись). Итоговая запись к описи пересоставляется при каждом изменении количества входящих в нее дел. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая запись составляется к каждому из них. К каждому последующему разделу оформляется сводная итоговая запись с нарастающим итогом.

В реестре описей фиксируется общий объем описей, количество поступивших и выбывших описей в течение года. Изменения отмечаются ежегодно и закрепляются итоговой записью реестра описей на 1 января каждого года.

3. Контроль за движением дел и описей в архиве. Контроль за движением дел и описей в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи.

Выдача дел из хранилищ регистрируется в книгах:

1) выдачи дел работникам архива;

2) выдачи дел в читальный зал;

3) выдачи дел в лабораторию;

4) выдачи дел во временное пользование.

Книги выдачи дел ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи. Выдача копий фонда пользования оформляется заказами и регистрируется в книге выдачи копий фонда пользования (по форме книги выдачи дел), ведущейся централизованно или раздельно по каждому хранилищу.

Выдача описей оформляется заказами на выдачу дел и регистрируется в книге выдачи описей (по форме книги выдачи дел), в которой расписывается получивший опись работник архива.

4. Учет выбытия документов. Выбытие документов из архива, снятие их с учета также фиксируется в учетной документации. Оно может проводится на основании следующих актов:

1) акт приема-передачи дел на постоянное хранение (передачи в другой государственный архив, архив госоргана);

2) акт о возвращении документов собственнику личного архива;

3) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

4) акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

5) акт о неисправимых повреждениях дел (документов);

6) акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.

При снятии с учета документов в описях в графе «Примечание» против каждого выбывшего дела ставится отметка «Выбыло» с указанием на основании какого документа и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи. Соответствующие записи делаются в списке, листах и карточках фондов, паспортах архивохранилищ и архива, реестре описей, форме № 59, а также в ряде вспомогательных учетных документов архивохранилищ и централизованного учета.

В списке фондов при выбытии фонда (передача в другой архив, выделение к

уничтожению всех документов фонда) в графе «Отметка о выбытии» указывается документ, на основании которого выбыли документы. В графе «Примечание» приводится наименование архива, в который передан фонд. Номера снимаемых с учета утраченных, переданных в другие архивы фондов, а также номера фондов, включенных в состав объединенных архивных фондов, документы которых введены в научный оборот, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам. Перенумерация фондов производится только с разрешения вышестоящего органа государственного управления в сфере архивного дела и документации.

В листе фондов при выбытии документов из архива в графе «Выбытие» указываются номера соответствующих описей, номер и дата акта выбытия документов и количество выбывших дел. В случае выбытия всех документов описи ее номер другим описям фонда не присваивается. В графе «Наличие (остаток) дел» указывается количество дел, оставшихся по описи отдельно и по фонду в целом.В реестре описей в случае выбытия всех документов описи ее номер по реестру описей другим описям данного фонда не присваивается, в соответствующей графе реестра делается отметка с указанием основания и даты выбытия.

После внесения изменений в учетные документы в акте делается отметка «Изменения в учетные документы внесены». Ставится дата и подпись ответственного работника. Акты помещаются в дело фонда и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.

При передаче фонда в другой архив передается вся учетная документация (дело фонда, лист фонда и описи). Акты приема-передачи на выбывшие фонды помещаются в порядке возрастания номеров фондов в отдельную папку, которая хранится у работника, осуществляющего централизованный учет.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. На основании каких видов актов осуществляется прием документов на хранение в государственный архив?

2. В какие учетные документы централизованного учета вносятся изменения при поступлении документов в архив?

3. В какие учетные формы вносятся изменения при поступлении документов в архивохранилище?

4. Отражаются ли в книге поступления документов сведения о обнаруженных и ранее неучтенных в архиве делах, о музейных предметах?

5. Какова последовательность внесения изменений в книгу учета поступлений, список фондов, лист фонда при приеме в государственный архив документов нового фондообразователя?

6. Какие учетные документы оформляются при поступлении в архив страховых копий и копий фонда пользования?

7. Какие виды актов на стадии хранения документов могут служить основанием для внесения изменений в учетные формы?

8. Опишите порядок постановки на учет объединенного архивного фонда, созданного из фондов, уже хранящихся в архиве. Как определяется его номер? Что включают в себя сведения о организациях- либо лицах-фондообразователях в случаях с объединенными архивными фондами, созданными из документов 1) организаций, изменявших свое название; 2) организаций, последовательно сменявших друг друга; 3) личного происхождения? Где и в какой форме данные сведения отражаются (указать вид учетного документа, его раздел и графу)?

9. Какие учетные документы предназначены для осуществления контроля за движением дел и описей в архиве?

10. Какой учетный документ фиксирует выдачу копий фонда пользования? По примеру какой формы он составляется?

11. Назовите виды актов, которые могут быть основанием для выбытия или снятия с учета документов архива? Каков порядок их оформления и хранения?

12. Опишите порядок внесения изменений в учетную документацию архива при передаче документов фонда/всего фонда в другой архив.