Учет документов включенных в дело, документов личного происхождения, документов по личному составу

План лекции:

1. Учет документов включенных в дело

2. Особенности учета документов личного происхождения

3. Учет поступления документов по личному составу

1. Учет документов включенных в дело. В целях учета, а также закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 250 листов в одной условной единице хранения. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. В листе-заверителе дела указывается общее количество листов в деле. Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая – арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая – по страницам, и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация, например: 42 листа + 5 страниц

Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются. В листе-заверителе, оговаривается наличие непронумерованных или ошибочно пронумерованных листов, отмечаются внешние особенности носителя и текста, которые определяют их палеографическую, художественную и иную ценность:

  документы, имеющие физические дефекты (надорванные, склеенные, с

угасающими текстами);

  конверты с вложениями и количество вложенных в них листов и предметов;

  фотодокументы, рисунки, карты, планы, чертежи;

  автографы деятелей государства, науки, культуры;

  печати и их оттиски;

  средства почтового обращения (марки, конверты, открытки, бланки, штемпели, пломбы);

  документы, представляющие собой типографские оттиски или печатные

издания, имеющие самостоятельную нумерацию;

  картографические документы.

Для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись. Количество листов внутренней описи документов дела обозначается через знак «плюс» после указания количества листов дела. Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи. Нумерация листов и учет документов в делах закрепляет порядок их расположения и способствует созданию условий для обеспечения лучшей сохранности каждого архивного документа.

2. Особенности учета документов личного происхождения. Документы личного происхождения обычно поступают в архив в неописанном виде. Постановка на учет таких документов состоит из 9 основных этапов.

1. Первичный учет документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указывается:

  условное название и номер фонда,

  источник поступления,

  дата поступления,

  количество документов.

2. После первичной обработки документов, составляется сдаточная (расценочная) опись.

3. Она подлежит рассмотрению и утверждению ЭПК архива.

4. На основании сдаточной (расценочной) описи, утвержденной ЭПК, оформляется договор дарения (купли-продажи) либо акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение.

5. Оформленные договор или акт служат обязательным основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел «Учет неописанных документов».

6. При последующей обработке документов, составляется архивная опись дел

личного происхождения.

7. Кроме описи в результате обработки и описания дел оформляется акт описания документов.

8. В дальнейшем документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в

раздел «Учет описанных документов» листа фонда.

9. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении

документов собственнику или акт о выделении к уничтожению документов, в случае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств.

3. Учет поступления документов по личному составу. Учет осуществляется наобщих основаниях. Для определения количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости – описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу, составленной в произвольной форме.

Также проводятся работы по выявлению и учету документов по личному составу среди уже хранящихся в архиве фондов. Выявление таких документов может осуществляться:

1) при проведении проверки наличия дел,

2) при проведении сверки учетных документов и других видов работ.

По мере изменения объемов дел по личному составу в учетные документы

вносятся соответствующие изменения.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Каким способом осуществляется индивидуальный учет документов в каждом деле и как учитываются необработанные (не сформированные в дела) документы?

2. Назовите порядок и особенности нумерации листов дела.

3. Какова функция листа-заверителя дела, какие данные он содержит и какой порядок его оформления?

4. Из каких основных этапов состоит постановка на учет неописанных документов личного происхождения? Охарактеризуйте каждый из них.

5. На основании каких учетных документов проводится целевая работа по подсчету количества хранящихся в архиве документов по личному составу?

8.6. Уникальные и особо ценные документы, документы с материальными ценностями, музейные предметы: особенности учета

План лекции:

1. Учет уникальных и особо ценных документов

2. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности

1. Учет уникальных и особо ценных документов. Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета уникальных и особо ценных документов, документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, а также музейных предметов.

К документам, участвующим в учете уникальных и особо ценных документов относятся:

1) список фондов, содержащих уникальные документы;

2) лист учета и описания уникальных документов;

3) список фондов, содержащих особо ценные дела–для учета фондов, содержащих особо ценные документы;

4) опись особо ценных дел– для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;

5) реестр описей особо ценных дел– для учета количества описей особо ценных дел.

Во всех учетных формах уникальных и особо ценных документов сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие уникальные и особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими уникальные и особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Описи особо ценных документов составляются на дела одной или нескольких

описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указываются: «Все дела по данной описи микрофотокопированы», дата, должность, подпись.

Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел,

содержащем сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.

В учетных документах, на обложках уникальных, особо ценных документов и дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих уникальные и особо ценные документы, проставляется буквенный индекс «УН» или «ОЦ».

На фонды, по которым начато выявление уникальных и особо ценных дел, составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые каталоги соответствующих органов государственного управления в сфере архивного дела и документации. На карточке фонда проставляется буквенный индекс «УН» или «ОЦ», указывается название фонда, количество уникальных и особо ценных дел, аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по фонду уникальных и особо ценных дел данные о них включаются в форму «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 01.01».

2. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности ведется в «Инвентарной книге учета дел, имеющих вовнешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности». Она составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится вподразделении архива, осуществляющем учет документов; второй – у материальноответственного лица; третий – в бухгалтерии архива.

Документы вносятся в инвентарную книгу в порядке учетных номеров фондов и описей, а внутри каждой описи – в порядке номеров дел. На обложке каждого дела, внесенного в инвентарную книгу, указывается инвентарный номер, под которым оно учтено в этой книге. Инвентарный номер проставляется через дробь с архивным шифром.

Инв. № 1

НАРК. Ф. 3500. Оп.3. Д.75

К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия ответственного работника. Инвентарная книга прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью. К книге составляется лист-заверитель. Инвентаризация документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, проводится ежегодно. Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах. На место изъятых документов подкладывается

карта-заместитель.

3. Учет музейных предметов осуществляется работником, ответственным за учет документов архива, на основании перечней музейных предметов. Данные перечни составляются к фондам, в составе которых поступают музейные предметы, и пополняются по мере их поступления. Поступления музейных предметов фиксируются в книге учета поступлений документов.

Учет музейных предметов ведется в инвентарной книге учета музейных предметов, в которой каждому музейному предмету присваивается инвентарный номер, указывается его название и дается краткое описание. На каждый музейный предмет заводится инвентарная карточка. Инвентарный номер музейного предмета вносится в перечень, инвентарную книгу учета музейных предметов и проставляется на каждом музейном предмете.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Какие учетные документы используются в учете уникальных и особо ценных дел?

2. Изменяются ли номера фондов при внесении в списки фондов содержащих уникальные и особо ценные дела в сравнении с номерами в общем списке фондов архива?

3. Охарактеризуйте порядок составления описи особо ценных документов. В чем ее отличие от описи фонда? В каком учетном документе отражаются сведения об описях особо ценных дел архива?

4. Назовите учетные документы, которые участвуют в учете документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности?

5. Каков порядок и регулярность инвентаризации документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности?

6. Какие учетные документы участвуют в учете музейных предметов?