Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования

Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной основе, ведется раздельно. Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение. Учет ведется по:

1) книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда

пользования на рулонной пленке и на микрофишах – для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;

2) описям микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах– для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий уникальных и особо ценных документов.

В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда

архивы могут вести лист (карточку) учета микрофотокопий по фонду, документы которого копировались.

Учет микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах имеет следующие различия. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда – кадр микрофильма.

Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера. На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового

фонда и фонда пользования.

Архивный шифр единиц хранения страхового фонда включает наименование

архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса «СФ». Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.

За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт,

изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.

За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения – кадр.

В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является

учетный номер отснятого дела. В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта. В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов «СФ» – для страхового фонда и «П» (позитив), «Д» (диазокопия) – для фонда пользования. Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.

Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище, а два остаются в архиве (один – контрольный, второй – рабочий). По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров. В описях фонда в графе «Примечание» напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс «СФ». Если

скопированы все дела, включенные в опись, индекс «СФ» проставляется только на обложке и титульном листе описи.

Хранение и учет страхового фонда, созданного на уникальные и особо ценные документы, осуществляется в специальном хранилище по установленным формам учета.

Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта архивохранилища. Микрофотокопии страхового фонда размещаются в специальном хранилище по архивам в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические указатели по архивам и постеллажные указатели.

К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий. Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архива, а объем созданных за год страхового фонда и фонда пользования – в форме № 59 «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов», направляемых в соответствующие органы госуправления в сфере архивного дела и документации.