Создание полей подстановки

Часто данные в некоторых полях повторяются. Например, если нужны сведения о поставках, то в записях о разных поставках одного поставщика данные поставщика будут одинаковыми. Чтобы избежать повторного ввода данных и связанных с этим ошибок, используют несколько таблиц: в одной таблице – данные о поставках, а в другой – сведения о поставщиках. Поля обеих таблиц можно будет использовать в одном запросе, если в обеих таблицах есть поле, содержащее код поставщика. По этим полям связывают таблицы.

Для создания подстановки достаточно в режиме Конструктора выбрать для данного поля в списке типов данных последнюю строчку – Мастер подстановок (рис. 2.9).

Рис. 2.9 Вызов Мастера подстановок

Откроется первое окно Мастера подстановок (рис. 2.10), в котором Вам будет предложено выбрать способ получения значений – из другой таблицы (или запроса) или из введенного фиксированного набора значений. Например, значения поля Пол можно ввести самому, а для поля Город их надо взять из таблицы Список городов.

Во втором окне (рис. 2.11) Мастера подстановок (если в первом вы выбрали в качестве источника «другую таблицу или запрос») надо будет выбрать, из какой именно таблицы или запроса будут браться данные, а в третьем окне (рис. 2.12) указать поля, которые будут открываться в списке подстановки. При этом первым в этом списке обязательно должно стоять подставляемое поле, а все поясняющие поля – после него.

Рис. 2.10 Первое окно Мастера подстановок

Рис. 2.11 Второе окно Мастера подстановок

Рис. 2.12 Третье окно Мастера подстановок

В четвертом окне (рис. 2.13) Мастера подстановок предлагается определить порядок сортировки списка. Это делается для ускорения поиска подставляемого данного. В качестве полей для сортировки стоит указать именно поясняющие поля, потому что подставляемое поле – это чаще всего какой-нибудь код, значения которого ничего человеку не говорят. В приведенном примере подставляется поле Код подразделения, а упорядочивается список по значению поля Наименование сокращенное.

Рис. 2.13 Четвертое окно Мастера подстановок

В пятом окне (рис. 2.14) требуется задать ширину столбцов списка подстановки. Для этого достаточно ухватить мышкой правую границу заголовка соответствующего столбца и передвинуть на нужное место. Эта операция не вызывает затруднений.

Рис. 2.14 Пятое окно Мастера подстановок

Но в этом окне есть подводный камень – это флажок Скрыть ключевой столбец, который Microsoft рекомендует устанавливать. Но в таком случае вместо подставляемого значения в таблице будет отображаться следующее поле из списка подстановки. Если воспользоваться нашим примером, то получится следующее: мы установим флажок, и в таблице в поле Код подразделения будет отображаться его краткое наименование (см. рис. 2.12 и 2.14)

В шестом окне Мастера (рис. 2.15) делать ничего не требуется – все уже сделано. Только нажимаем кнопку Далее.

В последнем седьмом окне Мастера (рис. 2.16) можно изменить подпись поля, в которое производится подстановка. Но лучше это делать заранее, до начала подстановки – ведь Мастер предлагает нам то имя, которое мы присвоили этому полю. Фактически мы лишь подтвердим его, нажав кнопку Готово.

Рис. 2.15 Шестое окно Мастера подстановок

Рис. 2.16 Седьмое окно Мастера подстановок

Отношения между таблицами

Существуют 3 вида отношений между таблицами: один-к-одному (обозначается 1: 1), один-ко-многим (1: М) и многие ко многим (М: М). Часто на схемах вместо буквы М используют символ ¥ (бесконечность).

Отношение один-к-одному означает, что каждой записи Главной таблицы соответствует 1 запись в Связанной таблице и наоборот. Этот тип связи используется не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением 1: 1 обычно используется для отделения части таблицы по соображениям защиты информации.

Отношение один-ко-многим означает, что одной записи Главной таблицы могут соответствовать несколько записей Связанной таблицы, а одной записи Связанной таблицы соответствует 1 запись в Главной таблице. Это наиболее используемый вид связи между таблицами.

Отношение многие-ко-многим означает, что одной записи таблицы «А» могут соответствовать несколько записей таблицы «В», а одной записи таблицы «В» соответствует несколько записей в таблице «А». Например, сущности Проживающие и Квартиры находятся в отношении М: М. Для реализации связи типа М: М в Access создается дополнительная таблица (в данном примере – Расселение), содержащая внешние ключи обеих таблиц. При этом каждая из исходных таблиц связана с таблицей Расселение как 1: М.