Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом (или иным организационно-распорядительным документом) руководителя организации должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет.
В данном приказе указываются также сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть установлены и суммы выдачи денег под отчет.
Отсутствие в приказе указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит работу как бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, квалифицируются Новым планом счетов как недостачи ценностей (включая денежные средства).
Удержание из зарплаты работника может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).
Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать двадцати процентов, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, - пятидесяти процентов заработной платы, причитающейся к выплате работнику.
Ограничения в размере 50 процентов не распространяются на случаи производства удержаний алиментов на несовершеннолетних детей; возмещения вреда, причиненного здоровью; возмещения вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца; возмещения за ущерб, причиненный преступлением, так как в соответствии со статьей 66 Закона РФ от 21 июля 1997 г. N 119-ФЗ " Об исполнительном производстве" для таких случаев размеры удержаний не могут превышать 70 процентов.
Судебный порядок взыскания ущерба применяется только в том случае, если работник отказался добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищениях и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых судом согласно приговору или решению суда.
Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размер удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.
Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).
Согласно статье 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.
Случается, что подотчетные суммы, в нарушение установленных сроков их возврата, находятся у работников достаточно долгое время и возвращаются в несколько этапов наличными в кассу либо представлением нескольких авансовых отчетов с разными датами.
Наличие у подотчетного лица денежных сумм некоторое время под отчетом классифицируется как беспроцентный заем, влекущий исчисление материальной выгоды от использования средств, полученных под отчет. Поводом может послужить и оформление авансовых отчетов либо приложенных к ним документов ненадлежащим образом (с нарушением установленных сроков, реквизитов и т. п.). Эти суммы налоговые органы требуют включить в доход работника.
Многочисленные спорные ситуации были разрешены Президиумом Высшего Арбитражного Суда РФ, который в постановлении от 16 декабря 1997 г. N 905/97 указал, что сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований классифицировать подотчетные денежные суммы в качестве доходов физических лиц предприятия.
Состав доходов, получаемых в виде материальной выгоды, определяется статьей 212 НК РФ. При отсутствии письменного договора о займе определять материальную выгоду нет оснований.
Во избежание разногласий с налоговыми органами автор рекомендует своевременно издавать приказ об удержании невозвращенных сумм либо уведомлять налоговую инспекцию о невозможности удержать суммы долга (к примеру, в случае увольнения сотрудника, при недостаточности выходного пособия для погашения долга предприятию).

В63