Создание простого отчета

MS Office Access 2007 предоставляет пользователю возможность создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Работа по созда­нию отчета всегда начинается с выбора источника, из которого будут извле­каться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных, представленных в виде официального доку­мента того или иного ведомства.

Однако в любом случае сначала определяют поля, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

Стандартное средство MS Access Отчет — самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без уточне­ния дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Для демонстрации этого средства создадим отчет по улицам города. Для этого отображения данных из основных таблиц оно не подходит. Его назначение — информация из таблиц-справочников.

1. В области переходов щелкните таблицу street, на основе которой будем создавать отчет.

2. На вкладке С озд ание ленты MS Access 2007 в группе Отчеты щелкните пиктограмму Р| Отчет. MS Access немедленно создаст отчет и отобразит его в режиме макета (рис. 3.1).

3. После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источ­ник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при его открытии MS Access 2007 отобразит в нем самые последние данные из таблицы

street.

Полученный отчет очень далек от совершенства, он позволяет лишь быстро просмотреть базовые данные.

Вторая возможность — Мастер отчетов — средство Microsoft Access 2007, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные

пользователю вопросы. Мастер отчетов предоставляет больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом разработчик может указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, но только в том случае, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

Пропустим описание работы с мастером и перейдем к работе с профессио­нальным средством создания отчетов — конструктором. Конструктор отче­тов практически всегда использует в своей работе данные базового запроса.