Виды и характеристика служебных писем (оформление, стиль писем)

ПИСЬМО – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения, письма-извещения, письма-ответы и т.д.

Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Для составления письма используется специальный бланк

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

Ø «Дата», «номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом) «заголовок к тексту», изложенный одной фразой

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес получателя.

Если письмо направляется в дополнение посланного, то указывается номер ранее посланного письма

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма обычно состоит из вводной и основной части.

В водной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

Ø «В связи с аварией водопровода МУП «Водоканал» прекратил подачу холодной воды (телефонограмма от 11.05.2002) с 15.00.часов.»

Во второй части письма, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.), например:

Ø «Прошу разрешить приостановку работы детского сада до устранения аварии и восстановления водоснабжения».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять различные текст писем