Квартальный обзор

Через три, четыре или шесть месяцев (по вашему выбору) вам следует сделать обзор. Вы можете рассматривать его как учебное упражнение, которое позволит вам на практике стать искусным мастером в управлении временем. Но практика, которая не руководствуется теорией или принципами управления, малоэффективна, если не сказать бесполезна.

Приглядитесь повнимательнее к целям, которых вы не смогли достичь в рассматриваемый период. Что было сделано неправильно? Есть четыре основные причины, указанные в таблице, приведенной ниже. При этом старайтесь не снимать с себя ответственность и перекладывать ее на внешние обстоятельства: это может войти в привычку. Люди часто объясняют свои неудачи неблагоприятными внешними обстоятельствами или вмешательством таких сил, с которыми человеку невозможно бороться.

Если вы мыслили стратегически в течение всего рассматриваемого периода времени, вы сможете либо отказаться от целей, либо изменить их по вполне объяснимым причинам. Во-первых, возможно, перед вами откроются существенно более важные стратегические цели или серьезное препятствие заставит вас изменить ваш курс. При планировании всегда следует выделять некоторый лимит времени на непредвиденные обстоятельства. Абсолютно жестко составленный временной график (без резерва хотя бы в 20 % времени) никогда не будет выполнен. Непредвиденные обстоятельства и новые проблемы, даже кризисы, являются неотъемлемой частью нашей жизни. Умудренный опытом менеджер при планировании всегда учитывает такие приятные и неприятные случайности. Как сказал один израильский генерал: «План — это хорошая основа для изменения ваших намерений».

Таблица 5.5. Проверка причин, не позволивших добиться успеха

Резюме

• Развивайте ваше Умение видеть с высоты вертолета — умение смотреть шире и глубже на работу, которую вы выполняете. Применяйте такое видение при стратегическом мышлении и определите ключевые оперативные цели и объекты.
• План создается для выполнения работы. Но это только половина дела. Другая половина заключается в применении плана. Помните, что планирование сохраняет вам время, сокращая затраты времени на выполнение задачи.
• Цели и объекты могут быть не вполне определены. Правильное определение целей и объектов — это искусство, которому нужно учиться. Подобно тому как настоящие серебряные веши имеют пробу, указывающую процентное содержание серебра, так же ваши дела должны быть точно определены, для каждого дела должна быть установлена степень его важности и срок выполнения.
• Вы сможете научиться тому, в какой последовательности следует выполнять ваши дела, только после того, как будете делать обзор по окончании срока планирования. Если задача не была решена, обдумайте ее еще раз после окончания установленного вами срока. Использование таблицы 5.5 позволит вам определить, какое из четырех условий, приведенных в таблице, не было выполнено. Не наступайте трижды на одни и те же грабли.
• Проявляйте гибкость, особенно если с ее помощью вы сможете достичь планируемых результатов. Не торопитесь менять цели и меняйте их только тогда, когда появляются новые, более достойные цели и возможности их достижения или когда внешние факторы действительно заставляют вас сделать это.

«Если вы хотите, чтобы что-нибудь произошло, вы должны иметь для этого время и пространство».

ГЛАВА 6. ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

«После всех лет, отданных менеджменту, выработали ли вы золотое правило менеджера?» Этот вопрос был задан Питеру Друкеру на конференции в Лондоне.

«Я не являюсь специалистом в области менеджмента, но я видел массу плохих менеджеров, — ответил Друкер. — Есть одно золотое правило: вы должны прежде всего спросить себя, сколько вы готовы заплатить, чтобы достичь результата, а не надеяться получить ответ в процессе решения задачи. Какой результат вы получите, если действительно выполните те два или три важнейших дела, и как это повлияет на решение общей задачи. Если вы сможете сделать это, то остальное легко можно учесть».

Стратегическое и оперативное планирование, которые были рассмотрены в двух последних главах, позволят вам дать ответ на вопрос Друкера. Ваше мышление должно быть ясным, системным и правдивым. Вы должны трезво оценивать себя и свое будущее и, кроме того, умело применять при тактическом планировании «телескопические линзы» для фокусирования вашего внимания на конкретных вопросах.

Эта глава о том, как эффективно планировать ваше время, причем именно то время, которое доступно вам сейчас — сегодня. День — это естественная единица времени. Вчера уже было, а завтра еще не пришло, из этого следует, что сегодня должно быть центральным элементом тактического управления временем.