Ежедневный лист

Непростая работа составить программу дел для одного дня. Выберите день и отметьте на этом листе все дела, которые вы планировали сделать в этот день, а также то, что вы хотите выполнить в свободное время. К делам, которые запланированы заблаговременно, добавьте текущие: рутинные и те, что появились в последние дни.

С течением времени, когда вы наберетесь опыта, вы сможете воспроизводить лист в своей памяти, используя ежедневник только для контроля вашей памяти, а также в очень напряженные дни, когда вам предстоит много встреч и различных дел.

Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Вырабатывайте умение всегда оценивать время, необходимое для выполнения любой работы, например проведение интервью или написание отчета. Проверяйте впоследствии реальные затраты времени, чтобы убедиться, были ли ваши оценки реальными.

Затем установите приоритеты. Приоритеты состоят из двух компонентов в различной пропорции: срочность и важность. Срочность означает, что вы должны отремонтировать проколотую шину вашего автомобиля, но само дело не является важным. Важное дело означает, что вам пора подумать о маркетинговой стратегии вашей компании, но это дело не является срочным. Но если дело и срочное, и важное, то это означает, что исполнительный директор вашей компании пригласил вас на совещание к нему в 4 часа 30 минут пополудни для обсуждения новой стратегии продаж.

Некоторые задачи, не являющиеся важными и срочными, тем не менее следует выполнить в первую очередь. В качестве хорошего критерия здесь можно использовать отношение время/прибыль. Если прибыль (или польза) велика, а затраченное время мало, то делайте это дело. Например, перед тем, как вы приступите к важному занятию, например к написанию письма с деловым предложением к вашему основному клиенту, может быть, вы поручите выполнение пары второстепенных дел вашим сотрудникам. Тогда вы сможете уделить те несколько минут, которые вы намеревались потратить на эти простые задачи, для более глубокого и обоснованного составления предложения вашему клиенту.

Некоторые люди используют систему приоритетов выполнения дел. Приоритеты обеспечиваются либо системой записи, либо присвоением номера, либо проставлением некоторого числа звездочек рядом с записанным делом. Приведем пример записи:

• А - ДОЛЖНО быть сделано сегодня
• В - СЛЕДОВАЛО БЫ сделать сегодня
• С - ВОЗМОЖНО сделать сегодня

Возможно, вы и не дойдете до конца листа с записями А и В, но пусть это вас не беспокоит. Если вы будете выполнять работу в соответствии с теми приоритетами, которые вы сами установили, вы сделаете все важные дела, и это будет означать, что ваша система управления временем исправно работает.

При планировании вашего дня не пожалейте несколько минут и посмотрите на обложку вашего ежедневника. На ней приведен грамотный дневной бюджет вашего времени. Некоторые люди предпочитают планировать дневные дела утром, другие составляют дневной план накануне вечером. Такое планирование имеет преимущество, потому что вы можете заснуть на своем плане (то есть планирование может быть использовано как безвредное, но сильнодействующее снотворное).

Иногда после ночного отдыха в вашем плане возникают новые дела и могут меняться приоритеты (утро вечера мудренее). Ваше подсознание работает, пока вы спите, и предлагает эти решения так же, как и компьютер, решающий задачу в фоновом режиме. В качестве примера можно привести таблицу Менделеева: решение задачи было получено Дмитрием Ивановичем во сне.

Проверьте ваш спланированный день: есть ли в вашем расписании окна или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать? Как говорил Фридрих Ницше: «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить». Весьма вероятно, что вы сможете заполнить запасные карманы, если вы сможете их найти и подобрать для них соответствующие задачи, такие, как написать письмо или позвонить по телефону.

Предупреждение: если вы сами переносите какое-то дело с одного дня на другой, это может рассматриваться как промедление. Тщательно проверьте этот случай, чтобы убедиться, что это не так.

Помните, что план должен быть гибким, если кто-то — член вашей семьи или важный покупатель — может предложить вам срочную встречу, причем эта встреча будет иметь самый высокий приоритет среди всех ваших ежедневных дел.

Какие дела являются самыми важными сейчас? Этот вопрос вы должны задавать себе постоянно в течение дня. Ответ, конечно, зависит от постоянно меняющихся обстоятельств и от запросов в данную минуту, и, кроме того, он не должен быть согласован с вашими долговременными планами. Поэтому необходимо выработать ряд критериев, которые время от времени будут проверять свою ментальную дисциплину и будут служить совершенствованию правильного ощущения времени.

Эта практика проводить несколько последних минут каждого рабочего дня, подготавливая список дел на следующее утро, заслуживает всяческого поощрения. Менеджеры, добившиеся больших успехов, чаще всего отмечают именно ее в качестве инструмента, позволяющего эффективно планировать время. Если вы откладываете планирование до утра, часто приходится заполнять лист в спешке или небрежно, поскольку другие дела начинают занимать ваше время. Срочные дела выходят на первый план, совершенно вытесняя дела важные, которые вы бы поставили под номерами один, два или три.

Если вы обнаружите, что в результате вашего планирования работа идет не очень хорошо, спросите себя: «Выполняю ли я дела, которые обладают наивысшим приоритетом?» Если ответ будет «Нет» или «Сомнительно — только частично», то вам следует поработать с контрольным листом, на котором будут написаны нижеследующие вопросы:

• Пытаетесь ли выполнить за день максимальное количество дел?
• Может быть, стоит отложить выполнение некоторых задач, поскольку их время еще не пришло? Ясно ли сформулирован каждый вопрос или задача?
• Возникают ли трудности при принятии решений?
• Обладаете ли вы всей необходимой информацией для принятия решения?
• Не пришлось ли вам существенно отклониться от плана, поскольку вы находились под прессингом и испытывали цейтнот?
• Не приходилось ли вам отказаться от задачи из-за того, что она оказалась слишком трудной или слишком надоедливой?
• Не является ли причиной ваших неудач отсутствие уверенности в себе?

Внимательное изучение этих вопросов позволит установить в первую очередь, является ли реальным ваш бюджет времени. Если бюджет времени реален, то тогда проблема в его исполнении.

Наиболее общая причина, по которой большинство менеджеров не исполняет бюджет времени, заключается в препятствии, которое может быть выражено одним словом — прерывания. Существуют хорошие и не очень хорошие прерывания. Иногда, когда доктору звонят среди ночи, прерывание — это вызов на работу, которая будет оплачена. Другие возможные прерывания больше напоминают встречный ветер, дующий нам в лицо. Чтобы учитывать их, вы должны научиться использовать одно из самых коротких и сберегающих время слов — «нет».

Учитесь говорить «нет»

Эффективность работы зависит от знания ситуаций, когда вы должны сказать «нет». Чрезмерное количество обязательств — это дорога к провалу. Это может подорвать ваше здоровье.

Сью Таунсенд, автор двух бестселлеров об Адриане Моуле, в возрасте сорока лет перегрузила свое сердце и заработала сердечный приступ. «Я была трудоголиком до тех пор, пока не заработала себе приступ, — признавалась она. — Я делала все, что меня просили. Я понимала, что это небезопасно, но я никогда не была в состоянии сказать «нет». После приступа я исправилась, и теперь я обычно предпочитаю похоронить любое предложение, часто даже раньше, чем успеваю отказаться от него».

Вы можете считать, что трудно отказать кому-то в просьбе уделить некоторое время. Возможно, вы будете ощущать, что те, кому вы отказали, будут думать о вас не очень хорошо. Учитесь отказывать тактично и твердо.

Не поймите меня неправильно; я вовсе не советую вам отказывать в помощи людям. Я говорю только о тех случаях, когда вы говорите «да», в то время как ваше сердце подсказывает вам сказать «нет». Вы сможете сберечь это время, чтобы использовать его с большей пользой.

Когда вы говорите «нет», лучше сказать это сразу. В таком случае вы предотвратите растущую надежду и сильное разочарование, которое проситель испытает впоследствии. Такие неопределенные фразы, как: «Я подумаю об этом» или «Я не знаю», — порождают надежду. Конечно, если вы и в самом деле сомневаетесь, тогда эти фразы будут к месту. Задайте уточняющие вопросы, может быть, вы попросите, чтобы просьба была подана в письменном виде и содержала вспомогательные данные.

Помните, что вы должны иметь право сказать «нет». Хотя вполне естественно объяснить причину, даже придумать отговорку, вы не должны оправдываться каждый раз, когда вы отказываете в просьбе. Никогда не пренебрегайте учтивостью. По возможности будьте деликатны; вы можете считать, что вас ждут более важные дела, хотя у просителей может быть на этот счет другое мнение. Но что действительно важно и что не зависит до некоторой степени от рассмотренных выше соображений, так это где вы сидите.