Организация работы с документами Администрации Болховского района 5 страница

В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел учитывается, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности администрации.[124] Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:

· проверяется правильность отнесения документов в тo или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях;

· устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;

· изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;

· в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел.

Документы представительного органа, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года.

Формированием документов в дела в администрации занимается секретарь администрации и специалист I категории. Формированию подлежат все исполненные документы, списанные «В дело». Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляет заместитель главы администрации. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих. Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше заводят второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственных архив хранятся в специальных шкафах. Дела помещены вертикально, корешками наружу. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение. Сроки хранения документов берутся из индивидуальной номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивным органом.

В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы расписок в получении и приеме дела. Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в ведомственный архив. Дела временного хранения менее 10 лет включительно передаются в ведомственный архив по усмотрению руководителя.

Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение. В делах постоянного хранения и по личному составу листы нумеруются простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью. Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется «Основными Правилами работы ведомственных архивов». Хранение документов по нотариату должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.0.1.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Итак, можно подвести итог. Делопроизводство в администрации сельсовета осуществляется по общепринятым правилам, но более обособлено с помощью инструкции по делопроизводству. Эта инструкция делает уклон именно на ведение документационного обеспечения управления в конкретно Зудиловской администрации сельсовета.