Организация работы с документами Администрации Болховского района 1 страница

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ВЛАСТИ

1.1 Понятие документационного обеспечения управления и муниципальных органов власти

1.2Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти

1.3Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИИ БОЛХОВСКОГО РАЙОНА

2.1 Историческая справка создания Администрации Болховского района

2.2Организация работы с документами Администрации Болховского района

2.3 Классификация служебных документов Администрации Болховского района

2.4 Разработка по совершенствованию делопроизводства
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность: Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.
Объектом выпускной квалификационной работы является делопроизводство муниципальных органов власти администрации Болховского района.
Предметом исследования выступает особенности делопроизводства в муниципальных органах власти на примере органов местного Администрации Болховского района.
Цель изучение и анализ организации документационного обеспечение управления в муниципальных органах власти Администрации Болховского района.
Поставленная нами цель формирует следующие задачи:
1. Проанализировать понятия «документационное обеспечение управления» и «муниципальные органы власти».
2. Выявить особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
3. Рассмотреть классификацию документов органов местного самоуправления.
4. Охарактеризовать организацию документооборота органов местного самоуправления.

Организация делопроизводства в муниципальных органах власти соответствует общим требованиям и стандартам делопроизводства. Делопроизводство, в общем, и конкретно в органах местного самоуправления не стоит на месте, а с каждым днем усовершенствуется, меняя стандарты и методы организации.
В дипломной работе нормативно-методическая база представлена в виде:
1. Законов: «Об общих принципах организации мест­ного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; «О бухгалтерском учете».
2. Государственных стандартов: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 — извещения о заседаниях; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
3. Государственных инструкций, положений, правил: Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.; Основные правила работы архивов организаций; Основные правила работы государственных архивов СССР; Основные правила работы государственных архивов РФ; Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях; Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края; Устав, инструкция по делопроизводству и должностные инструкции Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков (групп – при регистрации документов, категорий – при их исполнении) составляют научную основу современной организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Научная основа данной работы представлена в виде:
Методологической основой исследования является принцип историзма, который помогает проследить изменения в проведении работы с документами в прошлом, настоящем и зачатках будущего.
В методологии исследования дипломной работы был использован структурно-функциональный подход, позволивший изучить строение и функционирование документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Так же методом исследования данных по дипломной работе является типологический метод. В результате типологизации сформировались статистически устойчивые группы признаков, создающих модель организации делопроизводства в сфере муниципальной власти.
Эмпирическую базу составляет наблюдение и анализ организации делопроизводства в Администрации Болховского района. То есть в базу входят документы, издаваемые Администрацией Болховского района: организационные (устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству); распорядительные (постановления, распоряжения, решения); информационно-справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы).
Методы исследования: Обобщенный анализ, синтез, сравнительный метод, наблюдение.
Исследования:
1. Произведен комплексный анализ организации документационного обеспечения в муниципальных органах власти. Рассмотрены определения муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления, а также раскрыта система организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
2. Раскрыт характер и особенности делопроизводства в органах местного самоуправления. Описана классификация делопроизводства и характеристика организации документооборота в органах местного самоуправления.
3. Изучены теоретические и практические данные на примере Администрации Болховского района. Описана структура администрации сельсовета и охарактеризованы особенности организации документационного обеспечения Администрации Болховского района.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, шести параграфов, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем работы составляет ………….. страниц машинописного текста.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ВЛАСТИ

1.1 Понятие муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления
Органы муниципальной власти — это избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по ре­шению вопросов местного значения.
Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.

Органы местного самоуправления — это органы самоуправляющихся территориальных сообществ, каковыми, по сути, являются муниципальные образования. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения (представительным органом) и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Им принадлежит особое место в демократической системе управления обществом и государством, и оно определяется, прежде всего, тем, что наличие органов самоуправления, обеспечивает такую децентрализацию системы управления, которая делает эту систему наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций. С помощью органов местного самоуправления осуществляется организация власти на местах, обеспечивается самостоятельное решение гражданами вопросов местной жизни, организационное обособление управления местными делами в системе управления обществом и государством.

Органы местного самоуправления не являются составной частью государственного механизма управления. Они согласно Конституции РФ (ст. 12) не входят в систему органов государственной власти, поэтому представляют собой самостоятельную форму реализации народом своей власти. Вместе с тем, не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Поэтому принимаемые ими в пределах своих полномочий решения обязательны на территории местного самоуправления для всех организаций, должностных лиц, граждан, общественных объединений. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. Ими же определяются условия, а также порядок контроля государства за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий. Вместе с тем осуществление местного самоуправления органами государственной власти и государственными должностными лицами не допускается. Решения органов местного самоуправления могут быть отменены органами, их принявшими, либо признаны недействительными по решению суда.

В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Население может утвердить структуру органов местного самоуправления на местном референдуме. Решение о структуре органов местного самоуправления может быть принято представительным органом муниципального образования и закреплено в уставе муниципального образования. Федеральный закон от 28 августа 1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» предусматривал лишь один обязательный орган местного самоуправления, который должен быть в каждом муниципальном образовании: представительный орган местного самоуправления. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» по-новому решает вопрос о наличии в структуре органов местного самоуправления обязательных органов, уделяя значительно больше внимания правовому регулированию вопросов формирования и деятельности органов местного самоуправления, нежели Федеральный закон 1995 г.

Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация, контрольный орган муниципального образования, иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Участие органов государственной власти и их должностных лиц и формировании органов местного самоуправления, назначении на должность и освобождении от должности должностных лиц местного самоуправления допускается только в случаях и порядке, установленных законом. Изменение структуры органов местного самоуправления осуществляется не иначе как путем внесения изменений в устав муниципального образования. Решение представительного органа муниципального образования об изменении структуры органов местного самоуправления вступает в силу не ранее чем по истечении срока полномочий представительного органа муниципального образования, принявшего указанное решение. Финансирование расходов на содержание органов местного самоуправления осуществляется исключительно за счет собственных доходов бюджетов соответствующих муниципальных образований.

Функции местного самоуправления обусловлены его природой, местом в системе народовластия, теми задачами и целями, к достижению которых направлена муниципальная деятельность. Под функциями местного самоуправления понимаются основные направления муниципальной деятельности. Функции местного самоуправления отличаются определенной устойчивостью и стабильностью, ибо в них проявляется постоянное, целенаправленное воздействие населения, органов местного самоуправления на муниципальные отношения в целях наиболее эффективного решения вопросов местного значения. В совокупности они показывают возможности и эффективность системы местного самоуправления, характеризуя социальное предназначение местного самоуправления (должное) и процесс его осуществления (сущее). С учетом роли местного самоуправления в организации и осуществлении власти народа, задач, решаемых в процессе муниципальной деятельности, и полномочий местного самоуправления можно выделить следующие основные его функции:

1. обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения;

2. управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления;

3. обеспечение комплексного развития территории муниципального образования;

4. обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах;

5. охрана общественного порядка;

6. представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.

Согласно Конституции РФ местное самоуправление в Российской Федерации осуществляется в различных организационных формах (ст. 130). В своей совокупности эти формы образуют систему местного самоуправления в рамках соответствующих муниципальных образований, посредством которой обеспечивается решение вопросов местного значения, местной жизни. Единство системы местного самоуправления обусловлено тем, что она основывается на демократических принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, строится с учетом роли и функций местного самоуправления в обществе и государстве, а также исторических и иных местных традиций и определяется населением соответствующих муниципальных образований самостоятельно. Единство данной системы проявляется в разграничении предметов ведения и полномочий между различными формами ее осуществления, а также в том, что все ее организационные формы находятся в тесной взаимосвязи, взаимодействии и взаимозависимости. В рамках этой взаимосвязи и взаимозависимости одни формы являются производными от других или связаны между собой отношениями руководства, подотчетности и ответственности или подотчетности и подконтрольности. Федеральный закон устанавливает формы взаимодействия муниципального района с городскими и сельскими поселениями, которые входят в состав муниципального района; допускает возможность формирования представительного органа муниципального района из представителей соответствующих органов местного самоуправления поселений. Федеральный закон предусматривает развитие межмуниципального сотрудничества. Муниципальные образования могут формировать межмуниципальные объединения, учреждать хозяйственные общества и другие межмуниципальные организации. Понятие «система местного самоуправления» используется для характеристики публично-властной организации и форм деятельности населения, формируемых им органов по решению вопросов местного значения в муниципальном образовании.

Закон закрепляет несколько групп организационных форм, посредством которых осуществляется местное самоуправление в Российской Федерации.

К первой группе относятся формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления.Непосредственная демократия в системе местного самоуправления осуществляется посредством различных форм прямого волеизъявления населения или его отдельных групп, проживающих в границах районов, городов, районов в городах, поселков, сельских поселений, в которых осуществляется местное самоуправление. Она играет особую роль в его реализации, которая определяется, прежде всего, тем, что посредством таких форм прямой демократии, как выборы, собрания населения, и ряда других обеспечиваются формирование и функционирование всех важнейших звеньев системы местного самоуправления – его органов. Имея это в виду, можно сказать, что в практике местного самоуправления формы непосредственной и представительной демократии переплетаются, дополняя друг друга. Кроме того, роль непосредственной демократии в осуществлении местного самоуправления определяется тем, что некоторые ее формы (местные референдумы, сходы граждан и другие) входят в систему местного самоуправления в качестве ее неотъемлемой части.

Вторую группу составляют органы и должностные лица местного самоуправления, на которые возлагается основная повседневная работа по осуществлению местного самоуправления на территории соответствующих муниципальных образований. Органы местного самоуправления выступают одной из основ демократической системы управления обществом, позволяющей демократизировать аппарат управления и решать местные вопросы с гораздо большей эффективностью по сравнению с централизованной системой управления; обеспечивать учет интересов малых сообществ при проведении государственной политики; оптимально сочетать интересы и права человека и интересы регионов и государства в целом.

В третью группу входят формы участия населения в местном самоуправлении, центральное место в которой занимает территориальное общественное самоуправление. Многочисленные, разнообразные формы участия населения в осуществлении местного самоуправления служат массовой опорой местного самоуправления, укрепляют его связи с населением. В их деятельности проявляется непосредственная гражданская инициатива населения, питаемая устойчивыми интересами различных общественных групп. Они трансформируют эти интересы и традиции в активное гражданское поведение, практическую работу.

Правовое регулирование местного самоуправления в России относится к предметам ведения субъектов Федерации. К совместному ведению Федерации и субъектов РФ относится лишь установление общих принципов системы местного самоуправления. В соответствии с этим Федерация вправе издавать законы об общих принципах местного самоуправления и делает это. Детально местное самоуправление регулируется законами субъектов РФ и уставами самих муниципальных образований. Правовое регулирование не ограничивается принципами. Правовая основа местного самоуправления – это совокупность различных нормативных правовых актов и отдельных правовых норм, регулирующих вопросы местного самоуправления. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят, прежде всего, некоторые международно-правовые нормы, содержащиеся в актах международного права.Это общепризнанные принципы и нормы международного права, а также международные договоры, ратифицированные государством. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят также положения, содержащиеся в других правовых актах. Это — Конституция РФ (ст. 12, гл. 8 и др.); основные законы (конституции, уставы) субъектов РФ; рамочные федеральные законы (об общих принципах организации местного самоуправления, 1995 г.); федеральные законы, издаваемые в развитие рамочных законов и регулирующие основы отдельных сторон местного управления на федеральном уровне (о финансовых основах местного самоуправления, 1997 г., об основах муниципальной службы, 1998 г. и др.); указы Президента РФ (например, об утверждении основных положений государственной политики в области развития местного самоуправления, 1999 г.); постановления Правительства РФ (например, о федеральном реестре муниципальных образований, 1998 г.); постановления Конституционного Суда РФ (Суд указывал, например, что субъекты Федерации не вправе подменять местные органы самоуправления путем создания местных органов государственной власти субъекта Федерации); законы субъектов Федерации о местном самоуправлении (такие законы или законы с подобным названием приняты во всех субъектах РФ); уставы муниципальных образований; некоторые другие правовые акты конкретного муниципального образования.[13] В состав правовой основы местного самоуправления могут входить положения федеральных правовых актов и актов субъектов РФ, которые в целом относятся к другим областям регулирования, но включают те или иные нормы, затрагивающие вопросы местного самоуправления (например, законы об образовании, о библиотечном деле, о порядке приватизации государственного и муниципального имущества, о недрах и другие). Особое место среди источников муниципального права занимают уставы муниципальных образованийи Европейская хартия местного самоуправления 1985 г. Устав — это учредительный документ муниципального образования, имеющий для данного образования всеобъемлющий характер, являющийся основой муниципального нормотворчества и характеризующийся особым (усложненным) порядком принятия и изменения.

Устав является основным актом, регулирующим вопросы местного управления в рамках отдельно взятого муниципального образования. Он принимается либо представительным органом, либо на местном референдуме. В соответствии с законами субъектов РФ в уставе муниципального образования должны быть отражены: границы и состав территории; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; порядок участия местного населения в решении этих вопросов; структура и порядок формирования органов местного самоуправления и его должностных лиц; наименования выборных органов и должностных лиц; срок их полномочий; виды, порядок принятия и вступления в силу нормативно-правовых актов органов местного самоуправления; гарантии прав, основания и виды ответственности органов и должностных лиц (отзыв, выражение недоверия, досрочное прекращение полномочий и другое); вопросы муниципальной службы; порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью; особенности организации местного самоуправления в районах с компактным проживанием этнических групп, казачества, с учетом исторических и иных традиций. Уставы муниципальных образований подлежат государственной регистрации. Кроме уставов в состав правовой основы конкретного муниципального образования входят нормативные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления. К их числу могут относиться регламентыработы местных представительных органов, решенияпредставительных органов местного самоуправления (например, об установлении местных налогов и сборов), положенияо территориальном общественном самоуправлении внутри муниципальных образований. При регулировании полномочий органов муниципальных образований используется принцип субсидиарности.В применении к разграничению предметов ведения государства (РФ) и государственных образований (субъектов РФ), с одной стороны, и муниципальных образований — с другой, он означает: вопросы, которые можно решать на низшем уровне, не следует передавать на верхний уровень; муниципальным органам передаются задачи, с которыми не могут справиться объединения граждан путем использования самоорганизации, других форм непосредственной демократии.

Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.

Субъектами, носителями полномочий выступают органы местного самоуправления, их должностные лица и определенная категория граждан – избиратели.[15] Каждый из этих трех элементов имеет свою компетенцию (например, представительный орган – в сфере бюджета, глава муниципального образования – в области управления, граждане – определяя состав избранных или досрочно отзывая их), но при их объединении с учетом предметов ведения возникает новое качество, не свойственное ни одному из элементов в отдельности, компетенция муниципального образования. Перечень предметов ведения, приведенный выше, свидетельствует, что местное самоуправление обладает значительной компетенцией в различных областях. Предмет ведения и полномочие сливаются в конкретное мероприятие, составляя в данном мероприятии компетенцию местного самоуправления и более конкретную компетенцию органа (например, главы администрации муниципального образования), осуществляющего поставленную задачу. Общие положения о предметах ведения муниципального образования получают свою конкретизацию в полномочиях, составляя вместе с первыми компетенцию муниципального образования, получающую свое развитие в полномочиях его органов и должностных лиц.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структуру);
- внедрение новых информационных технологий;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретной организации.

Документационное обеспечение управления выполняет ряд следующих функций.

Установление форм и реквизитов документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа». Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляромдокумента. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром.Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы. В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной).