Организация работы с документами Администрации Болховского района 2 страница

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210 х 297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30-2003. «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

При создании документа обычно могут быть использованы реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации – автора документа;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. код формы документа;
8. наименование организации – автора документа;
9. справочные данные об организации – авторе документа;
10. название вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа в организацию;
30. идентификатор электронной копии документа.

По сравнению с прежним ГОСТ Р 6.30-97 появились новые реквизиты: идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер по общегосударственному реестру. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, «название вида документа» и «справочные данные об организации»; «гриф утверждения документа» и «адресат». Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.[21] Так как документы складываются из одних и тех же составных частей, изучив порядок составления и оформления этих реквизитов, заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами.

Первый этап прием и первичная обработка документов – операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших – секретарем-референтом. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины.

Следующимэтапом является распределение документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически врем решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме секретарь-референт. Для того чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть распределить документы, в учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача распределителя на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»[22]. Она позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Контроль исполнения документов–важнейшая составная часть системы делопроизводства. Эффективность работы предприятия зависит от строгого выполнения всех принятых решений и постановлений. Систематическая проверка исполнения – это одно из главных условий правильной организации контроля. Контроль исполнения помогает улучшить работу предприятия, дисциплинирует работников, повышая их личную ответственность за порученное дело.

Этап работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом – «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».[23] В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса. Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. Для того чтобы обращение могло быть рассмотрено и на него был дан ответ, оно должно быть грамотно составлено, то есть иметь все необходимые составные части. Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись, считаются анонимными. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

Последним этапом является справочно-информационное обслуживание граждан.Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства.[24] Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Таким образом, можно выделить следующее. Муниципальные органы власти являются муниципальным образованием. Они имеют свою систему распределения должностей и полномочий, а также регулируют свою деятельность рядом документов (Конституция РФ, федеральные законы, уставы). Делопроизводство играет важную роль в организациях. Оно регулируется нормативно-методической базой, имеет свои функции, а так же этапы проведения работ. Муниципальные органы власти, как и любая организация, осуществляют документационное обеспечение управления.

1.2. Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы.

· Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции.Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащиеинформацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник получает ответственный исполнитель, названный в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

· Подготовка, оформление и размножение документов.Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».[25] Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Изображение Государственного герба Российской Федерациипомещают на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба субъекта Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации (или товарный знак) должна быть зарегистрирована вустановленном законом порядке. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2, 5 х 2, 5 см.

Код организациипо Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицапроставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документапо Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.[26] Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Наименование организации, являющейся автором документа,
должно соответствовать наименованию, закрепленному во всех учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (в положении об организации). Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организациивключают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документасчитается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2008 года следует оформлять: 10.06.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2008 г.

Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Ссылка на регистрационный номер и дату документавключает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации.Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.[27]

В качестве адресатамогут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. В состав реквизита адресатпри необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Допускается центрировать каждую строку реквизита адресатпо отношению к самой длинной строке.

Гриф утверждения документа.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.[28] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ) без кавычек, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. Допускается в реквизите гриф утверждениядокумента центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Резолюция.В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления, зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Заголовок к тексту.Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Допускается не давать заголовок к тексту па документах формата А5.

Отметка о контроле.Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Текст документапишут на русском языке при направлении его:

а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.[29]

Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.[30] В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметка о наличии приложения.Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.[31]

Подпись.В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Гриф согласования документасостоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.[32] Грифы согласования располагают ниже реквизита подписьили на отдельном листе согласования. В реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласованиядолжна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия.

Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.[33] Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита подписьпроставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.[34]

Фамилия исполнителя (составителя)и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные:

а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

б) слова «В дело»;

в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, вкотором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организациюрасполагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Идентификатором электронной копии документаявляется отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.[35]

· Организация контроля и проверки исполнения служебных документов призвана обеспечить их своевременное и качественное исполнение. Под контролем документов понимают непосредственную проверку ирегулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.[36]

Контролю подлежат наиболее важные документы, поэтому в каждой организации составляют индивидуальный перечень контролируемых документов с обязательным привлечением юриста и после апробации его утверждает руководитель.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.[37] Типовые сроки исполнения устанавливают для наиболее массовых категорий документов. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать десяти дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем и обязательно указываются или в резолюции, или в самом документе. Срок может быть продлен только лицом (или учреждением), который его установил. Продление производится немедленно по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготовляемых при взятии документов на контроль. В контрольной картотеке карточки группируются по срокам исполнения.

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки. Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделяется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения здания или по ожидаемой дате получения ответа.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Документ может снять с контроля лишь то должностное лицо, которое его поставило на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля относятся в контрольную карточку.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и на основе анализа разрабатываются конкретные предложения по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию контроля в целом.

· Работа с обращениями граждан имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом – «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».[38] В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов.

Технология работы с обращениями граждан требует организации:

- приема граждан;

- приема и первичной обработки письменных обращений;

- регистрации обращений;

- направления обращений на рассмотрение;

- уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

- уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

- контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

- информационно-справочной работы по обращениям;

- извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

- группировки в дела и текущего хранения обращений;

- анализа поступивших обращений.[39]

Обращение граждан в органы муниципальной власти может быть подано в письменной форме лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа, а так же на нем указан адрес автора. На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.[40]