Организация работы с документами Администрации Болховского района 3 страница

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом[41]. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения. В случае, когда полученное обращение не относится к компетенции получившего его учреждения работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.[42] Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника. Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем не один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях – безотлагательно, но не позднее 7 дней, Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан. Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина илиучреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. В соответствии со ст. 15 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации» (с изменением от 24 июля 1998 г.) «Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык Российской Федерации».[43] Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер идатупринятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

· Составление номенклатуры дел и формирование дел.Номенклатура дел это «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[44]. Во-первых, главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно, она служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы архивов организаций», «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».[45] Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел[46].

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные; примерные и типовые[47]. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер»[48].

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы архивов организаций» рекомендуют: «В номенклатуру дел организаций из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики»[49]. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса.

«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений»[50]. Обязательно включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй – в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий – в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел. Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечитправильное хранение и быстрый поиск документа.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел»[51]. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Порядок формирования, хранения и оформления дел должен бы изложен на основании указанных нормативных актов в инструкцииделопроизводству конкретного учреждения, с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В каждом структурном подразделения и выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет служба делопроизводства, ведомственный архив и ответствующий государственный архив[52].

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело 1 имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»). В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома. Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.

Систематизация отдельных категорий документов имеет особенности[53]. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся отдельных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела[54]. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Изъятие документов организации может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома.[55]

· Порядок хранения документов и передачи дел в архив.Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, что обеспечивает их полную сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. По окончании года все дела, законченные делопроизводством, передаются в архив организации штатному работнику архива, а при его отсутствии – работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за архив. Одновременно с передачей в архив проводится проверка соответствия заголовков дел их содержанию, при этом уточняются как заголовки, так и сроки хранения исходя из состава и содержания документов в делах. Работу эту в муниципальных органах власти проводит экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя, состоящая из специалистов и возглавляемая заместителем руководителя. В составе комиссии в качестве непосредственного исполнителя работает и заведующий архивом (ответственный за архив).

Органы местного самоуправления обязаны по действующему законодательству регулярно представлять в архивные органы описи дел, отобранные на постоянное хранение, и в установленные сроки передавать эти дела в государственные или муниципальные архивы. Уничтожение документов временного (не более 10 лет) хранения производится по истечении этих сроков по актам, утверждаемым руководителем организации, но если эта организация передает документы в государственный или муниципальный архив, - то лишь после утверждения архивным органом описи таких документов за соответствующий период. Документы, представляющие историческую и научную ценность, а также картотеки помещаются в папки с тремя клапанами и завязками или в коробки. Дела, подлежащие временному хранению, разрешается оставлять на скоросшивателях и не уточнять расположение документов внутри дела.

Экспертиза ценности документов–отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.[56] Для хранения используют различные носители и соответствующие технические средства. Надежность и долговечностьхранения достигается созданием физико-химической среды, наилучшим образом обеспечивающей сохранность материала носителя и зафиксированных на нем данных (эти условия различны для различных носителей), а также механической прочностью, огне- и водостойкостью хранилищ.

Быстрый доступ и поискхранимой информации обеспечивают различными мерами: классификацией и кодированием массива информации, созданием двухконтурных систем хранения, применением информационно-поисковых систем (ИПС) и т. п. Компактностьхранилища оценивают объемной плотностью.

Государственные и муниципальные архивы - это хранилища тех документов, по которым пишется история, все они хранятся постоянно как память истории.[57] Особую ценность представляет документация по личному составу, необходимая, прежде всего, для обеспечения социальной защиты граждан и удовлетворения их социально-правовых запросов. Эта документация имеет долговременные сроки хранения в архиве организации (в основном 75 лет).

Таким образом, можно сделать следующие выводы. В муниципальных органах власти осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. Организация работы с документами проходит в несколько этапов. Каждый этап имеет свои особенности. Все эти правила также распространяются и на организацию делопроизводства в органах местного самоуправления.
1.3 Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления.
Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[95].

Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.

Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.

Одним из этапов в организации документооборота является прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.

При приеме и регистрации корреспонденции, проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений; вскрываются полученные пакеты, бандероли или посылки, кроме тех, на которыхимеется надпись «лично». При вскрытии конверта устанавливается наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщают об этом отправителю; прикрепляются к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отравления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожаются. Документы систематизируются на регистрируемые и не подлежащиерегистрации. Пакеты с надписью «лично» передаются адресатам или уполномоченным ими лицам. Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, они регистрируются.[96]

Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни – дежурным. Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.

Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов следующий[97]:

1. Телеграммы и письма о разращении командировок и отпусков.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения и плакаты, поздравительные письма и пригласительные билеты.

5. Бухгалтерские документы. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

6. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

Входящая корреспонденция регистрируется: срочная – вне очереди, остальные – в течение дня её поступления. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется единая регистрационная карточка. На каждый регистрируемый документ заполняется два экземпляра карточек. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая – после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения. Лицевая сторона карточки заполняется в момент поступления документа, а оборотная сторона заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению – обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.

Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.

При объеме документооборота до 500-600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме. Журнал регистрации входящей корреспонденции содержит следующие графы:

1. порядковый номер;

2. дата и индекс документа;

3. откуда прибыл документ;

4. краткое содержание документа;

5. кому адресован документ;

6. расписка в получении документа и дата.

Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.[98]

На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется. Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.

Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция. Резолюция должна содержать:

1. указание, кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы),

2. предписываемое действие,

3. способ, порядок и срок его исполнения,

4. личную подпись руководителя и дату ее написания.

Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку «В дело», № дела, в котором будет храниться документ, и заверяет её своей подписью.[99]

Следующий этап организации документооборота включает в себя подготовку, оформление и размножение служебных документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках в соответствии со стандартом унифицированной системы документации, в котором указаны все правила оформления документов.[100]

Составление и оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

1. указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);

2. указание вида документа;

3. индекс и дата документа;

4. составление заголовка документа;

5. текст документа;

6. адресат;

7. проставление отметок о согласовании текста документа;

8. удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

9. проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его «В дело».

Важным реквизитом документа является правильное указание его автора. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос; «О чем?». Документы, оформленные на бумаге формата А5, не нуждаются, как правило, в заголовке. Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год. Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки Проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.

Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Журнал регистрации постановлений состоит из следующих граф[101]:

1. порядковый номер;

2. дата документа;

3. наименование постановления;

4. кто подписал документ;

5. исполнитель и дата исполнения;

6. отметка об исполнении.

Журнал регистрации распоряжений имеет следующие графы[102]:

1. порядковый номер;

2. дата документа;