Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Порядок прохождения внутренних документов






Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:

1. составление проекта документа;

2. его изготовление;

3. визирование проекта документа;

4. подписание;

5. регистрация;

6. размножение и доставка приказа исполнителям;

7. контроль исполнения;

8. подшивка исполненного документа в дело.

Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации, либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет крут лиц, которые будут готовить проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечается:

· номер приказа;

· дата приказа;

· наименование приказа (краткое содержание);

· кто подписал приказ;

· исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии приказа раздают исполнителям.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т.д.) могут иметь свой порядок прохождения:

- составление и оформление документа;

- рассмотрение документа руководством;

- исполнение документа;

- подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Для совершенствования документооборота в организации необходимо производить учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Такой учет позволяет, с одной стороны, по возможности сократить их количество, с другой стороны, выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. Входящие документы можно учитывать по данным регистрационных штампов, исходящие по данным маркировальной машины, внутренние по данным регистрации. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов, подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Периодически результаты учета документооборота в организации обобщаются службой документационного обеспечения и доводятся до сведения руководства организации в виде сводок, на основании которых вырабатываются меры по совершенствованию работы с документами.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.