Основные термины и определения. Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. В последнее время в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий все чаще стал употребляться термин «документационное обеспечение управления» - ДОУ. Терминология в области создания, обработки, использования документов фиксируется в законах и других нормативных актах, терминологических стандартах и словарях.

Терминология, используемая при работе с документами в управлении и архивах, закреплена в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Определения ключевых понятий в области создания документов («информация», «документированная информация», «документ» и др.) содержит Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013) " Об информации, информационных технологиях и о защите информации")

Под информацией в Законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Термины «документированная информация» и «документ» в Законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация (документ) определяется в Законе как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Создание документов обозначается термином «документирование» (по ГОСТ Р 51141-98: запись информации на различных носителях по установленным правилам). Оформление документов заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Классификация документов может проводиться по различным признакам, связанным с характером используемых носителей и способов записи информации, средств ее обработки и передачи.

Работа в делопроизводстве с традиционными бумажными документами и электронными документами имеет существенные различия, однако основополагающие требования к документированию (например, относящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу реквизитов и др.) распространяются на все группы документов, независимо от физических характеристик. Законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. Так, при разрешении экономических споров и рассмотрении дел, отнесенных к компетенции арбитражных судов, оценивается, прежде всего, способность документов служить доказательствами, их соответствие принятым правилам. Например, в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ (ред. от 2.07.2013)) указывается, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены Федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Упорядочение и минимизация состава систем документации достигается с помощью унификации. При унификации документации применяются методы содержательной и формальной унификации. К методам содержательной унификации относятся: установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца); унификация и стандартизация реквизитов, используемых в формах. Методами формальной унификации являются: унификация структур документов; создание общих синтаксических правил построения документа; унификация методов контроля информации документа. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации, подразделяются на общероссийские, отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов организаций. Унифицированная система документации (УСД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций (ПР 50.1.024-2005).

В системе понятий в области создания документации важное место занимает понятие «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам.