Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Задание для самоконтроля к РАЗДЕЛУ 1

1. Понятие и цели делопроизводства.

2. Основные принципы делопроизводства.

3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

5. Классификация служебных документов.

6. Классификация личных документов.

7. Классификация документов по видам.

8. Классификация по стадиям создания документов.

9. Классификация документов по срокам хранения.

10. Понятие электронного документа и электронной подписи.

Ответы на задание для самоконтроля

1. Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства: создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации); организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

(см. 1.1.2)

2. Основные принципы делопроизводства:

- оперативность в составлении и прохождении документов;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота;

- применение безбумажных технологий обмена информацией.

(см. 1.1.2)

3. Технические (делопроизводственные), логические и творческие операции.

(см. 1.1.3)

4. Руководитель организации.

(см. 1.1.3)

5. Документы, исходящие от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц.

(см. 1.2.2)

6. Документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

(см. 1.2.2)

7. Типовые, примерные, трафаретные.

(см. 1.2.2)

8. Подлинники и копии.

(см. 1.2.2)

9. Постоянного срока хранения; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет).

(см. 1.2.2)

10. Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе.

Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

(см. 1.2.4)