ВВЕДЕНИЕ. Составитель: старший преподаватель Н.А

КУРС ЛЕКЦИЙ И ПРАКТИКУМ

Пермь 2013

ББК 63

О-82

Составитель: старший преподаватель Н.А. Тимохова.

Рецензент: кандидат физико-математических наук, доцент кафедры «Информационные системы и математические методы в экономике» Пермского государственного национального исследовательского университета (ПГНИУ) Н.В. Фролова

Компьютерное делопроизводство. Курс лекций и практикум: для студентов заочной формы обучения / Составитель Н.А. Тимохова. – Пермь: АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов», 2013. – 153 с.

Курс лекций и практикум по дисциплине «Компьютерное делопроизводство» для студентов заочной формы обучения по направлению подготовки 030900 юриспруденция (квалификация (степень) " бакалавр").

Курс лекций и практикум «Компьютерное делопроизводство» подготовлен в соответствии с Федеральным Государственным образовательным стандартом и составлен в соответствии с рабочей программой курса.

В настоящем курсе рассматриваются теоретические и практические вопросы оформления разных видов документов. Особое внимание уделяется роли документа и информации в управленческом процессе, приводится классификация видов документов, особенности структуры текстовой части документа в зависимости от вида управленческого документа. В курсе дисциплины изучаются методы подготовки текстовых и табличных документов с помощью компьютерных технологий. Имеются вопросы для самоконтроля и задания для самостоятельной работы студентов. В конце приведены варианты тестовых заданий для самостоятельного решения.

Курс лекций и практикум по дисциплине «Компьютерное делопроизводство» рассмотрен и утвержден на заседании кафедры прикладной информатики и естественнонаучных дисциплин. Протокол от «___» ____________ 20__г. № ____.

Рекомендован к использованию в учебном процессе решением Учебно-методического совета АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов». Протокол от «___» ___________20__г. №____.

© Тимохова Н.А., 2013

© АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов», 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.. 5

РАЗДЕЛ 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 12

Тема 1.1. Нормативно-методическая база делопроизводства. 12

1.1.1. Основные термины и определения. 12

1.1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы. 14

1.1.3. Место делопроизводства в структуре управления. 16

Тема 1.2. Документирование управленческой деятельности.. 17

1.2.1. Общие понятия о документе. 17

1.2.2. Классификация документов. 18

1.2.3. Основные виды документов. 19

1.2.4. Электронные документы. 20

Задание для самоконтроля к РАЗДЕЛУ 1. 21

Ответы на задание для самоконтроля. 21

РАЗДЕЛ 2. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.. 23

Тема 2.1. Общие требования к оформлению документов.. 23

2.1.1. Состав реквизитов документов. 23

2.1.2. Бланки документов. 25

2.1.3. Правила оформления реквизитов. 28

Тема 2.2. Организация документооборота. 39

2.2.1. Понятие документооборота и его основные характеристики.. 40

2.2.2. Порядок работы с потоками документов. 40

Задание для самоконтроля к РАЗДЕЛУ 2. 45

Ответы на задание для самоконтроля. 45

РАЗДЕЛ 3. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.. 49

Тема 3.1. Компьютерная обработка деловой информации.. 49

3.1.1. Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство. 49

3.1.2. Компьютерные сети – современный компонент делопроизводства. 52

Тема 3.2. Программные средства в делопроизводстве. 60

3.2.1. Операционная система Windows: элементы управления. 60

3.2.2. Принципы организации и общие элементы интерфейса Microsoft Office. 64

Задание для самоконтроля к РАЗДЕЛУ 3. 91

Ответы на задание для самоконтроля. 92

ПРАКТИКУМ.. 97

Рекомендации по оформлению текстовых документов.. 97

Лабораторная работа. 127

ТЕСТЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ.. 140

Ключи к тесту: 144

ГЛОССАРИЙ.. 145

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 151

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ... 152

Приложение 1. 155

Приложение 2. 157

Приложение 3. 158

Приложение 4. 159

ВВЕДЕНИЕ

Учебный курс «Компьютерное делопроизводство» рассчитан на студентов высших учебных заведений. Его основной задачей является формирование у студентов устойчивых навыков работы в сложной сетевой информационной среде современного предприятия, офиса.

Особое внимание в данном курсе уделено отработке навыков работы в компьютерных сетях, коллективному решению комплексных офисных задач и практическому выполнению типичных офисных задач.

Данный курс делится на две основные части: с одной стороны, это основы работы в современном офисе со стандартным набором периферийных устройств, приложений, локальной сетью и возможностью выхода в Internet, а с другой стороны это автоматизация рутинных информационных процессов средствами, предоставляемыми интегрированной средой MS Office.

Спецификой данного курса является то, что он состоит, в основном, из практических занятий и цель данного курса заключается в том, чтобы на практических примерах научить студентов работе на компьютере в условиях современного офиса. При этом основное внимание уделяется приобретению навыков поиска необходимой информации в сети, извлечение информации, пересылки её и обработки приложениями MS Office.

Настоящий курс лекций и практикум позволяет студенту всегда иметь «под рукой» развернутый тематический план лекционных и практических занятий, вопросы итогового контроля, методики работы с учебным материалом, словарь терминов и определений дисциплины, а также облегчает усвоение курса в процессе работы над тестовыми заданиями.

Цели изучения дисциплины:

Целью изучения дисциплины «Компьютерное делопроизводство» является формирование у студентов фундаментальных теоретических знаний по вопросам делопроизводства, выработка навыков по составлению и оформлению документов организаций и предприятий. В ходе изучения курса у студента должно формироваться представление о том, что такое документ, какие бывают виды документов, из каких реквизитов они состоят, а также студент должен овладеть современными программными средствами по оформлению и передаче электронных документов.

Задачи изучения курса:

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

· научить пользоваться действующим стандартом унифицированной системы организационно – распорядительной документации;

· научит пользоваться действующим стандартом вузовской учебной документации;

· изучить виды документов, бланков;

· овладеть навыками составления организационной и распорядительной документации;

· изучить особенности составления реквизитов управленческой документации;

· освоить работу с современными программами и средствами передачи информации;

· изучить возможности Microsoft Office для оперативного составления и оформления документов.

· возможности сетевых информационных технологий.

Место курса в профессиональной подготовке выпускника:

Знания и навыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, помогут студентам в их непосредственной трудовой деятельности, так как независимо от организационно–правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно–распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Материалы, изучаемые в рамках дисциплины, помогут в дальнейшем для изучения дисциплины «Информационные технологии в юридической деятельности». Кроме того, они будут необходимы для оформления вузовской учебной документации по разным дисциплинам, а также для оформления дипломных работ.

Методические указания по самостоятельному изучению дисциплины:

Дисциплина «Компьютерное делопроизводство» базируется на знаниях и умениях, полученных студентами в ходе изучения дисциплины «Информатика», а также экономических, математических и прочих дисциплинах, изученных к данному периоду. Она призвана обеспечить успешное изучение цикла дисциплин, связанных с блоком компьютерных дисциплин.

В самостоятельную работу студентов входит подготовка к лекциям, практическим занятиям, тестированию и сдаче зачета, а также выполнение контрольной работы. Самостоятельная работа должна носить систематический характер.

Результаты самостоятельной работы контролируются студентом – задания для самоконтроля имеют ссылки на ответы в курсе лекций и правильные ответы на тестовые задания. В самостоятельную работу студентов входит усвоение теоретического материала, подготовка к практическим занятиям.

Формы контроля: выполнение контрольных заданий по разделам программы дисциплины и итоговая контрольная работа по дисциплине «Компьютерное делопроизводство».