Продукції та її збут

Ключові запитання:

1. Організація АРМ обліку витрат на виробництво

2. Практичні аспекти постановки і вирішення задач проектування АРМ обліку витрат на виробництво

3. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації за допомогою спеціальних комп’ютерних програм

Рекомендована література для самостійного вивчення теми: [3, 4, 6, 71114, 19]

Стислий виклад основного матеріалу теми

1. Організація АРМ обліку витрат на виробництво

АРМ бухгалтера з обліку витрат призначене для автоматизації обліку на виробничих підприємствах, розрахунку і аналізу фактичної собівартості продукції, одержання іншої необхідної для управління підприємством інформації і звітів, що мають безпосереднє відношення до виробничого процесу. Комп’ютеризація обліку витрат забезпечує формування оперативних даних у розрізі окремих економічних елементів витрат, статей калькуляції, за місцями виникнення витрат (центрами відповідальності), видами продукції тощо.

Задачі обліку витрат на виробництво інформаційно зв'язані із суміжними ділянками обліку, а за умов функціонування загальної інформаційної системи підприємства, з її підсистемами.

Отже, умовою функціонування АРМ бухгалтера обліку витрат на виробництво є формування за допомогою електронних носіїв необхідної вихідної інформації, що виникає при вирішенні задач по обліку необоротних активів, матеріальнихзапасів, заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, готової продукції, її відвантаження і реалізації. Зазначена інформація повинна бути сформована у вигляді єдиної бази даних облікових записів, що формуються відповідно до вимог АРМ бухгалтера по обліку витрат на виробництво.

Задачі АРМБ обліку витрат на виробництво зв'язані між собою через єдину базу даних бухгалтерських записів у частині використання (передачі) інформації про записи по синтетичних рахунках обліку, виробництва, сформованих автоматично в процесі вирішення задач.

АРМ бухгалтера з обліку витрат повинна вирішувати такі основні задачі:

– автоматизація обліку руху матеріальних і інших ресурсів, що беруть участь у виробничому процесі;

– одержання оперативної інформації про залишки у виробництві, про виробничі витрати, нараховану заробітну плату і ін.;

– визначення і аналіз собівартості виробленої продукції і напівфабрикатів з обліком накладних витрат;

– одержання звітів про залишки матеріалів на дату, про рух матеріалів за період, про вихід продукції з виробництва;

– групування, систематизація і перегрупування витрат для фінансового, управлінського та податкового обліку;

– визначення та систематизація відхилень від нормативних (планових) затрат;

– узагальнення даних про витрати за окремими виробничими підрозділами, стадіями виробництва, видами продукції і формування зведених даних про витрати;

– складання фактичних (звітних) калькуляцій; відображення витрат у системі синтетичних рахунків;

– “глибокий” аналітичний облік витрат.

Доцільно зазначити, що найбільший позитивний результат від організації АРМ бухгалтера з обліку витрат одержують лише за умов комплексної автоматизації облікових робіт на підприємстві. Це зумовлене тим, що вирішення задач з обліку витрат грунтується на об’єднанні в єдине ціле (в складі мережі) баз даних інших АРМ.

Для формування необхідної інформації про витрати для різних користувачів на АРМ бухгалтера з обліку витрат необхідно виконати певні процедури щодо ідентифікації, систематизації та нагромадження витрат за синтетичними напрямками, рахунками, субрахунками, етапами виробництва, видами продукції.

Одним з основних завдань, на які слід звертати увагу в процесі постановки задач з організації АРМ бухгалтера обліку виробництва - це розрахунок фактичної собівартості продукції. Такий розрахунок повинен здійснюватись за будь-який проміжок часу, починаючи з моменту введення системи в експлуатацію.

Система повинна розраховувати не тільки фактичну собівартість за звітний період, а й допомагати одержувати прогнози очікуваної оцінки собівартості використовуючи для прогнозів очікувані суми накладних витрат.

Тобто на першому етапі виконується розрахунок фактичної собівартості дані якого будуть використовуватись для аналізу структури виробничих витрат і одержання підсумків.

На другому етапі виконується підготовка варіантів відбору даних для подання структури затрат (кількість варіантів може бути довільна).

На третьому етапі дані про варіанти повинні передаватись в модуль аналізу виробничих затрат, в якому інформацію про структуру затрат за обраними варіантами користувач має можливість одержати у графічному зображенні, а при необхідності роздрукувати.

Важливе значення для належного функціонування усіх складових АРМ бухгалтера з обліку затрат на виробництво має правильна класифікація та кодування вхідної інформації.

Акумульована інформація може використовуватись користувачем шляхом виведення на екран монітора, або на паперові носії у вигляді:

• Відомості обліку адміністративних витрат.

• Відомості обліку інших витрат операційної діяльності.

• Відомості розподілу витрат між окремими видами продукції.

• Зведеної відомості витрат виробництва.

• Відомості обліку та оцінки незавершеного виробництва.

• Калькуляції собівартості продукції.

• Відомості обліку відхилень від норм витрат.

• Відомості обліку валових витрат та інших

Програма 1C: Підприємство 7.7, та й інші, щодо обліку затрат на виробництво мають обмежені можливості. Тому середні і великі підприємства користуються програмами розробленими на замовлення. Такі програмні продукти враховують значно ширші запити замовників і спроможні вирішувати більш широкий спектр задач.

2. Практичні аспекти постановки і вирішення задач проектування АРМ обліку витрат на виробництво

Найчастіше в практиці постановки задач щодо автоматизації обліку використовують методику формування автоматизованих робочих місць за принципом їх умовного поділу на три категорії.

АРМБ обліку витрат на виробництво 1-ї категорії повинне формувати і акумулювати первинну інформацію безпосередньо у місцях її виникнення.. Саме на цьому робочому місці вирішуються задачі обліку витрат на виробництво в розрізі підрозділів і виробів. АРМ з обліку витрат на виробництво повинне виконувати функцію систематичного і своєчасного відстеження відхилень від нормальних умов, а також вести оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит.

За допомогою АРМБ II категорії контролюється інформація, отримана з АРМБ I категорії, зважуються регламентні задачі по обліку витрат на виробництво в цілому по підприємству, формується конфіденційна інформація прерогатива якої належить управлінському обліку.

АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних витрат на виробництво, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних і грошових коштів, організації внутрішнього аудита.

Керівники підприємства, маючи такого роду інформацію, оперативно здійснюють необхідні корективи у виробничій діяльності з метою одержання найбільшого ефекту шляхом зниження витрат на виробництво.

Особливе місце в діяльності підприємства за умов ринкових відносин належить умінню прогнозування витрат на виготовлення продукції, що випускається і як наслідок одержання високого результату. З цією метою, в процесі формування інформаційної системи підприємства і зокрема автоматизованого робочого місця з обліку витрат на виробництво, слід передбачити задачі щодо побудови функції «Моделювання витрат на виробництво». Дана функція повинна бути наділена можливостями пошуку оптимальних господарських рішень та розрахунків найбільш вигідних варіантів, стратегії політики підприємства.

На підставі нагромаджених фактичних даних, нормативно-довідкової інформації і бази знань здійснюються розрахунок і відображення оптимального використання ресурсів, а також можливість одержання інформації про відхилення і пропоновані шляхи недопущення перевитрат по окремих статтях витрат.

Вирішення програмою таких задач дає можливість керівнику прогнозувати склад витрат, а отже одержання максимального прибутку.

Автоматизація обліку витрат на виробництво охоплює широке коло трудомістких операцій. До них належать: групування виробничих витрат за напрямами витрачання, обчислення нормативної (планової) собівартості, облік відхилень від норм витрат, зведений облік витрат на виробництво, розрахунок фактичної собівартості продукції, напівфабрикатів і незавершеного виробництва тощо. Автоматизація обліку витрат на виробництво має певну специфіку, яка полягає в тому, що тут значною мірою використовуються дані оперативного обліку витрат на виробництво, руху деталей, напівфабрикатів і незавершеного виробництва; зведеного обліку витрат на виробництво і розрахунок собівартості всієї продукції; звітних калькуляцій за видами виробів.

В умовах автоматизації розрахунків і групування нормативів існує можливість для переходу від складання нормативних калькуляцій на перше число місяця, кварталу, року до розробки їх на будь-яку дату поточного місяця. Це дозволяє відмовитися від щомісячного перерахунку залишків незавершеного виробництва у зв'язку зі змінами норм на початок місяця і точніше обчислювати фактичну собівартість товарного відпуску продукції.

В комп'ютерній бухгалтерії через розширені можливості аналітичного обліку можлива побудова багаторівневих розрізів статей витрат, необхідних для потреб управління, а також облік витрат за центрами відповідальності.

Зокрема програма 1С Бухгалтерія за допомогою довідника види витрат має досить хорошу можливості аналітичного обліку витрат за напрямками витрат.

Така схема калькуляції дозволяє отримати інформацію про: витрати певного виду ресурсів на одиницю окремого виробу по конкретному підрозділу; витрати за видами і групами продукції; витрати по підрозділах; витрати за видами витрат або за групами витрат (використовуються різні рівні аналітичного обліку).

3. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації за допомогою спеціальних комп’ютерних програм.

АРМ бухгалтера з обліку реалізації продукції призначене для автоматизації облікових процедур з відпуску продукції покупцям, формування первинних документів, зведених відомостей та регістрів для фінансового, управлінського та податкового обліку.

АРМ бухгалтера з обліку реалізації може функціонувати автономно або спільно з іншими автоматизованими робочими місцями:

- з обліку запасів;

- з обліку фінансово - розрахункових операцій.

Облік готової продукції та її реалізації ведуть, як правило, два підрозділи підприємства - відділ збуту і бухгалтерія. Це вимагає створення АРМ бухгалтера у кожному з цих підрозділів, та об’єднання їх мережею. Між такими робочими місцями забезпечується інформаційний зв’язок та підтримується обмін даними.

У тому випадку, коли на підприємстві номенклатура готової продукції є досить значною і вона зберігається на декількох складах, доцільно створювати АРМ з обліку готової продукції на кожному з них і також об’єднувати їх загальною мережею.

Принципи роботи та технологічні процедури на АРМ, розташованих на складах готової продукції, ті ж самі, що і на АРМ з обліку запасів: для кожного виду готової продукції формується картка складського обліку і створюється таким чином електронна картотека. На даному АРМ користувач виконує процедури з оформлення видатково-прибуткових документів, формування даних про наявність окремих видів продукції та їх рух протягом будь - якого періоду. АРМ з обліку готової продукції функціонує в інтерактивному режимі на основі діалогу користувача з ЕОМ, яка володіє достатнім набором довідкових діагностичних попереджень, автоматично здійснює контроль введених даних та у певній мірі контролює достовірність введеної інформації. Уся інформація, попередньо введена на АРМ бухгалтера з обліку готової продукції, записується у бази даних. На основі цієї інформації формуються обороти за рахунком 26 та після кожної введеної операції визначається сальдо за даним рахунком. На основі рішення комплексу задач на АРМ бухгалтера з обліку реалізації формуються первинні документи (накладна, товарне транспортна накладна, податкова накладна, пропуск на вивезення продукції та ін.), а також зведені регістри обліку.

Крім того, потоки даних з АРМ обліку збуту продукції в поєднанні з інформацією інших автоматизованих робочих місць, повинні забезпечити працівників різних рівнів управління інформацією про рух готової продукції, її залишки на складах, цінову політику, стан розрахунків, наявність дебіторської заборгованості, ритмічність відвантаження, надходження грошових коштів за реалізовану продукцію, розмір податкових зобов’язань тощо.