Характеристика можливостей спеціальних програм та загальні принципи користування ними

Ключові запитання:

1. Основні поняття про бухгалтерську програму та її зміст.

2. Можливості спеціальних комп'ютерних програм та характеристика основних модулів управління автоматизованим процесом обліку (на прикладі програми 1 С: Підприємство 7.7., ЕЛФІ

Рекомендована література для самостійного вивчення теми: [3, 4, 5, 11, 19]

Стислий виклад основного матеріалу теми

1. Основні поняття про бухгалтерську програму та її зміст

Бухгалтерська програма - це нагромадження у певній послідовності окремих команд виражених певними символами тієї чи іншої мови програмування, які забезпечують виконання необхідних процедур. Кожній бухгалтерській програмі властивий відповідний набір інструментарію за допомогою якого виконуються різного роду сервісні дії спрямовані на забезпечення призначення програми. У різних програмних продуктах для ведення бухгалтерського обліку реалізується певний набір та послідовність виконання технологічних процедур, які залежать від величини підприємства і чисельності облікового персоналу. Все це зумовлює необхідність передбачати у бухгалтерських програмах досить велику кількість різноманітних процедур, що робить її надзвичайно складною та дорогою. Слід мати на увазі те, що для великих підприємств бухгалтерські програми розробляють, як правило, індивідуально з урахуванням потреб різних фахівців: бухгалтерів, керівників та програмістів. Використання типових програмних продуктів для таких підприємств є малоефективним через значні витрати на адаптацію та розширення функціональних можливостей програм. Проте переважна більшість підприємств користуються готовими програмними продуктами, яких на вітчизняному ринку присутня досить широка гама. Поряд з відомою програмою 1 С: Бухгалтерія, у великих промислових підприємств значним попитом користуються вітчизняні програми: «Елфі», «Акцент», «Gross Bee ХХI» і ін. Зауважимо, що на відміну від перелічених програм, розроблена київськими науковцями комп’ютерна система бухгалтерського обліку «Робот-бухгалтер ЕЛФІ 8, 0» має вагомий перелік переваг і позитивів. Першим і основним позитивним фактором є те, що програма не адаптується до українського законодавства, як наприклад 1С, а побудована відповідно до вимог ПСБО, плану рахунків тощо. Другий позитив полягає у тому, що в основу цієї системи покладена принципово нова комп’ютерна технологія організації і ведення фінансового обліку, яка передбачає участь користувача лише на етапі реєстрації початкових вихідних даних та контирування первинної облікової документації. Решту 99, 9% бухгалтерської роботи щодо обробки первинних документів, ведення обліку, формування звітних документів, і довідок автоматично виконується комп’ютером.

Основні, і найбільш переконливі переваги програми «ЕЛФІ» полягають у тому, що:

- її не потрібно «кофігурувати», «налаштовувати», та «обслуговувати»;

- ЕЛФІ не потребує від користувача спеціальних комп’ютерних знань оскільки оснащена досконалим і водночас простим та зрозумілим бухгалтеру способом спілкування;

- ЕЛФІ охоплює в єдиній системі всі розділи бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві, автоматично формує комплект основних звітних документів;

- ЕЛФІ гарантує коректність обліку, відповідно до П(С)БО, та достовірність бухгалтерських і податкових звітних документів. Ця програма має зручні методи контролю, пошуку та виправлення помилок в первинних документах, яких припустився користувач, з миттєвим перерахунком всіх показників, пов'язаних з внесеними змінами. ЕЛФІ має доступні та зрозумілі для бухгалтера засоби адаптації до змін у податковому законодавстві. Тому необхідність в оновленні програмного забезпечення ЕЛФІ виникає лише при значних змінах у податковому законодавстві та у формах звітності.

Таким чином, ЕЛФІ - це функціонально повна система, яка виконує практично всі бухгалтерські розрахунки і дозволяє відобразити в обліку підприємства найскладніші господарські операції.

На відміну від інших програм ЕЛФІ - це розумна програма. Вона не тільки самостійно виконує проводки відповідно до змісту первинних документів, навчаючи допитливого користувача, а й блокує помилкові дії бухгалтера, дає поради і рекомендації. ЕЛФІ не задає користувачеві зайвих запитань і завжди пропонує на його вибір тільки допустимі варіанти рішень.

Для малих підприємств (до 3-х облікових працівників) бухгалтерські програми, як правило, не передбачають ведення багатофункціонального та багаторівневого обліку, а також не включають процедур ведення управлінського обліку. Разом з тим, як на великому, так і на малому підприємстві майже однаковими є об’єкти обліку. На кожному підприємстві єосновні засоби, грошові кошти, виробничі запаси, єнаймані працівники, яким нараховують зарплату і здійснюють відповідні вирахування знеї, виникають витрати, доходи тощо. Будь-яке підприємство здійснює розрахунки з покупцями, з постачальниками, з фінансовими органами. Для реалізації облікових процедур на АРМ бухгалтера розробляють спеціалізовані програми, які складаються з окремих функцій (задач). Сукупність передбачених програмою функцій складає зміст Головного меню програми.

Головне меню це список, у якому окремі задачі, або окремі функції виводяться на дисплей у вигляді рядків, розташованих вертикально. У деяких програмах перелік функцій відображається на екрані горизонтально. Вибір зі списку здійснюється шляхом виділення відповідного значення (за допомогою “миші” або за допомогою функціональних клавіш). На основі вибору необхідних функції з меню забезпечується робота користувача з ЕОМ у режимі діалогу.

2.Можливості спеціальних комп'ютерних програм та характеристика

основних модулів управління автоматизованим процесом обліку

У бухгалтерських програмах переважно використовують трьохрівневе меню. На першому рівні (Головне меню) відображається повний перелік закладених у програму функцій. На другому рівні на монітор у вигляді списку виводиться перелік необхідних даних, які потрібні для роботи програми. На третьому рівні відображаються цифрові та алфавітно-цифрові дані у вигляді сформованого документа, або результатної інформації, які необхідно запам’ятати (роздрукувати). Зміст меню різних рівнів у бухгалтерській програмі може мати такий вигляд (рис. 4):

Структура та зміст бухгалтерської програми залежить і від можливості виконання нею й інших функцій, зокрема, контрольних, аналітичних. У кожному випадку зміст меню на різних рівнях значно розширюється, разом з тим збільшується й кількість задач, які реалізуються програмою.

Перелік цих задач є досить значним, тому на стадії проектування їх поділяють за різними ознаками і відповідно у програму закладають функції для виконання цих задач.

Режим запуску програми 1 С: Підприємство версії 7.7

Процес запуску програми 1С: Підприємство 7.7 дає можливість вибору одного із чотирьох режимів роботи – “Конфигуратор”, “Отладчик”, “Монитор пользоватей” і “1С: Предприятие”. Ці режими вибираються в діалозі запуску програми 1С: Підприємство зі списку, що відкривається шляхом виконання таких дій:

Конфигуратор — призначений для створення нових чи зміни вже наявних функцій і конфігурацій програми “1C Бухгалтерія 7.x”.

Отладчик — необхідний для налагодження знову створених конфігурацій чи функцій програми 1С: Бухгалтерія 7.x.

Монитор пользоватей — це список користувачів, що працюють у даний момент із конкретною інформаційною базою.

1С: Предриятие — це основний режим для роботи з інформаційною базою підприємства, що вибирається за замовчуванням.

Програма 1С: Бухгалтерія 7.x дозволяє вести бухгалтерський облік декількох підприємств одразу. Для того щоб використовувати програму таким чином, існує два способи. Перший — виконати повторну установку програми в новий каталог, другий — створити при запуску програми 1С: Бухгалтерія 7.x ще одну інформаційну базу.

Система 1С - це сукупність механізмів, що призначені для маніпулювання різними типами об’єктів мета даних до яких відносяться:

константы, довідники, документи, журнали документів, звіти.

3.Характеристика основних загальновживаних модулів управління програмами автоматизованого ведення обліку (на прикладі програми 1C: Підприємство 7.7.)