Довідники, їх структура

Іншою важливою складовою програми 1C: Підприємство є довідники (субконто). Довідники в програмі 1C: Бухгалтерія 7.x призначені для ведення аналітичного обліку та для введення різноманітної інформації в первинні документи. Якщо довідник використовується для ведення аналітичного обліку, то він відповідає визначеному виду субконто. Довідники можна заповняти до початку введення операцій, в процесі їх введення і в процесі заповнення документів. Найменування більшості довідників збігається з назвою відповідних їм видів субконто. Проте, у ряді випадків ці найменування відрізняються.

Доцільно перед початком роботи в режимі “Документи” сформувати довідник “Валюти”, а також у довіднику “Фірми” зафіксувати банківські реквізити своєї фірми.

У типовій конфігурації максимальна кількість субконто по одному рахунку аналітичного обліку рівна трьом. Більшість довідників - це однорівневі списки. Довідник ТМЦ трирівневий.

Кожному елементу довідника відповідає унікальний код, який присвоюється новому елементу довідника, що вводиться, на кожному рівні. Код може бути змінений користувачем, але повторюватися не може.

Унікальність кодів контролюється програмою при введенні нового елемента довідника.

Деякі довідники містять поля, значеннями яких служать елементи інших довідників. Наприклад, при заповненні довідника Співробітники буде використаний довідник Підрозділу; при заповненні довідника Основні засоби використовується довідник Види діяльності.

Список доступних користувачу довідників визначається на етапі настроювання конфігурації програми і згодом не змінюється, хоча користувач може редагувати існуючі довідники, додаючи і забираючи з них інформацію.

Як уже відзначалося, довідники можуть мати кілька рівнів ієрархії, що дозволяє одержувати інформацію з різним ступенем деталізації. Зовнішній вигляд довідника визначається на етапі конфігурування програми. Якщо довідник має ієрархічну структуру, то вікно довідника може містити “дерево” груп. Якщо для довідника встановлений показ у виді ієрархічного списку, то в крайній лівій графі таблиці довідника завжди виводяться піктограми, що позначають тип рядка:

- об’єкт є групою на поточному рівні

Подвійне натискування мишею на позначку відкриває доступ до елементів довідника, що входить у дану групу (папку); (символ групи - жовта папка), об’єкт є групою, відкритою для перегляду.

Подвійне натискування мишею на значку закриває групу;

об’єкт є елементом довідника і не містить підоб’єктів.(Символ об’єкта - блакитна папка) Якщо елементи в довіднику відображаються не у виді ієрархічного списку, а лінійно, то заголовки груп і елементи довідника розташовуються довільно і відрізняються кольором значка. Зокрема, у крайній лівій графі довідника для заголовків груп значок має жовтий колір, а для звичайних елементів —блакитний.

У типовій конфігурації програми 1C: Бухгалтерія 7.x передбачені два види довідників: підлеглі і непідлеглі.

Непідлеглі довідники можуть бути багаторівневими, тобто мати до 10 рівнів розгалуженості. Використання багаторівневих довідників дозволяє організувати умовно-постійну інформацію і класифікатори з потрібним ступенем деталізації, а також організувати ведення багаторівневого аналітичного обліку по рахунках.

Переглянути довідники та внести до них корективи можна увійшовши в Операции головного меню та вибравши там закладку Справочники. Для введення нового об’єкта в довідник користуються клавішою клавіатури INSERT, або піктограмами ”Новий рядок”, чи “Нова група” (див рис. 8). Щоб зберегти введені дані обов’язково натисніть на клавіатурі клавішу ENTER, або кнопку записати. В нижній частині вікна довідника “ТМЦ” для обраного користувачем елемента виводяться ціни з ПДВ і без ПДВ.

Для прикладу опишемо порядок роботи з довідником ТМЦ.

Потрібно у вмонтованому в програму загальному довіднику ТМЦ створити “дерево” довідників необхідних для зберігання такої інформації:

Основні матеріали:

- Метали чорні в т.ч. сталь листова, сталь кругла;

- Пальне в т.ч. бензин А-76, бензин А-80, бензин А-95;

· Запасні частини в т.ч. Автошини, Підшипники.

Процес виконання:

В головному меню програми слід за допомогою мишки відкрити розділ “Справочник” → Производство → ТМЦ. Клацнувши по довіднику ТМЦ відкривають вікно зображене на рис.8, далі натискування на піктограму нова група вводять назви груп (наприклад: Метали чорні, Пальне, Запасні частини і т.д) створюючи таким чином дерево груп ТМЦ. Після виконання даних операцій у вікні навпроти введених груп з’являються папки із знаком “+”, які мають вигляд . Увійшовши (відкривши) у папку клацнувши по ній декілька разів мишкою користувач може продовжувати “формувати дерево” аналітичних даних шляхом введення деталізованої інформації.

ПЛАН РАХУНКІВ

План рахунків це основна складова програми, яка визначає методологію обліку передбачену конфігурацією даної програми. Перед початком експлуатації програми в обов’язковому порядку необхідно привести до потреб користувача стан плану рахунків на основі якого надалі буде вестися бухгалтерський облік.

Система рахунків залежить від облікової політики підприємства. Як правило, на підприємстві використовується один план рахунків, але на деяких підприємствах, таких як спільні, може використовуватися і кілька планів рахунків. У програмі 1С: Бухгалтерія 7.x передбачена можливість ведення декількох планів рахунків.

Враховуючи важливість плану рахунків для функціонування програми зазначимо:

1. Налаштування плану рахунків з метою внесення корективів доступне лише у режимі конфігурування. Це обумовлено важливістю зв’язків рахунків з функціями формування документів, а на їх основі проводок. Таким чином значні зміни внесені користувачем у план рахунків можуть порушити алгоритми формування документів та різних звітів.

Значні зміни плану рахунків у режимі Конфігурування безпосередньо користувачем - не бажані. Особливо обережно слід відноситись до внесення змін у склад субрахунків і налаштування аналітичного обліку.

2. Окремі зміни плану рахунків користувачі можуть проводити не відкриваючи режиму конфігурування, а безпосередньо у робочій програмі. Дозволяється вводити нові рахунки, і до діючих рахунків відкривати додаткові субрахунки.

Щоб переглянути план рахунків, необхідно вибрати з головного меню програми розділ “Операции” і увійти в режим “План счетов” (рис 13), або натиснути піктограму розташовану на панелі інструментів “Команды бухгалтерии” (рис.14). На екрані з’явиться вікно План рахунків.

При необхідності вікно План рахунків викликається з різних режимів програми для вибору потрібного рахунка зі списку.

Наприклад: при введенні проводок рахунки даної проводки можуть вводитися з клавіатури, а можуть бути вибрані з плану рахунків шляхом натискування піктограм, які знаходяться у тому місці де мають бути відображені цифрові коди рахунків проводки.

Вікно плану рахунків є таблицю, кожен рядок якої відображає визначений рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку.

План рахунків містить такі графи:

Код — містить повний код рахунка, що включає всі коди вищестоящих рахунків;

Найменування — містить рядок про призначення рахунка (субрахунку);

Вал. (В) — містить ознаку ведення валютного обліку і використовується, якщо в конфігурації встановлене ведення валютного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться валютний облік, то в графі Вал. ставиться знак “+”;

Кіл. (К) — містить ознаку ведення кількісного обліку. Якщо по рахунку чи субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі Кіл. ставиться знак “+”;

Заб. (3). — містить ознаку забалансового рахунка. Якщо рахунок є забалансовим, то в графі Заб. встановлюється знак “+”. Забалансові рахунки не можуть кореспондувати з балансовими рахунками. З іншого боку, по забалансових рахунках програмою не контролюється дотримання принципу подвійного запису;

Акт. (А) — містить ознаку активності рахунка. Ця ознака може мати три значення: А — активний, П — пасивний, АП — активно-пасивний;

Субконто1...Субконто3 — містить види субконто рахунка. Кількість цих стовпчиків визначається набудованою у конфігурації максимальною кількістю субконто рахунків.

Слід зазначити, що активність рахунка визначає відображення залишків по рахунку. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок: якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок: якщо дебетовий оборот перевищить кредитовий, то кредитовий залишок буде негативним. Активно-пасивний рахунок може мати будь-який залишок, тобто буде дебетовим чи кредитовим, але завжди позитивним. За замовчуванням рахунок вважається активно-пасивним.

Крім того, треба мати на увазі, що значення граф Субконто1...Субконто3 визначає ведення аналітичного обліку по зазначених видах субконто.

Крім перерахованих стовпчиків у плані рахунків можуть міститися стовпчика додаткових реквізитів рахунків, визначених у конфігурації.

Сама ліва графа плану рахунків є службовою і містить піктограму, що відображає стан рахунка: чи є рахунок групою - чи власне рахунком; чи внесений він у конфігурації - чи в інформаційній базі, позначений рахунок на видалення - чи ні. Піктограми, розташовані в першій графі плану рахунків, позначають:

– такою піктограмою (блакитного кольору) позначається сам рахунок чи субрахунок;

– такою піктограмою (жовтого кольору) позначається рахунок-група, тобто рахунок, що містить суб рахунки;

– такою піктограмою (блакитного кольору) позначається рахунок, що був внесений у конфігураторі;

– такою піктограмою (жовтого кольору) позначається рахунок-група, внесена в конфігураторі;

При помітці на видалення рахунок чи субрахунок матиме вигляд описаний вище “+” буде навхрест перекреслений лініями синього кольору.

Підкреслимо, що рахунок і рахунок-група, внесені в конфігурації, можуть бути змінені тільки в режимі конфігурації програми 1С: Бухгалтерія 7.x.

Тому що план рахунків представлений у виді таблиці, то пошук потрібного рахунка нічим не відрізняється від пошуку потрібної інформації в інших табличних формах програми. Тобто, користувач задає стовпчик, по якому проводитиметься пошук і вводить шифр рахунка чи його назву.

Щоб ввести новий рахунок у план рахунків, виконують такі дії:

1. Відкривають вікно План рахунків,

2. Натискають клавішу “Insert” В низу таблиці плану рахунків з’явиться новий рядок у якому буде активізована графа Код, тобто готова до зазначення у ній необхідного коду рахунку.

3. Вводять номер необхідного рахунка і натискають клавішу (Enter). Курсор переміститься в графу Найменування, для введення назви рахунку. Таким самим чином заповнюють всі необхідні параметри рахунку (Вал., Кіл., Заб. і т.д., обираються субконто) Якщо виникає необхідність зміни того чи іншого реквізиту рахунка - виконують такі дії:

- Обирають у плані рахунків реквізит який необхідно змінити, активізують його і натискують кнопку “Изменить” розташовану на панелі інструментів вікна План рахунків. Вміст комірки буде виділено.

- Вводять нове значення реквізиту і натискають клавішу (Enter). В комірку буде записане нове значення реквізиту рахунка.

Нагадаємо, що змінити реквізити рахунків можна лише, запустивши програму в режимі конфігурування.

Видалення рахунків і субрахунків здійснюється в два етапи: спочатку вони помічаються на видалення, а потім закриваються усі вікна програми 1C: Бухгалтерія 7.x і виконується команда головного меню Операції → Видалення помічених об’єктів.