Документальное оформление поступления товаров и тары

Поступление товаров в организацию может осуществлять­ся несколькими способами:

по договорам купли-продажи, а также поступление това­ров по договорам мены, комиссии и поручения; путем внесения в счет вклада в уставный капитал организации; безвозмездного получения.

Если товары приобретаются в оптовой торговой органи­зации, то должна применяться товарная накладная по форме ТОРГ-12. На­кладная составляется в двух экземплярах: первый экземп­ляр остается у организации-продавца. Кладовщик отпуска­ет товары со склада на основании накладной и доверенно­сти, выписанной на имя покупателя. Второй экземпляр переда­ется покупателю и является основанием для принятия кучету данных ценностей. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенности регистрируются бухгалтерией организации.

Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю товаров под расписку. Срок действия доверенности устанавливается в зависи­мости от возможности получения и вывоза соответствую­щих товаров, но, как правило, не более чем на 15 дней.

Доверенное лицо обязано не позднее следующего дня пос­ле каждого получения ценностей, независимо от того, полу­чены ли они полностью или нет, представить в бухгалте­рию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия.

Приемка товаров осуществляется на станции желез­ной дороги, пристани, в аэропорту, если доставляются то­вары транспортной организацией, с которой покупатель за­ключает договор. В зависимости от того, каким видом транс­порта доставляют товар, оформляют железнодорожную на­кладную - при перевозке по железной дороге, авиана­кладную - при перевозке авиатранспортом, водную на­кладную - при перевозке водным путем. Данные докумен­ты следуют вместе с товаром от станции (пристани) отправ­ления до станции (пристани) назначения, где их выдают получателю.

транспортная железнодорожная накладная являет­ся перевозочным документом и состоит из четырех листов:

лист 1 - оригинал накладной (выдается перевозчи­ком грузополучателю);

лист 2 - дорожная ведомость

лист 3 - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);

лист 4 - квитанция о приеме груза (остается у грузо­отправителя).

К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации иупаковочные листы, о чем делается отмет­ка в накладной.

При перевозке автотранспортом оформляют товарно-транспортную накладную (ТТН), как правило, оформляется грузоотправителем, но по согласованию сторон может составляться и перевоз­чиком. ТТН состоит из двух разделов - товарного и транс­портного. Товарный раздел заполняет грузоотправитель. Этот раз­дел служит основанием для списания товаров у грузоотпра­вителя и оприходования их у грузополучателя.

Транспортный раздел заполняют грузоотправитель - заказчик автотранспорта и грузоперевозчик - владелец автотранспорта.

В зависимости от видов товарно-материальных ценно­стей к накладной могут прилагаться и другие документы, подтверждающие массу ценностей и качество. Обязанно­стью продавца является одновременно с передачей товара передать покупателю относящиеся к нему.

При приобретении товаров в организациях розничной торговли подотчетным лицом должны быть представлены чек, товарный чек или накладная по форме ТОРГ-12.

В случае если товары приобретаются у физического лица, организация должна составить закупочный акт. Для оформления приемки товаров по качеству, количе­ству, массе и комплектности применяется «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1), который составляется приемной комиссией предприятия-получателя, назначенной при­казом или распоряжением руководителя этого предприятия.

Количество составляемых актов определяется фактической ситуацией. Приемный акт и сопроводительные документы передаются в бухгалтерию. На основании этих документов на счетах бухгалтерского учета в зависимости от порядка оплаты по­ступившего товара отражается стоимость фактически по­ступившего товара.

При установлении расхождений при приемке товарно-материальных ценностей по количеству и качеству офор­мляется «Акт об установленном расхождении по количе­ству и качеству при приемке товарно-материальных ценно­стей» (форма № ТОРГ-2).

Количество экземпляров актов также обосновывается ходя из фактической необходимости (например, 2 экземпляра получателю (в бухгалтерию и в договорно-правовой отдел), 1 экземпляр - поставщику или перевозчику).

В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика осуществляется комиссией и офор­мляется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4). Этот акт служит основа­нием для принятия к учету товаров по неотфактурованным поставкам. В акте фиксируются данные о фактически при­нятых по количеству и качеству товарах.

Приемка товаров на ответственное хранение осуще­ствляется в случае, когда покупатель (получатель) отказы­вается от переданного поставщиком товара. При поступле­нии товаров без согласия покупателя, не предусмотренных договоре, с нарушением условий договора, при отсутствии договорных отношений, а также при поступлении недоброкачественных товаров, он обязан обеспечить сохранность этого товара и незамедлительно уведомить об этом постав­щика. Поставщик обязан вывезти товар, принятый покупа­телем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок. Если поставщик в этот срок не распорядит­ся товаром, покупатель вправе реализовать товар или воз­вратить его поставщику. Расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, под­лежат возмещению поставщиком.