Назначение. Обеспечение централизованного управления номенклатурой государственного органа.

Обеспечение централизованного управления номенклатурой государственного органа.

Ведение номенклатуры осуществляется в БД «Справочник» с помощью классификатора «Номенклатура».

Классификатор «Номенклатура»

Классификатор «Номенклатура» состоит из трех компонентов «Текущая номенклатура», «Все периоды» и «Периоды».

Для заполнения номенклатуры предварительно необходимо создать период номенклатуры. Для этого необходимо в БД «Справочник» в представлении «Период» нажать на кнопку «Новый период» (Рисунок 21).

Рисунок 21 Создание нового периода.

Далее необходимо заполнить форму, указав период номенклатуры (Рисунок 22).

Рисунок 22 Форма номенклатуры.

Создание номенклатуры

1. В БД «Справочник» в представлении «Текущая номенклатура» нажать на кнопку «Дело» (Рисунок 23).

Рисунок 23 БД Справочник представление «Текущая номенклатура».

1. Заполнить в форме «Дело» следующие поля (Рисунок 24):

Рисунок 24 Форма дело.

- подразделение – указывается структурное подразделение ГО;

- номер дела – указывается номер дела;

- литера - указывается литера;

- вид принимаемой документации – указывается вид принимаемой документации (управленческая, научно-техническая или аудиовизуальная);

- период номенклатуры – указывается период номенклатуры;

- тип хранения – указывается тип хранения постоянный или временный;

- срок хранения – указывается срок хранения дела. В случае выбора постоянного типа хранения данное поле не заполняется;

- форма хранения – указывается форма хранения электронная или бумажная;

- признак необходимости решения – указывается значения хранения документов ДМН – до минования надобности, ЭКП – означает, что часть таких документов в установленном законодательном порядке может быть отнесена к составу Национального архивного фона РК с последующей передачей на постоянное хранение в государственный архив, ДЗН – до замены новыми;

- примечание.

Создание номенклатуры с загрузочного файла

В БД Справочник открыть представление «Текущая номенклатура» в меню нажать «Actions» - Загрузить номенклатуру и выбрать файл с номенклатурой (Приложение 1).

Изменение периода номенклатуры

В случае если необходимо изменить период номенклатуры необходимо в БД «Справочник» в представлении «Все периоды» выделить номенклатуру и нажать на кнопку «Изменить период номенклатуры» (Рисунок 25).

Рисунок 25 Изменение периода номенклатуры.