Проектирование структуры организации, как ключевого момента в формировании системы управления человеческими ресурсами.

Формирование системы управления человеческими ресурсами начинается с анализа системы организации труда и выделения рабочих мест. Рабочие места- это исходный материал. Поэтому основой основ при формировании эффективной системы управления человеческими ресурсами является создание грамотной системы распределения труда или иными словами структуры организации. Структура каждой организации уникальна, она зависит от экономических условий, географических и даже политических, в которых функционирует организация. Например, если крупный завод является градообразующим предприятием, то проводить сокращение штата будет чрезвычайно сложно. Так как это вызовет массовую безработицу в регионе и скажется на отношении оставшихся работников к труду. Еще одним фактором, влияющим на структуру компании является ее миссия. Как мы уже говорили - это совокупность основных целей организации. четко выраженная причина существования организации. В науке и практике принято выделять ряд ключевых принципов построения структуры эффективной организации:

1. Распределение работ. Работа выполняемая в организации должна быть определена и распределена по службам, подразделениям, отделам или рабочим командам. Родственные виды деятельности нужно объединять. Но акцент необходимо делать на процессе, а не на иерархии;

2. Дифференциация и интеграция. Следует различать виды деятельности, которые необходимо выполнять, но также необходимо обеспечивать и должное взаимодействие между ними с тем, чтобы организация могла работать единым фронтом на достижение общих целей;

3. Работа в команде. Организация должна быть спроектирована так, чтобы границы отделов не мешали командной работе.

4. Гибкость. Организационная структура должна быть достаточно гибкой, чтобы быстро реагировать на изменения, сложные задачи и неопределенность;

5. Уточнение ролей. Люди должны четко представлять свои роли в качестве отдельных работников и в качестве членов команды.

6. Децентрализация. Полномочия по принятию решений должны быть делегированы как можно ближе к месту выполнения действий;

7. Устранение уровней. Организации следует быть более плоской, устраняя избыточные уровни управления.

Организационное проектирование организации невозможно без организационного планирования- оценка значения структурных изменений в сопоставлении с будущими потребностями и тенденциями развития. Существует множество научных направлений по вопросам проектирования организаций, в частности задействованы области эргономики, психологии, психофизиологии и др.

2.4. Компьютеризация службы управления человеческими ресурсами.

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров (ПК), позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации системы управления человеческими ресурсами. Служба управления человеческими ресурсами, являясь неотъемлемой частью единого процесса управления предприятием, призвана вносить значительный вклад в улучшение результативности деятельности предприятия в целом. Однако в начале третьего тысячелетия, в век Интернета и мобильных технологий, электронных цифровых подписей (ЭЦП) и " электронных денег" встречаются организации и предприятия, специалисты службы управления человеческими ресурсами которых по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Сегодня всевозрастающие требования к оперативности, повышению качества выполнения поставленных перед службой управления человеческими ресурсами задач, с одной стороны, и степень готовности службы к нововведениям, связанным с массовой компьютеризацией, - с другой, приводят к необходимости обучения работе на персональном компьютере как сотрудников службы, так и ее руководство. Руководитель сегодня должен быть не только квалифицированным организатором, специалистом по межличностным отношениям, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение руководителя и специалистов по персоналу сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных (БД). Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т.е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений. Основное информационное накопление, конечно, проводится сотрудниками службы управления человеческими ресурсами, однако руководитель может принимать эффективные решения, если умеет использовать всю информационную базу информационной структуры.

Для уверенной и грамотной работы с автоматизированными системами, предлагаемыми сегодня руководителям и специалистам управления человеческими ресурсами, необходимо освоить основные приемы работы на персональном компьютере с офисными программами фирмы Microsoft Corporation (признанного лидера в разработке подобных программ).

Офисные программы помогают выполнять руководителям и специалистам наиболее типичные виды работ в любой организации:

· обрабатывать различную текстовую документацию (письма, отчеты и др.);

· производить расчет данных, представленных в табличной форме, в графическом виде (отчеты за определенный период времени, учет работы сотрудников и т.д.);

· составлять расписания встреч, телефонных переговоров;

· представлять сведения о лицах, участвующих в совместной работе, и т.д.;

· обеспечивать оперативную связь между сотрудниками;

· оказывать помощь в подготовке к совещаниям, выступлениям руководителя.

Эти работы выполняются с помощью текстового редактора Word 2000, электронной таблицы Excel 2000, органайзера (планировщика) Outlook и электронной почты Интернет, презентационного пакета Power-Point, системы управления базами данных (СУБД) Access 2000.

Из всего многообразия функций по управлению человеческими ресурсами можно выделить:

1. оперативное и полное удовлетворение потребности предприятия в трудовых ресурсах;

2. формирование и поддержание комплекса организационных условий, необходимых для исполнения работниками возложенных на них функций;

3. обеспечение оптимального уровня взаимодействия кадровых служб с другими структурными подразделениями предприятия. И все эти функции распадаются на основные направления деятельности управления человеческими ресурсами:

· перспективное и текущее планирование потребности в кадрах управления, их движение, подбор, расстановка; организация подбора, расстановки и воспитания кадров; систематическое изучение качеств работников (профессиональных, деловых);

· учет кадров (оперативный, статистический);

· разработка мероприятий по повышению квалификации кадров;

· разработка и предоставление руководству необходимой отчетности и т.д.

Необходимо отметить, что в большинстве своем в службе управления человеческими ресурсами имеется развитая информационная структура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обеспечение, о чем свидетельствует большой спрос на автоматизированные кадровые системы, разработкой которых занимаются многие известные отечественные фирмы, позволяющие реализовывать основные функции по кадрам и делопроизводству. Эти системы обеспечивают:

- оперативность контроля и гибкость управления;

- возможность получения полных данных о структуре предприятия; позициях штатного расписания и сотрудниках;

- контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемость на разработку отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д. Об автоматизации деятельности по управлению человеческими ресурсами в России начали говорить сравнительно недавно. Последние пять лет производители программного обеспечения начали в массовом порядке переориентироваться с систем кадрового учета на системы управления человеческими ресурсами. Пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала " human recourses management". Собственно, кадровый учет теперь является лишь одной из множества подсистем управления человеческими ресурсами.

Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления человеческими ресурсами можно разделить на два направления.

Разработка систем автоматизации учетных кадровых функций, включающих задачи:

· учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности;

· возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

· настраиваемость системы на структуру предприятия, разработку отчетной документации.

Разработка экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления человеческими ресурсами - анализ и управление мотивацией, построение карьерограмм, психологическое тестирование, планирование расходов на персонал и т.д. Качество автоматизации кадрового учета остается наиважнейшим фактором как при выборе, так и при создании системы. Кадровый учет является краеугольным камнем управления человеческими ресурсами, наиболее затратной его частью из-за больших объемов ввода первичных данных. Даже относительно небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения точности, возможности оперативной корректировки вводимых данных.

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами, разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков. Претерпел существенные изменения функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально-распределенных и холдинговых структур, упростилась настраиваемость систем и т.д. Слабым звеном в автоматизации кадровой работы является одна из составляющих кадрового учета - работа с бумажными документами.

Практически каждая из операций кадрового учета требует работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета (с точки зрения бумажного документооборота) можно разделить на: