Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Докладная записка






 

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

- внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения,

- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1, 5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Пример 1

 

Угловое расположение реквизитов Продольное расположение реквизитов
  Наименование Адресат структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   _______ № ________   заголовок к тексту     Наименование структурного подразделения   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   ________ № ________   Адресат заголовок к тексту

 

 

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога " о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: " о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Пример 3

 

Отдел рекламы Генеральному директору

ООО " Мечта"

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В.Л. Горюнову

 

20.01.2006 № 10

 

о командировании специалистов

для участия в семинаре

 

В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО " Экспо" официальным приглашением сотрудникам ООО " Мечта" посетить организуемый ООО " Экспо" международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006 следующих специалистов: маркетолога Короткова A.M. и художника-дизайнера Сорокину А.В.

 

Начальник отдела М.Ю. Железнов

Внешняя докладная записка

 

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

 

Пример 4

 

Правительство Москвы Префекту Северного

Департамент инвестиционных Административного округа

программ строительства М.М. Момонову

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

27.02.2006 № 03-04/6

 

Москва

 

Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры А.В. Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы, приходит недостаточно подготовленным, возложенные поручения выполняет не в полном объеме, а 22.02.2006 отсутствовал на совещании.

 

Прошу принять соответствующие меры.

 

Руководитель департамента А.В. Саленцева

 

Служебная записка

 

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как " Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять " Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 " УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Справка

 

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

- аналитическими,

- отчетными или

- информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

- внешними и

- внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

Пример 6

 

Общество с ограниченной ответственностью " Леда"

Генеральному директору

Отдел кадров А.А. Вишнякову

СПРАВКА

 

03.04.2006 № 117

Москва

об использовании трудовых ресурсов

за 1 квартал 2013 г.

 

Наименование показателей Количество
Число фактически отработанных человеко-часов раб ОТК ами (без совместителей и работников не списочного состава) 24120 челове- ко часов
Численность совместителей, принятых из других предприятий, чрежд учреждений, организаций нет
Численность работников, выполнявших работы по договорам подряда и д и другим договорам гражданско-правового характера нет
Численность всех работников в среднем за отчетный период 67 человек

 

Начальник отдела А.В. Петухов

Инспектор отдела Л.В. Лопухова

 

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

- полноты и достоверности фактов и сведений;

- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

- точности датирования;

- соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа " настоящая справка", " действительно работает" и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

 

Пример 7

 

НОУ ВПО " Московский институт юриспруденции"

 

СПРАВКА

 

01.03.2013 № 18

 

Москва

 

Иванова Ирина Петровна работает старшим преподавателем кафедры " Документоведения" Московского института юриспруденции по совместительству с 01.04.2005 года.

 

Справка выдана для представления по основному месту работы.

 

Ректор института B.C. Кириллов

Начальник отдела кадров А.Ю. Борисова

 

Основной обмен документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

 

Лекция 6.

Осуществление кадровой политики в организации, как основа кадрового планирования.

Кадровая политика - это система взглядов, требований, норм, принципов, ограничений, определяющих основные направления, формы и методы работы с человеческими ресурсами. Ее целью является сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, создание высокопроизводительного коллектива, благоприятных экономических, социальных и психологических условий его деятельности.

Рассмотрим основные виды кадровой политики:

1. По направленности (вовне или вовнутрь организации);

2. По объектам (организационная деятельность, численность и структура персонала, занятость и т.д.)

3. По характеру реализации:

- пассивная, руководство не владеет кадровой ситуацией;

- реактивная, службы по управлению человеческими ресурсами располагают всеми необходимыми средствами контроля и анализа кадровой ситуации;

- превентивная, есть прогнозирования кадровой ситуации, но нет целевых программ ее развития;

- активная, руководство обладает всеми средствами прогнозирования, диагностики, планирования потребности в персонале;

- авантюристичная, службы управления человеческими ресурсами не располагают средствам диагностики и прогнозирования, поэтому нет тенденции развития.

4. По степени открытости:

- открытая, предполагает прием на работу всех кто обладает необходимой квалификацией;

- закрытая, прием новичков осуществляется только на низовые должности и замещение высших должностей только своими людьми.

Для осуществления кадровой политики необходимо осуществить ряда мероприятий:

1. Согласование целей и принципов работы с человеческими ресурсами с принципами и целями функционирования организации в целом.

2. Анализ, оценка положения дел в сфере управления человеческими ресурсами.

3. Формирование кадровых программ, процедур, мероприятий с учетом настоящей и прогнозируемой в будущем ситуации.

В условиях рыночной экономики один из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия — обеспечение высокого качества кадрового потенциала. Сутью же кадровой политики является работа с человеческими ресурсами, соответствующая концепции развития организации. Кадровая политика — составная часть стратегически ориентированной политики организации. Цель кадровой политики — обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда.

Необходимо иметь в виду, что работа с человеческими ресурсами не начинается с вакансии и не заканчивается приемом на работу. Процесс работы с человеческими ресурсами должен быть построен так, чтобы кратчайшим путем приходить к желаемому результату в отношении любого вопроса или проблемы в кадровой сфере. Так, в ходе формирования кадровой политики, в идеальном случае, должно происходить согласование следующих аспектов:

· разработка общих принципов кадровой политики, определение приоритетов целей;

· организационно-штатная политика — планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения;

· информационная политика — создание и поддержка системы движения кадровой информации;

· финансовая политика — формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда;

· политика развития персонала — обеспечение программы развития, профориентация и адаптация сотрудников, планирование индивидуального продвижения, формирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации;

· оценка результатов деятельности — анализ соответствия кадровой политики и стратегии организации, выявление проблем в кадровой работе, оценка кадрового потенциала (центр оценки и другие методы оценки эффективности деятельности).

Рассмотрим процесс формирования кадровой политики в организации. Так, у части уже давно функционирующих организаций (на отечественном рынке это свойственно предприятиям, тесно работающим с иностранными партнерами, и иностранным представительствам) существует документально закрепленное представление о кадровой политике предприятия, кадровых процессах, мероприятиях и нормах их осуществления. У другой части организаций представление о том, как работать с человеческими ресурсами, существует на уровне понимания, но не закреплено документально, или находится в стадии формирования. Если мы создаем предприятие и заинтересованы в том, чтобы кадровая политики проводилась осознанно, то необходимо осуществить ряд этапов по проектированию кадровой политики.

Этап 1.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.