Тема 2. Формирование дел и оперативное хранение документов и дел

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 формированием дел называется «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».

В п. 30 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) обозначено: «Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения».

В отечественной системе делопроизводства разработаны чёткие правила формирования документов в дела. Их соблюдение способствует созданию оптимальных условий для использования документов на стадии делопроизводства и в последующий период их архивного хранения.

Требования к формированию документов в дела изложены в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов (1986), Основных правилах работы архивов организаций (2002), Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009). Порядок формирования дел конкретной организации, специфика формирования отдельных категорий дел излагается в её инструкции по делопроизводству. Важными нормативными актами, способствующими правильному формированию документов в дела, являются типовые, ведомственные, примерные перечни документов, а также типовые и примерные номенклатуры дел.

Приступая к изучению темы, необходимо обратить внимание на определение термина «дело». В соответствии с упомянутым терминологическим стандартом дело – это «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку». Формирование дел начинается с начала года. Эта работа включает ряд операций:

-заведение папок в соответствии с количеством, обозначенным в номенклатуре;

-оформление обложки дела – вынесение названия организации, названия структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела из номенклатуры, срока хранения дела, обозначенного в номенклатуре, для дел постоянного и долговременного сроков хранения - дата начала дела (по времени включения в папку первого документа);

-раскладка документов по делам (ежедневно в течение года);

-систематизация документов внутри дела.

Дело считается заведённым после помещения в него первого исполненного документа.

Формирование дел в организациях может осуществляться централизованно и децентрализованно. Централизованно дела формируются в небольших организациях. В этом случае данной работой занимается секретарь. Централизованно, в службе конфиденциальной документации, формируются конфиденциальные документы. В крупных организациях подобная работа осуществляется децентрализованно, в структурных подразделениях. В службе ДОУ таких организаций (в канцелярии, секретариате, общем отделе) формируются дела, в состав которых входят документы, поступившие на имя руководителя или созданные им.

Ответственность за правильное формирование дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Контроль над соблюдением правил формирования дел в организации осуществляется руководителем службы ДОУ и руководителем архива организации, а также сотрудниками государственного или муниципального архива, источником комплектования которого является данная организация.

Необходимо запомнить основные требования к формированию дел:

-в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел, предусмотренных номенклатурой. Если в течение года в организации появляются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, то они формируются в самостоятельные дела. Основанием для такой группировки являются заголовки дел, внесённые в номенклатуру под резервными номерами;

-недопустимо формировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов;

-в дела помещаются только исполненные документы. Сотрудники, занимающиеся формированием дел, должны проверить правильность оформления документов: наличие дат, подписей, регистрационных индексов, от меток о снятии документа с контроля;

-не включаются в дело документы с пометкой «подлежат возврату»;

-документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела. Отсюда, например, исходит требование формировать отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу, годовые и квартальные планы (отчёты);

-дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает указанный объём, то его делят на тома. В таком случае дело имеет общий заголовок, но к нему добавляется номер тома;

-документы могут подшиваться в дело вместе с приложениями к ним, если, во-первых, совпадают сроки их хранения, во-вторых, если объём дела не превышает допустимую норму. Если какое-либо требование не выполняется, то документы-приложения формируются отдельно от основного документа: приказы – отдельно от оснований для их издания (заявлений, докладных записок), протоколы - отдельно от решений;

-ксерокопии факсограмм и телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

-в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти исполненные и законченные производством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела;

-дела формируются за календарный год за исключением переходящих дел, документов учебных заведений, театров.

К систематизации документов внутри дела также предъявляются определённые требования, что обусловлено необходимостью быстрого поиска документов на стадии их оперативного хранения и последующего использования. Известны следующие признаки систематизации документов:

-хронологический;

-вопросно-логический;

-нумерационный;

-алфавитный.

По хронологическому признаку располагаются документы, сформированные по номинальному признаку, например: приказы, протоколы, акты.

По вопросно-логическому признаку – переписка: письмо-ответ следует за письмом-запросом. Следует обратить внимание на то, что при систематизации переписки вопросно-логический принцип выступает в сочетании с хронологическим: документы располагаются по хронологии писем-запросов, за каждым письмом-запросом помещается письмо-ответ.

По нумерационному признаку располагают такие документы как квитанции, накладные, которых за один рабочий день может быть создано значительное количество.

В алфавитном порядке по фамилиям авторов, корреспондентов, по географическим названиям, названиям объектов, например: алфавитные карточки, лицевые счета.

Существует некоторая специфика группировки отдельных категорий документов в дела:

-распорядительные документы формируются в дела по видам (приказы, указания, решения, распоряжения), внутри дел – по хронологии;

-приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

-приказы по личному составу о приёме, перемещении, увольнении, поощрении, смене фамилии группируются отдельно от приказов о командировках, взысканиях;

-уставы, положения, инструкции формируются в самостоятельные дела, если они не являются приложением к распорядительным документам, которыми утверждаются;

-документы коллегий формируются в разные дела: в одно - протоколы и решения, в другое – документы к заседаниям (повестка дня, доклады, проекты решений и т.п.);

-утверждённые планы, отчёты сметы лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов;

-документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по датам поступления;

-предложения, заявления, жалобы граждан формируются отдельно от общей переписки.

Изучая данную тему, следует остановиться и на вопросе, связанном с хранением документов и дел в структурных подразделениях.

Документы, находящиеся на стадии исполнения, хранятся в специальных папках, на которых обозначаются надписи «На подпись», «На отправку», «На исполнение» и др. В течение дня папки находятся на столе у исполнителя, а после окончания рабочего дня убираются в стол.

Исполненные документы помещаются в папки-скоросшиватели, папки с мягкой системой крепления, папки-регистраторы. Для дел с постоянным или долговременным сроком хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления. В них документы располагаются в хронологической последовательности, поэтому необходимость в пересистематизации дел в конце года отпадает.

Дела, находящиеся на стадии делопроизводства, могут размещаться в сейфах (конфиденциального характера), в шкафах с неподвижными секциями или в шкафах-регистраторах, имеющих ряд самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Чтобы обеспечить быстрый поиск необходимых дел, на их корешках обозначают делопроизводственный индекс, присвоенный делу по номенклатуре. Сами дела располагают на полках вертикально. Порядок расположения дел должен полностью соответствовать номенклатуре.

Необходимо уяснить, что завершённые дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трёх лет, а затем передаются в архив организации. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) находятся в структурных подразделениях до их выделения к уничтожению.

Дела могут выдаваться во временное пользование: другим подразделениям - с разрешения руководителя службы ДОУ под расписку на срок не более одного месяца, сторонним организациям – на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ по акту. На выданные дела заводится карта-заместитель.

Контрольные вопросы

1.Что понимают под «формированием дел»?

2.В соответствии с каким нормативным актом формируются дела в организации?

3.Назовите операции, с которых начинается формирование дел в организации?

4.С какого момента дело считается заведённым?

5.Что понимается под децентрализованной системой формирования дел в организации?

6.Кто осуществляет контроль над соблюдением правил формирования дел в организации?

7.Перечислите требования, предъявляемые к формированию дел в организации.

8.За какой период времени формируется дело в организации?

9.Назовите признаки систематизации документов в деле.

10.В чём заключается специфика группировки в дела приказов, уставов, протоколов?

11.Как осуществляется хранение документов, находящихся на стадии исполнения?

12.В течение какого времени хранятся дела в структурных подразделениях до их сдачи в архив организации?

13.На какой срок выдаются дела подразделениям организации и сторонним организациям во временное пользование?