Тема 3. Оформление дел.

От качественного оформления дел зависит не только сохранность документов, но и обеспечение их быстрого поиска. Оформление дел начинается в начале года при формировании документов в дела и завершается в конце года при проведении работ по подготовке дел к сдаче на хранение в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых ещё не истекли, остаются в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения и дополнительной обработке не подвергаются. Описи дел на них не составляются.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подвергаются полному оформлению, которое включает:

-подшивку дел или их переплёт;

-нумерацию листов дела;

-составление и оформление листа-заверителя дела;

-составление и оформление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

-оформление обложки дела.

На эти дела составляются описи дел.

Оформление дел осуществляется службой ДОУ, работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации.

Пред подшивкой или переплётом проверяется систематизация листов в деле. Если документы были помещены не в папку с мягкой системой крепления, а в папку-скоросшиватель, то проводится пересистематизация документов. Их нужно переложить таким образом, чтобы документы, заведённые в начале года, располагались сверху, а документы, заведённые в конце года, завершали дело.

Перед подшивкой документов в начало дела при необходимости помещается бланк внутренней описи документов дела (Приложение 7).

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, а необходимость в ней возникает, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхнюю часть листа.

В конец дела в обязательном порядке подшивается чистый бланк листа-заверителя (Приложение 8). Для бланка листа-заверителя следует использовать лист бумаги формата А4, так как он служит не только для закрепления информации о количестве листов, особенностях формирования и нумерации, но и может являться в течение определённого времени средством обеспечения сохранности последнего листа дела при поражения обложки грибком. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твёрдую картонную обложку в 4 прокола или переплетаются. При подшивке (переплёте) дел следует обращать внимание на то, чтобы текст слева был читаем, иначе, при необходимости снять копию с какого-либо документа, нужно будет расшивать дело. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепки из документов удаляются.

Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты, удостоверения), их следует поместить в конверт, который и будет подшит в дело. При наличии большого количества подобных документов, они изымаются из дела, и на них составляется самостоятельная опись.

Чтобы обеспечить сохранность листов в деле, закрепить порядок расположения документов дела, все листы дела, кроме внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются самостоятельно. Иллюстративные документы (фотографии, чертежи, диаграммы), подшитые в качестве самостоятельных листов, нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа. Неформатные листы (А3, А2) подшиваются за один край, нумеруются как и лист А4 – в правом верхнем углу. Для хранения в деле неформатные листы заворачиваются таким образом, чтобы не выходить за границы обложки. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками, марками и др.) нумеруется как один лист, но если те же документы подклеены к основному листу одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно. Чистые листы в деле не нумеруются. Если в дело подшит конверт с вложениями, то вначале нумеруется конверт, а затем, очередными номерами, - вложения.

Если в деле выявлено большое количество ошибок при нумерации, то листы в деле перенумеровываются. При этом старые номера зачёркиваются, а рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, который подклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки (аналогичным образом поступают, если дело первоначально было подшито или переплетено без листа-заверителя). Старый лист-заверитель зачёркивается, но сохраняется в деле. Внутренняя опись и лист-заверитель заполняются после завершения нумерации листов в деле.

Далее приступают к оформлению обложки дела. Обложка также составляется по унифицированной форме (Приложение 9)

Наименование и код государственного или муниципального архива, в который должны по истечении определённого времени поступить документы, заполняются в самом архиве. В архиве организации номер фонда в архивном шифре указывается карандашом. Окончательный номер фонду будет присвоен и обозначен в государственном или муниципальном архиве при поступлении документов.

Наименование организации на обложке должно соответствовать наименованию, которое носила организация в данный период. Если наименование менялось в течение года, то прежнее наименование заключается в скобки, а новое обозначается ниже. Аналогичным образом поступают при изменении наименования структурного подразделения.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

В заголовок дела, обозначенный в номенклатуре, вносятся необходимые уточнения исходя из фактического состава и конкретного содержания документов, и после этого он выносится на обложку.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку выносится общий заголовок и номер тома.

В заголовках дел, содержащих копии документов, в конце заголовка после точки с заглавной буквы пишется слово «Копии».

При обозначении крайних дат на обложке число и год пишется арабскими цифрами, а месяц – прописью. Если дело было начато в производстве одной организации, а завершено в другой, то дата на обложку такого дела представляется в виде дроби. Так, если первый документ, включенный в дело при его заведении, датирован 12 января 2009 г., 15 мая 2009 г. дело было передано в другую организацию, а последний документ, помещенный в дело во второй организации, датируется 29 декабря 2009 г., то дата будет выглядеть следующим образом:

12 января

-------------- - 29 декабря 2009 г

15 мая

Количество листов в деле выносится на обложку с листа-заверителя. Сроки хранения обозначаются на основе номенклатуры дел, например: «Хранить 75 лет», «Хранить постоянно».

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Передача дел осуществляется по описям в соответствии с графиком, составленным руководителем архива и утверждённым руководителем организации.

Особое внимание нужно обратить на сроки передачи дел: не ранее, чем через год и не позднее, чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (см. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Контрольные вопросы

1.Какие дела подлежат полному оформлению?

2.Что включает в себя полное оформление дел?

3.Какие требования нужно соблюдать при подшивке дел?

4.Какие функции выполняет внутренняя опись документов в деле?

5.Какие функции выполняет лист-заверитель дела?

6.Как следует поступить, если дело подшито без бланка листа-заверителя?

7.Назовите основные требования, предъявляемые к нумерации листов в деле.

8.Какие информационные характеристики о составе и содержании документов выносятся на обложку дела?

9.Как долго дела могут храниться в структурных подразделениях организации до их сдачи в архив?