Тема 1. Организация документооборота

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Главным требованием, которое предъявляется к организации документооборота, является оперативность прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В любой организации по отношению к управленческой системе выделяют три документопотока:

- входящий (документы, поступающие в организацию);

- исходящий (документы, отправляемые из организации);

- внутренний (не выходящие за пределы организации).

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой маршрут движения. Маршруты движения и операции, производимые с документами в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов. Для анализа и фиксации движения документов могут составляться графические оперограммы, табличные маршрутно-технологические карты, документограммы, схемы документооборота.

Изучая параметры документооборота, следует обратить внимание на его качественные и количественные характеристики, предлагаемые современными специалистами.

Качественные характеристики связаны с:

-системой ДОУ – автоматизированной, традиционной, смешанной;

-характеристикой состава и содержания документов, включенных в документопотоки;

- направленностью и периодичностью движения документов;

-со степенью организованности движения документов (маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута).

К количественным характеристикам относятся:

-объём документооборота;

-объём определённых групп документов;

-плотность документопотока (количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени).

Важнейшей количественной характеристикой документооборота является объём документооборота – «количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период» (ГОСТ Р 51141-98). Основным принципом при подсчёте объёма документооборота является однократность учёта каждого документа. Период, за который ведётся подсчёт, определяется инструкцией по делопроизводству (месяц, год, квартал). По результатам подсчёта составляется справка (сводка) данных.

Следует обратить внимание на практическую значимость этой работы. Результаты подсчёта документооборота могут использоваться при расчёте численности работников службы ДОУ, определении степени загруженности должностных лиц и подразделений, служить аргументом в пользу приобретения оргтехники.

Далее необходимо изучить этапы движения и обработки документов. В ГСДОУ применительно к работе с традиционными и машиночитаемыми документами (следует учитывать уровень автоматизации в СССР в конце 1980-х годов) были выделены следующие этапы:

-приём и первичная обработка;

-предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация;

-рассмотрение руководством и доставка исполнителям;

-обработка и отправка.

Порядок работы с традиционными документами, входящими в разные документопотоки, не утратил своей актуальности и в настоящее время, что нашло отражение в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009). Тем не менее, следует отметить, что в настоящее время в условиях развития компьютерных технологий подразделения организаций могут получать документы и минуя экспедицию (канцелярию). Однако о переходе к электронному документообороту в масштабах страны можно будет говорить лишь при условии решения проблемы обеспечения юридической силы документов, поступающих и отправляемых при помощи информационно-вычислительных сетей.

Обработка традиционных входящих (поступающих) документов начинается с приёма и первичной обработки документов. Целью этого этапа является фиксация факта поступления документов в организацию и обеспечение их передачи по назначению. Данная операция осуществляется экспедицией, канцелярией, общим отделом, секретарём в день поступления корреспонденции или на следующий день при условии её поступления после окончания рабочего дня, а также в нерабочие дни.

При первичной обработке в первую очередь проверяется правильность доставки и целостность упаковки, наличие документов и приложений к ним. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату конверты с грифом «Лично», «Конфиденциально», корреспонденция, адресованная общественным организациям, документы на машинных носителях (магнитные диски, компакт-диски). После вскрытия конверты уничтожаются. Исключение составляют конверты, в которых находились документы без обозначения даты, личного характера без отметки «Лично», обращения граждан. Не уничтожаются и конверты, при получении которых необходима доплата почтовых расходов.

На полученных документах (в том числе и по факсу) проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер и дату поступления (при необходимости - часы и минуты).

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (письма-приглашения, поздравления, извещения, буклеты, прайс-листы, каталоги, программы, бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии), чистые бланки, сообщения о встречах, переговорах). В инструкцию по делопроизводству организации должен быть включен перечень нерегистрируемых документов.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется с целью распределения поступивших документов на следующие группы:

-требующие резолюции руководителя;

-направляемые непосредственно в структурные подразделения;

-обращения граждан;

-с пометкой «Лично», «Конфиденциально»;

-в адрес общественных организаций.

Эта операция проводится квалифицированным сотрудником службы ДОУ на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются документы, адресованные непосредственно подразделениям и должностным лицам. Документ, предназначенный нескольким подразделениям, передаётся им поочерёдно или одновременно в копиях.

Руководителю передаются документы вышестоящих организаций, иных государственных органов, а также документы по принципиальным вопросам деятельности. В крупных организациях на рассмотрение руководителя может поступать до 30% поступающих документов, в небольших и средних – от 10 до 20%.

После рассмотрения документа руководителем и проставления им резолюции работник службы ДОУ переносит резолюцию в регистрационную форму, а затем передаёт документ исполнителю. Документ, предназначенный для исполнения нескольким исполнителям, передаётся ответственному исполнителю (его фамилия указана в резолюции первой), а он решает, каким образом будет организовано исполнение документа: его поочерёдной передачей или путём размножения.

В современных организациях при внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть официально закреплён способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или на традиционном бумажном носителе.

Для обычной корреспонденции в службе ДОУ используются сортировальные ячейки с маркировкой для каждого подразделения. Документы из ячеек в определённое время забирают сотрудники. Конфиденциальные и срочные документы разносятся сотрудниками службы ДОУ и вручаются исполнителям под расписку

Документ должен быть передан на исполнение в день поступления в организацию. Передача документа исполнителю на следующий день возможна, если он поступил в организацию в нерабочее время.

Порядок работы с исходящими документами включает:

-подготовку проекта документа;

-оформление и согласование;

-удостоверение;

-регистрацию;

-отправку.

Проект документа готовится исполнителем. Согласование документа может быть внутренним (с руководителями структурных подразделений и специалистами своей организации) и внешним (с другими организациями). В первом случае оно оформляется визами, во втором – грифами согласования. Последовательность согласования закрепляется в нормативных актах по делопроизводству организации (табеле унифицированных форм документов, маршрутно-технологических картах).

Наличие локальной компьютерной сети в современных организациях позволяет одновременно всем заинтересованным сотрудникам осуществлять работу по редактированию и визированию документа.

На следующем этапе документ подписывается руководством. После подписания он передаётся в службу ДОУ для регистрации и отправки.

Служба ДОУ осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Централизованно службой ДОУ осуществляется сортировка, упаковка, оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы на машинных носителях принимаются на отправку в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма.

Документы, поступающие для отправки, должны быть отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Порядок работы с внутренними документами на этапах их подготовки и оформления совпадает с порядком работы с исходящими документами, а на этапе исполнения – с порядком работы с входящими документами. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Соблюдение порядка работы с входящими, исходящими и внутренними документами влияет на скорость их перемещения, а значит и на организацию управленческой деятельности в целом.

В целях определения загруженности сотрудников, оптимизации их штатной численности, выявления потребностей в совершенствовании технической оснащённости службой делопроизводства осуществляется подсчёт объёма документооборота. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009) объём документооборота зарегистрированных документов определяется по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учёта количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объёме документооборота не учитываются. При учёте исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ

Учёт копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учётным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчёта потребности в новом оборудовании, нормировании труда персонала бюро и определения его численности. Нерегистрируемые документы можно учесть только при физическом подсчёте.

В настоящее время в связи с увеличением объёма информации и, как следствие, - объёма документов, главной проблемой управления традиционным документооборотом является невозможность централизованно отслеживать движение документов в организации в реальном режиме времени. Модернизация традиционной сферы документооборота осуществляются на основе внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Целесообразность внедрения различных СЭД требует особого осмысления и решается организациями самостоятельно в каждом конкретном случае.

Как уже отмечалось, 15 июня 2009 г. вышли Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в которые в качестве самостоятельного включен раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Основные положения указанного раздела Правил сводятся к следующему:

-электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;

-для их подписания используются электронные цифровые подписи (ЭЦП), используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке;

-при рассмотрении и согласовании электронных документов в системе СЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭЦП не используется;

-приём и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства;

-при получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭЦП;

-при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и исполнителям, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в подразделе 3.6 особенности работы с электронными документами рассмотрены более подробно(Приложение 1).

Рост объёмов создаваемых документов в связи с развитием научно-технического прогресса, расширением производства, международного сотрудничества, усложнением процессов управления является объективным и характерен для всех организаций. Но существует и ряд субъективных причин роста объёма документооборота в организации, на которые следует обратить особое внимание:

-отсутствие локальных нормативно-методических актов, регламентирующих сферу документирования, которое ведёт к созданию документов низкого качества с точки зрения их оформления, составления текстов, а также к использованию неразрешенных к применению форм;

-некомпетентность управленческого персонала, принятие неверных вариантов решения и их последующее исправление;

-некачественное выполнение заданий, срыв сроков их исполнения и просьбы о переносе этих сроков;

-ущемление прав подведомственных организаций, структурных подразделений, должностных лиц в выполнении ими задач, входящих в их компетенцию, что способствует созданию новых комплексов документов, содержащих просьбы, разъяснения.

Их следствием является создание новых документов, в которых учитываются недостатки предыдущих.

Главным условием сокращения объёма документооборота в организации являются:

-регламентация разрешенных к применению форм документов;

-повышение качества документов как носителей информации;

-построение эффективных информационно-поисковых систем, обеспечивающих быстрый поиск документов;

-регламентация потоков традиционных и электронных документов;

-повышение профессионализма и исполнительской дисциплины сотрудников, в том числе в вопросах, связанных с документированием деятельности.

Контрольные вопросы

1.Какие документопотоки существуют в организациях?

2.Какие документы относятся к числу входящих (поступающих)?

3.Назовите качественные характеристики документооборота.

4.Назовите количественные характеристики документооборота.

5.Назовите этапы движения и обработки документов.

6.Что входит в понятие «предварительное рассмотрение документов»?

7.Чем заканчивается первичная обработка документов?

8.Какими правами наделён работник службы ДОУ при получении документов от структурных подразделений для отправки?

9.Имеет ли право служба ДОУ осуществить проверку подлинности ЭЦП?

10.Назовите пути сокращения объёма документооборота в организации.

11.С кокой целью осуществляется подсчёт объёма документооборота?

12.Какие документы учитываются в объёме документооборота?