Тема 3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов является важнейшей функцией управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Вопросы, касающиеся этапов контроля, сроков исполнения, организации контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов были освещены в основных положениях ГСДОУ и взяты за основу организациями в их практической деятельности.

Приступая к изучению темы, в первую очередь необходимо остановиться на двух моментах: сроках исполнения документов и направлениях контроля.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента фиксации их поступления.

Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами, например: в Федеральном законе от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» прописаны сроки рассмотрения запросов – 30 дней со дня регистрации с допустимым 15-дневным продлением; пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение семи дней со дня регистрации запроса.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих документов (например, в приказах) или определяться руководителем в резолюции. Изменение типовых сроков исполнения производится только после принятия нового законодательного или нормативного акта, а индивидуальных - руководителями, которые их установили.

Различаются два направления контроля: контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов и контроль сроков исполнения. Первый вид контроля осуществляется руководителями и специалистами, второй – службой ДОУ, однако в ряде организаций и тот и другой вид контроля может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя.

Осуществляя контроль исполнения по существу, руководители и специалисты проверяют полноту исполнения задания, ответа на запросы, соответствие форм созданных документов их содержанию. Осуществление этого вида контроля входит в их должностные обязанности.

В службе ДОУ или специальной службе контроля, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., контролируются своевременность исполнения документов, качество оформления документов с точки зрения соответствия утверждённой в установленном порядке инструкции по делопроизводству организации. Однако необходимо отметить, что в настоящее время специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников службы ДОУ.

В отдельных случаях по решению руководства ведение срокового контроля может быть возложено и на сотрудника, не входящего в состав службы делопроизводства, или оставлено руководителем за собой. В небольших организациях работа по осуществлению срокового контроля возлагается на секретаря.

Контролируемые документы делятся на две группы:

-документы, сроки исполнения которых контролируются в службе ДОУ (распорядительные документы руководства, вышестоящей организации и др.);

-документы, сроки исполнения которых контролируются в соответствующих подразделениях (бухгалтерские, плановые, по материально-техническому снабжению и др).

Для правильной организации срокового контроля в организациях разрабатывается Перечень документов, подлежащих контролю в службе ДОУ, который включается в Инструкцию по делопроизводству.

Далее необходимо приступить к изучению этапов контроля, которые были в своё время прописаны ещё в ГСДОУ.

Контроль исполнения включает следующие этапы:

-постановка документа на контроль;

-проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

-снятие документа с контроля;

-учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов;

-информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов.

Постановка документа на контроль возможна только после его регистрации. На самом документе при этом делается отметка о контроле в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 (п.3.19, рис.А1, А2).

Если в организации нет автоматизированной системы регистрации и контроля исполнения документов, то для контроля используют один экземпляр РКК, заполненный при регистрации. Если в организации используется журнальная форма регистрации, то РКК заполняется на данном этапе.

РКК можно заполнить как на компьютере, так и вручную. Один экземпляр карточки при традиционном ведении контроля остаётся с службе ДОУ, а другой следует направить исполнителю для ведения контроля в подразделении.

На каждое контролируемое поручение составляется отдельная карточка или, при условии использования автоматизированной системы, заполняется самостоятельная экранная форма.

РКК или её экранная форма представляют собой входной формат контрольной системы и являются техническим средством контроля исполнения документов.

Контрольный массив организуется по срокам исполнения (по дням текущего месяца, по месяцам текущего года и т.д.).

Своевременность доведения документов до исполнителей является важным условием исполнения документа. В условиях работы с традиционными документами работник службы ДОУ, на которого возложена передача документов исполнителям, передаёт исполнителю документ с двумя экземплярами РКК. Один из этих экземпляров останется в подразделении, а другой, с росписью исполнителя, возвращается в службу ДОУ. Этот второй экземпляр является доказательством своевременного вручения документа исполнителю. Он помещается в раздел сроковой картотеки, который может называться «Контролируемый массив» или «Неисполненные документы».

Если в исполнении документа задействовано несколько исполнителей, то подлинник передаётся ответственному исполнителю, а остальным могут вручаться копии.

При пересылке документа для исполнения в подведомственную организацию вместе с ним пересылается два экземпляра РКК. Один экземпляр при этом остаётся в контрольной картотеке в службе ДОУ до исполнения документа. После исполнения один экземпляр из подведомственной организации возвращается с указанием содержания исполнения и даты и помещается в раздел картотеки «Исполненные документы».

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения осуществляются на всех этапах. Эта работа необходима для того, чтобы исполнитель не забывал о приближающихся сроках исполнения документов. С этой целью служба ДОУ может проводить устные (например, по телефону) или письменные (например, рассылка напоминаний) проверки. В ГСДОУ обозначены следующие сроки проверки хода исполнения документа:

-заданий последующих лет – не реже одного раза в год;

-заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

-заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Вся информация о ходе исполнения документа фиксируется в контрольном массиве (если речь идёт о традиционной РКК, то – на её оборотной стороне).

Снятие документа с контроля возможно, когда вопросы, поставленные в документе, решены по существу. Снять документ с контроля может должностное лицо, поставившее его ранее на контроль, или ответственный исполнитель после выполнения задания. При этом на самом документе проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а в самом контрольном массиве (карточке, базе данных) проставляется отметка о снятии документа с контроля. РКК исполненного документа изымается из раздела «Контролируемый массив» и помещается в раздел «Исполненные документы».

Если служба ДОУ (контроля) устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Окончательное решение о снятии документа с контроля остаётся за руководителем.

Учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов проводятся службой ДОУ (контроля) по распоряжению руководителя, но не реже одного раза в месяц. Сами контрольные формы также устанавливаются руководством по представлению службы ДОУ. В условиях традиционной обработки документов используются чаще всего месячные сводки, в которых указываются:

-общее количество документов, находящихся у исполнителя;

-количество документов, исполненных с опережением;

-количество документов, исполненных в срок;

-количество документов, исполняемых в срок;

-количество документов с продлённым сроком исполнения;

-количество неисполненных в срок документов;

-причины задержек исполнения документов.

Подобные сводки могут составляться по подразделениям, исполнителям, организации в целом.

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов является заключительным этапом контроля исполнения. На основе анализа представленных данных в организации принимаются меры по повышению исполнительской дисциплины.

Особое внимание следует обратить на характерные причины неисполнения документов в срок: высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей, недисциплинированность исполнителей, слишком сжатые сроки исполнения, нерациональная система документооборота, отсутствие или недостаток современных технических средств.

Внедрение в сферу делопроизводства автоматизированных систем позволяет службе ДОУ осуществлять работу по контролю исполнения на более высоком уровне. Автоматизированные системы позволяют вести сроковый контроль с момента регистрации документа, в кратчайшие сроки получать данные об исполнительской дисциплине, оперативно отслеживать перемещения документа.

Необходимо отметить, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливая общие требования к управлению документами в организациях, определяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения.

В соответствии с этим стандартом «контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

а)определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

в)распределяет между исполнителями ответственность за действия;

с)фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям» (п. 9.8.2).

О контроле местонахождения в стандарте значится следующее: «движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа».

Следует обратить внимание на сопоставимость риведённых положений стандарта (2007 г.) и положений ГСДОУ (1988 г.), прописанных в подразделе, посвящённом контролю исполнения документов (п. 3.3).

Контрольные вопросы

1.С какой целью осуществляется контроль исполнения документов?

2.Какие документы подлежат контролю?

3.Как исчисляются сроки исполнения документов?

4.Как устанавливаются типовые и индивидуальные сроки исполнения документов?

5.Назовите направления контроля исполнения документов.

6.Кем осуществляется контроль по существу?

7.Кто осуществляет сроковый контроль документов?

8.Какие документы контролируются в службе ДОУ?

9.Назовите этапы контроля исполнения документов.

10.Что представляет собой входной формат контрольной системы?

11.Как организуется контрольный массив?

12.Как организуется доставка документов исполнителям?

13.Что понимается под предварительной проверкой и регулированием хода исполнения документов?

14.Где фиксируется информация о ходе исполнения документа?

15.Кто вправе осуществить снятие документа с контроля?

16.Может ли служба ДОУ вернуть документ на доработку без продления сроков хранения документов?

17.Какие данные может включать месячная сводка о результатах контроля исполнения документов?

18.В чём заключается преимущество ведения контроля исполнения документов с помощью автоматизированных систем?