Тема 1. Состав управленческих документов

Приступая к изучению данной темы, необходимо вспомнить определения терминов «документирование», «документ», «официальный документ», которые были рассмотрены в разделе 1 (тема 1).

Далее следует уяснить, как соотносятся между собой понятия «система документации», «официальный документ», «организационно-распорядительный документ».

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «система документации –совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Все документы, прежде всего, принято делить на две системы: систему официальных документов и систему документов личного происхождения.

Официальные документы должны обладать юридической силой.

«Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98).

В свою очередь официальные документы, в зависимости от сферы обслуживаемой ими деятельности, разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Реализация управленческих функций организаций осуществляется благодаря комплексу управленческой документации.

Управленческая документация представлена такими системами документации как:

-организационно-распорядительная;

-плановая;

-отчётная;

-финансовая;

-по материально-техническому обеспечению;

-специфическая, т. е. отражающая основную деятельность организации

и др.

Наиболее значительную группу документов представляет собой система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Входящий в эту систему «организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц» (ГОСТ Р 51141-98).

В составе ОРД выделяются следующие группы документов:

-организационно-правовые;

-распорядительные;

-информационно-справочные.

Организационно-правовые документы определяют статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности, права и обязанности сотрудников, правила, обязательные для выполнения, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах), регламенты (работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), договоры (учредительные, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности и другие), инструкции (по направлениям деятельности, должностные), правила, штатное расписание.

Распорядительные документы издаются с целью регулирования и координации деятельности организации. Они являются правовыми актами и содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. К распорядительным документам относятся: постановления, приказы, распоряжения, указания, решения, протоколы.

Информационно-справочные документы играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они идут снизу вверх, от работников к руководителям, и инициируют принятие управленческих решений. В состав информационно-справочных документов входят: акты, письма, справки, заявления, заявки, представления, докладные записки, объяснительные записки.

Наличие ОРД характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности осуществляют организационно-правовую, распорядительную, информационно-справочную деятельность. Решение однотипных управленческих функций и задач позволило установить единообразие состава и форм ОРД, что привело в своё время к разработке унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Работы по созданию УСОРД в нашей стране проводились в начале 1970-х гг. Разработанная тогда УСОРД вошла в Общесоюзный классификатор управленческой документации.

С 1993 г. в РФ действует Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Остановимся на этом подробнее.

Прежде чем приступать к изучению ОКУД, необходимо усвоить такие понятиях как:

- унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач (ГСДОУ);

- стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности (ГСДОУ);

- унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

Усвоив эти понятия, можно приступить к изучению задач, которые призван решить ОКУД:

-регистрации форм документов;

-упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; - сокращения количества применяемых форм;

-исключения из обращения неунифицированных форм документов;

-обеспечение учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

-контроля состава форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

-рациональной организации контроля применения унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В состав ОКУД входит девять УСД:

-унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

-унифицированная система первичной учётной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-унифицированная система отчётно-статистической документации;

-унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий;

-унифицированная система документации по труду;

-унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

-унифицированная система внешнеторговой документации.

Более пристальное внимание в рамках данного курса следует уделить изучению УСОРД. Документы, входящие в УСОРД, распределены по тринадцати подсистемам:

-документация по созданию организации, предприятия;

-документация по реорганизации организации, предприятия;

-документация по ликвидации организации, предприятия;

-документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

-документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

-документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

-документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

-документация по приёму на работу;

-документация по переводу на другую работу;

-документация по увольнению с работы;

-документация по оформлению отпусков;

-документация по оформлению поощрений;

-документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Большинство документов, включенных в УСОРД, создаются во всех организациях, на предприятиях независимо от их формы собственности и рода деятельности, поэтому классификатор для них играет важную роль прежде всего с точки зрения оптимизации состава собственных организационно-распорядительных документов. Нельзя не отметить, что усовершенствованный вариант УСОРД, разработка которого была завершена в 1993 г., не опубликован. Кроме того, за период 1993-2009 гг. произошли существенные изменения в законодательстве страны, связанные в том числе и с изменением, уточнением состава документов, создание которых необходимо в тех или иных управленческих ситуациях (достаточно обратиться к Трудовому кодексу РФ). В связи с этим на данном этапе перед специалистами стоит задача приведения УСОРД в соответствие с действующими законодательными актами. Только при условии гармонизации УСОРД и действующих законов организациям можно будет реально опираться на эту унифицированную систему.

Контрольные вопросы

1.Какие документы реализуют управленческую функцию организации?

2.Какие документы относятся к числу организационно-правовых?

3.Как соотносятся понятия «унификация документов» и «стандартизация документов»?

4.Какие задачи решает ОКУД?

5.Что является объектом классификации в ОКУД?

6.Какие подсистемы входят в состав УСОРД?