Організація виїзду та надання додаткових послуг

Організацію виїзду здійснює черговий адміністратор готелю. Для цього проводить роботу по фіксації в комп'ютерній мережі номерів (місць), що звільняються на протязі дня. В разі несвоєчасного вибуття клієнтів, порушення ними правил розрахункового часу фіксує фактичний час вивільнення номерів та стягує додаткову оплату за фактичний термін проживання понад сплачений при поселенні. В оперативному порядку впродовж зміни черговий адміністратор веде роботу з анкетами громадян, що виїхали, вилучає її з картотеки. В кінці місяця робить архів анкет. Вносить необхідні дані в книгу реєстрації іноземних громадян, без затримки видає іноземним громадянам їх національні документи. Згідно з отриманою інформацією про телефонні розмови гостей із номерів, своєчасно попереджає гостей про надходження повідомлень і контролює своєчасну оплату цих послуг, надає послуги камери схову, міні - сейфу, замовляє за проханням гостей таксі, веде облік речей, що були забуті гостями готелю в номерах. В разі необхідності черговий адміністратор дає вказівку черговому помічнику щодо підносу валіз гостей.

Черговий адміністратор згідно з плановим виїздом на добу, що починається від 00 годин готує наряди на прибирання і о 8³⁰ ранку видає їх завідуючим секціями. Впродовж дня до 12 приймає від завідуючих відкориговані дані щодо виїзду. В разі подовження терміну перебування окремих мешканців готелю зв'язується з ними і запрошує до служби прийому для проведення остаточних розрахунків.Заявки на подовження приймаються до 9.00. Об 11.00 черговий адміністратор передає інформацію про фактичний виїзд гостей завідуючим секціями.

Черговий адміністратор здійснює вибірку повідомлень про телефонні переговори із номерів готелю мешканців, які від'їжджають до 12°°, зв'язується з ними і пропонує завчасно розрахуватись за надані послуги.

Розділ 3 Резерви вдосконалення роботи досліджуваного підприємства 3.1Резерви вдосконалення роботи готельного комплексу «Братислава»

Для оптимізації управління готелем пропонується перейти на єдину інформаційну сіть.

Таблиця 1. План заходів щодо переведення служби прийому і обслуговування на єдину інформаційну сіть

В результаті переведення «Служби прийому і обслуговування» на єдину інформаційну сіть будуть автоматизовані наступні процеси:

• Резервування номерів;
• Бронювання номерів;
• Поселення;
• Бухгалтерський облік оплати мешкання, живлення, телефонії, додаткових послуг і т.д.
• Оперативне отримання інформації про телефонні переговори клієнта з вказівкою номерів телефонів і сум до оплати;
• Оперативне отримання інформації про побажання клієнта іншими службами ГК (додаткові сніданки, послуги і т.д.)
• Створення рахунків до оплати клієнтом;
• Створення касових реєстрів і звітів;
• Відстежування процесів прибирання номерів, заміни постільних обладнань і т.д.
• Використовування номерної фундації.

На даному етапі на автоматичну схему можуть бути переведений наступні документи:

• Рахунок, що надається клієнту для готівкового розрахунку;
• Касовий реєстр «Основні послуги за зміну (тиждень, місяць і т.д.)»
• Касовий реєстр «Мешкання по типу клієнтів за зміну (тиждень, місяць і т.д.)»
• Касовий реєстр «Додаткові послуги (виклик таксі, використовування бізнес-центру, конференц-залу, ксерокса, факсу і т.д.)»
• Касові звіти
• Касовий реєстр «Телефони за зміну (тиждень, місяць і т.д.)»
• Заявка-Розрахунок
• Інші (на вимогу)

Схема руху інформаційних потоків Схема руху інформаційних потоків наведена на рис.4.1.

Необхідні ресурси і устаткування

1. Цифрова АТС;

2. PC (SQL Server) - максимальна конфігурація.

3. Win 2000.

4. MS SQL Server 2000.

5. PC («Null Client») - P III (P IV) або Ноутбук Р III (Р IV) - стандартна конфігурація з вбудованим модемом.

6. Установки безперебійного живлення.

7. Модем 56К.

Для отримання оперативного доступу до сіті і усунення наслідків можливих нестандартних ситуацій:

1. Ноутбук Р ІІІ (Р ІV) стандартна конфігурація з вбудованим модемом.

2. Мобільний зв'язок

Для забезпечення безперебійної роботи служб ГК рекомендується мати оперативний запас витратних матеріалів, змінних картріджів і ін.