Теоретичний матеріал до теми лабораторної роботи

Опис процесу розробки планів (бюджетів) повинен відображати склад учасників (відповідальних виконавців), процедури (дії) кожного учасника, документи, з якими працюють (одержують, створюють) учасники, маршрути руху документів.

Перелік бюджетів, що формують комплексний план розвитку підприємства включає в себе сукупність окремих бюджетів. Зміст статей кожного бюджету та їх перелік визначається галузевою приналежністю підприємства, профілем його діяльності.

Даний перелік бюджетів об’єднують у консолідований бюджет доходів і витрат. Додатково формують також зведений бюджет руху грошових коштів.

План дій підприємства в цифрах бюджету є насправді перевіреним та ефективним інструментом для конкретного формулювання намірів бізнесу. Але, на жаль, не завжди за цифрами можна розпізнати зміст тактичних намірів щодо розвитку організації та бізнесу. Більш того, для персоналу підприємств необхідно аргументовано і переконливо пояснити процес перетворення плану у дійсність.

Процедури бюджетування в різних організаціях різні. Однак більшість компаній проробляє однакові серії кроків:

• складання прогнозу продажів;

• складання прогнозу виробництва;

• складання прогнозу капіталовкладень;

• складання прогнозів підрозділів;

• бюджетний комітет одержує прогнози;

• бюджетний комітет складає основний бюджет;

• бюджетний комітет затверджує окремі бюджети;

• звіт про відхилення складається регулярно;

• визначається коригувальна дія;

• виконується коригувальна дія.

Першим етапом постановки бюджетування є усвідомлення керівництвом необхідності

комплексного планування діяльності підприємства. Можна назвати три основні причини для ухвалення такого рішення: бажання і потреба упорядкувати роботу в цілому і фінансові потоки підприємства зокрема; прагнення побачити, до яких наслідків в майбутньому приведуть ті або інші дії і передбачувані зміни у функціонуванні підприємства; забезпечення умов досягнення поставленої мети за допомогою розробки плану, направленого на таке досягнення, і розділення відповідальності за його виконання. Остання причина по суті найбільш значуща, і її наявність змушує до найбільш послідовної і комплексної організації бюджетування.

Якщо розглядати конкретніші аспекти постановки бюджетування після ухвалення згаданого рішення, то можна виділити наступні етапи:

· структуризація бізнес-процесів і виділення центрів відповідальності;

· опис і паспортизація бізнес-процесів;

· створення бюджетного комітету;

· розробка бюджетного регламенту;

· розробка організаційно-фінансової моделі бюджетування;

· автоматизація розробки бюджетів;

· створення системи мотивації досягнення бюджетних показників.

Структуризація бізнес-процесів і виділення центрів відповідальності

Для планування діяльності будь-якого об'єкту необхідно зрозуміти, з яких частин він складається, які функції покликана виконувати кожна з них. Необхідно виділити структурні підрозділи і одиниці, що займаються виробництвом, обслуговуванням виробництва, продажами, управлінням. Далі на їх основі можуть бути сформовані центри відповідальності і визначені місця виникнення витрат.

Бюджетування повинне проходити в розрізі центрів відповідальності. Це дозволить підвищити керованість процесу досягнення мети організації, тісніше пов'язати структурні підрозділи і одиниці підприємства в єдиному господарському процесі.

Опис і паспортизація бізнес-процесів

Структуризація бізнес-процесів дозволяє провести їх подальший детальний опис. Під описом розуміється визначення переліку операцій, розрядів робіт, умов праці і т.д., що характеризують кожен процес, і часу кожної операції. Виконання даних процедур бажане для всіх бізнес-процесів, але як мінімум це слід зробити для виробничих процесів і продажів. Опис бізнес-процесів повинен також включати перелік і основних характеристик використовуваних машин і устаткування.

Опис, сформований згідно встановленої форми, представляє паспорт бізнес-процесу. Паспортизація необхідна для планування витрат ресурсів по кожному бізнес-процесу і є основою створення нормативної бази бюджетування.

Створення бюджетного комітету

Бюджетний комітет — це робочий орган, покликаний здійснювати загальне керівництво процесом бюджетування, розробляти його методичне забезпечення і регламент, узагальнювати дані приватних бюджетів, готувати спільно з відповідними функціональними підрозділами проект бюджету і представляти його на затвердження керівництва.

Бюджетний комітет є основою організаційного забезпечення процесу бюджетування.

Розробка бюджетного регламенту

Бюджетний регламент — це затверджена процедура розробки бюджету, що включає зведення положень про основні бюджети (про зведений бюджет, бюджети продажів, виробництва, запасів, витрат, доходів і витрат, грошового потоку і ін.), про порядок обміну інформацією між функціональними підрозділами, контролю і оцінки виконання бюджету, стимулювання.

Розробка бюджетного регламенту дозволяє бюджетування на системну основу, забезпечити включення в цей процес всіх підрозділів підприємства і кінець кінцем направити його на досягнення мети підприємства.

Розробка організаційно-фінансової моделі бюджетування

В процесі бюджетування можуть використовуватися різні алгоритми розробки приватних і зведеного бюджетів, що визначається перш за все виробничими і організаційними особливостями підприємства. У сукупності ці алгоритми формують організаційно-фінансову модель бюджетування, а правильніше — вибрана модель розпадається на окремі розрахункові алгоритми. Модель повинна визначати перелік показників, методи їх розрахунку, черговість розрахунку, характер їх взаємозв'язку.

Організаційно-фінансова модель бюджетування лежить в основі автоматизації розробки плану діяльності підприємства, а також бюджетного регламенту. Її структура обумовлена тим, наскільки детально передбачається планувати діяльність підприємства, чи будуть виділені центри відповідальності.

В цілому укрупнена організаційно-фінансова модель бюджетування включає:

- центри відповідальності, в розрізі яких передбачається формувати бюджет;

- номенклатуру продукції, яка плануватиметься при розробці бюджетів продажів і виробництва. Головне питання — ступінь агрегації номенклатури;

- номенклатуру витрат за різними ознаками групування, перш за все перелік витрат, котрі відносяться до змінних і постійних, прямих і непрямих, виробничих і накладних і т.д.;

- формат бюджетування, під яким розуміються терміни бюджетування і функціональний склад бюджетів, яким припускає оперувати підприємство. Десь робитиметься місячний бюджет, десь квартальний або річний, десь і п'ятирічний і більш довгостроковий. Підприємство може мати бюджет загальновиробничих витрат, а може і не мати з причини, наприклад, відсутності самих цих витрат;

- перелік планованих ресурсів. Він залежить від бажаного ступеня детальності планування. Наприклад, можна планувати вартісний об'єм матеріальних витрат в цілому згідно нормативу на одиницю продукції, а можна по видах цих ресурсів в натуральному виразі на натуральну одиницю продукції. У першому випадку буде визначений загальний розмір витрат без деталізації по видах ресурсів, в другому — не тільки вартісні витрати, але і витрати в натуральному виразі за окремими видами ресурсів;

- елементи фонду оплати праці. Заробітну плату можна планувати з різним ступенем деталізації: як фонд оплати праці в цілому, в розрізі основної і додаткової частин, як фонд окладів і тарифних ставок, відрядного приробітку, доплати, преміальний фонд і т.д.;

- планування чисельності працюючих та їх середньої заробітної плати за окремими категоріями працівників. Тут можливі варіанти виділення видів робіт, професій і посад;

- планування постачань для окремих споживачів або їх груп, планування продаж і грошових надходжень. Деталізація розрахунків в цій частині може бути різною;

- планування закупівлі сировини, комплектуючих матеріалів, у тому числі при необхідності у розрізі окремих складів;

- систему внутрішніх постачань продукції. Її прогнозування важливе для визначення показників внутрішнього і чистого обігу продукції.

Автоматизація аналізу виконання бюджету

В процесі планування необхідно враховувати велике число показників, а головне, їх взаємозв'язок. Практично будь-яка зміна окремо взятого показника у ланцюжку взаємозалежностей відображається зміною інших показників. Ручна розробка багатоваріантного бюджету практично неможлива.

Важливим моментом є автоматизація аналізу виконання бюджету, зокрема інтеграція програмного продукту для бюджетування із програмою ведення бухгалтерського обліку.

Бюджетування — це процес планування майбутніх операцій підприємства та оформлення його результатів у вигляді системи бюджетів.

Бюджет продажу

Цей бюджет складається на підставі результатів прогнозу продажу.

Прогноз продажу – це передбачення майбутніх обсягів реалізації продукції або послуг.