Основные правила ведения учетной документации

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствую­щим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйст­венную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит исходит от ла­тинского requisitum - нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону " О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для за­писей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский доку­мент имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обра­ботки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют опреде­ленные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положе­нием предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязатель­ные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если доку­мент заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копи­ровальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники.

В банковских и кассовых документах исправления не допуска­ются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: " оплаче­но", " получено". Допущенные ошибки, где это разрешено, исправля­ются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: " Исправленному на... верить". Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем пе­речеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается со­ставлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

1) Формальная проверка заключается в установлении правильно­сти заполнения всех обязательных реквизитов.

2) Арифметическая - это проверка расчетов (подсчет итогов, оп­ределение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен. Пра­вильность указания цен выделяют иногда в самостоятельную провер­ку – ценностную.

3) Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составлен­ные документы возвращаются для дооформления или пересоставле­ния.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;

б) группировке, т.е. их данные записываются в накопительные и группировочные ведомости. И на основании их итогов составляются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получе­ния от другой организации и до передачи в архив после записи в учет­ные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в низовых звеньях предприятия или получение от контрагентов;

2) прием документов в бухгалтерии;

3) обработка документов;

4) отражение информации, содержащейся в бухгалтерских документах, в системе учетных записей;

5) хранение документов в архиве для различных последующих спра­вок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает качество учетных данных и способствует более оперативному управлению деятельностью предприятия, улучшению системы учета и отчетности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер.

График документооборота предусматривает: наименование первичного документа, его назначение, периодичность составления, фамилию лица составляющего, принимающего и проверяющего документ.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна проводиться работа по унификации и стан­дартизации документов

Унификация документов – это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унификация приводит к созданию типовых документов, что облегчает их обработку и заполнение.

Стандартизация документов представляет собой установле­ние одинаковых стандартных размеров для однотиповых документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.