И ее значение

Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете получают сплошное и непрерывное отражение. Это достигается при помощи составления документов, которые содержат в себе всю учетную ин­формацию о параметрах этих хозяйственных операций.

Понятие документ происходит от латин­ского слова - documentum, что означает свидетельство, доказательст­во. Таким обра­зом, бухгалтерские документы представляют собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или права на ее совершение.

При помощи документации происходит осу­ществление не только обратной связи в системе управления, но и прямой, так как в ряде документов имеются сведения распорядитель­ного характера. Если, например, выписывается наряд на выполнение работы, то он подтверждает действительно совершившуюся хозяйственную операцию – выполненное работником производственное задание. Если выписывается расходный кассовый ордер, то этим документом пре­доставляется право на совершение операции – выдачу денег из кассы.

Документация означает совокупность документов, а докумен­тирование – оформление хозяйственных операций документами. До­кументация является одной из первых составных элементов метода бух­галтерского учета, его первичной стадией. Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна быть оформлена первичны­ми документами, и в то же время каждая учетная запись в бухгалтер­ском учете должна быть обоснована составленным документом.

Значение документации в хозяйственной жизни предприятия очень большое. От качества составленных документов зависит ка­чество всей совокупной учетной информации. Отражая и контроли­руя хозяйственные операции, документы являются основой построе­ния всей системы бухгалтерского учета, поскольку все записи по счетам бухгал­терского учета производятся только на основании правильно составленных и надлежаще оформленных первичных документов.

Документы также являются средством контроля за сохранностью материальных ценнос­тей или подтверждают их поступление и расходование. То есть с помощью документов контролируются действия материаль­но-ответственных лиц, законность совершения хозяйственных опера­ций, вскрываются случаи хищения материальных ценностей, разного рода злоупотребления.

Документы имеют экономическое и правовое (юридическое) значение. Они не только служат основанием и подтверждением правильности учетных записей, но они прежде всего являются средством, с помо­щью которого осуществляется хозяйственная деятельность: на осно­вании первичных документов поступают и расходуются материаль­ные, денежные и трудовые ресурсы.

Экономическое значение документов состоит в том, что они яв­ляются источником информации, необходимой для осуществления хозяйственной деятельности пред­приятия, проведения опе­ративного контроля над ней и анализа ее результатов.

Документы имеют юридическую силу. Это значит, что при раз­ного рода спорах в арбитражных и иных судебных инстанциях в качестве дока­зательства признаются правильно оформленные документы.

Доку­менты имеют большое значение в случае осуществления как внутреннего, так и внешнего контроля. Так, при проведении аудиторских проверок и ревизий документы являются основным источником сведений, и все выводы по результатам таких проверок обосновываются только документами.