Прием посетителей сотрудников организаций. В ОНД нет такой должности как «Секретарь» и поэтому прием посетителей осуществляет инспектор.

В ОНД нет такой должности как «Секретарь» и поэтому прием посетителей осуществляет инспектор.

Организуя прием сотрудников своей организации по текущим вопросам, инспектор обязан:

1) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;

2) довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;

3) определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

4) сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.

Во время проведения приемов всех видов инспектор сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя.

Во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников не допускается. В таких ситуациях их направляют к заместителю руководителя.

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

Организуя прием руководителя, инспектор должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя.

Прием сотрудников организации по кратким текущим рабочим вопросам.

Ежедневно в организации возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение нескольких минут

К кратким рабочим вопросам относятся:

- получение устного разрешения на что-либо (например, сотрудник хочет узнать, можно ли ему воспользоваться служебной машиной);

- согласование каких-либо действий (например, сотруднику поручено организовать встречу, и ему важно согласовать время встречи, состав участников и перечень необходимых документов).

- получение краткой информации (например, сотруднику для выполнения поручения нужно получить координаты какой-либо организации и краткую информацию о ней, которой располагает руководитель);

- предоставление краткой информации (например, сотрудник провел важные переговоры и хочет сразу же доложить руководителю об их итогах);

- подпись документов (платежных поручений, приказов, распоряжений, договоров и т.д.) [21].

Проекты документов, которые руководитель сначала должен изучить, прежде чем принимать какое-либо решение (проекты приказов, распоряжений, писем, договоров, рекламно-информационных материалов, служебных записок), инспектора собирают в папку «На рассмотрение». В течение дня эти документы накапливаются, а руководитель просматривает их все сразу в конце рабочего дня или в начале следующего.

Руководитель может сообщить инспектору о том, что ждет документ для срочного рассмотрения – когда исполнитель принесет документ, инспектор сразу же передаст его руководителю.

Документы, которые руководитель уже видел и одобрил, готовые к подписанию, инспектор помещает в папку «На подпись». Эти документы руководитель может подписать все сразу, выделив для этого 10–15 минут либо в середине дня (для разгрузки), либо в начале и конце дня. [4]

Кроме предварительной записи, в организации для каждого работника может устанавливаться определенное время – один раз в неделю, – когда он может обсудить все накопившиеся у него серьезные вопросы. Чтобы закрепить такой порядок, разрабатывается график приема.

Таким образом, в ОНД всю работу осуществляют сами инспектора, они согласовывают прием посетителей с руководителем или заместителем, и в ходе работы составляется график приема посетителей.