Прием посетителей с других организаций. Посетители из других организаций условно разделяются на деловых партнеров (клиенты, поставщики, контрагенты

Посетители из других организаций условно разделяются на деловых партнеров (клиенты, поставщики, контрагенты, представители СМИ и прочие организации, с которыми компания сотрудничает или намеревается наладить деловые связи). Также в организацию могут пожаловать и проверяющие органы, коих нельзя отнести ни к первой, ни ко второй группе. Однако это случается не так часто и требует отдельного обсуждения.

Организация приема деловых партнеров компании, как правило, не представляет особой сложности. Обычно руководитель либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени

Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен инспектором. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Инспектор должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи. Это должно рассматриваться в графике приема посетителей (Приложение 4).

В организации, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, инспектор вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, инспектор должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником. Если посетителя такое предложение не устраивает, инспектор сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то инспектор обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

Задачи инспектора в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.

Нужно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию.

Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима для заказа пропуска и подтверждения встречи накануне переговоров, а также для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами [23].

Таким образом, к приему посетителей с других организаций нужно серьезно отнестись, так как бывает, что приходят работники со СМИ и выясняют различную информацию, к такому нужно быть заранее подготовленным.