Глава 2. Прием посетителей в отделе надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов

На прием посетителей затрачивается большая часть времени руководителя. Прием посетителей является наиболее ответственным мероприятием, и осуществляют его инспектора, т.к. в организации отсутствует должность секретаря.

В соответствии с законодательством прием граждан по личным вопросам осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники. При приеме посетителей нужно быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения. Прием граждан нужно тщательно организовать.

В процессе деятельности возникают вопросы не особо срочные, но при этом важные и требующие обстоятельного обсуждения. Эти вопросы не могут быть решены на ходу, за пару минут, или по телефону. Поэтому прием посетителей условно разделяется на группы:

- прием посетителей сотрудников организаций;

- прием посетителей с других организаций;

- прием посетителей по личным вопросам.

в зависимости от решаемых вопросов:

- предоставление обратной связи сотруднику по результатам выполнения им какой-либо масштабной работы, например по завершении проекта или длительных переговоров;

- принятие решения по глобальному вопросу, например обсуждение с сотрудником нескольких предложений от крупных поставщиков и выбор оптимального;

- обсуждение планов и отчетов (ежемесячных, ежеквартальных, годовых) сотрудника;

-обсуждение предложений и идей сотрудника по совершенствованию работы, реорганизации, изменению стратегии и другим глобальным вопросам.

Поэтому, нужна предварительная запись, для каждого работника устанавливается определенное время – один раз в неделю, – когда он может обсудить все накопившиеся у него серьезные вопросы. Чтобы закрепить такой порядок, разрабатывается график приема.

Задача при организации приема сотрудников сводится к следующему:

- составить график приема;

- известить сотрудников о конкретной дате и времени приема;

- подготовить документы о результатах профессиональной деятельности сотрудников.

Прием сотрудников организации по личным вопросам.

К таким вопросам относятся:

- просьба о предоставлении отпуска, в том числе без сохранения заработной платы;

- обсуждение декретного отпуска;

- обсуждение возможности совмещать работу и учебу;

-просьбы об изменении графика работы по каким-либо личным/семейным обстоятельствам;

- обсуждение возможности карьерного роста или перевода в другое подразделение;

- обсуждение возможности повышения заработной платы;

- обсуждение увольнения.

Запись на прием по личным вопросам ведется в том же журнале, что и по рабочим. Однако в графе «Вопрос» указывается только «личный», без уточнения деталей. Когда руководитель принимает решение о дате встречи, он связывается с сотрудником и непосредственно у него выясняет суть вопроса.

Прием сотрудников других организаций.

К посетителям из других организаций относятся: деловые партнеры.

Задача в организации приема деловых партнеров - зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей [10].

Нужно четко объяснить посетителям, как найти организацию. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны.

В часы приема каждой из категорий и групп посетителей важно четко определить период нахождения каждого посетителя в приемной и кабинете, для чего устанавливаются очередность приема и предполагаемая продолжительность переговоров. Сложные и длительные по времени вопросы обсуждаются в первую очередь. Особенно четко регламентируются прием лиц, не являющихся сотрудниками фирмы. Следует планировать прием таким образом, чтобы посетители длительное время не находились в приемной, так как подобные ожидания всегда сопровождаются подсознательным или умышленным прослушиванием переговоров в приемной, получением значительного объема ценной информации. Не допускается организовывать очередность приема путем образования так называемой живой очереди.

График формируется централизованно в виде единой схемы, охватывающей посетителей руководства фирмы и структурных подразделений. Руководители подразделений ежедневно сообщают о согласованных с ними визитах посетителей для включения фамилий в график приема. Это обеспечивает высокую достоверность включаемых в график сведений и контролирует обоснованность визитов посетителей на уровне подразделений фирмы. В помещениях фирмы не должны находиться посторонние лица, относящие себя к категории посетителей, хотя их визит не был согласован и зафиксирован в графике приема.

Идентификация, т.е. установление соответствия личности посетителя сведениям в графике приема и документе, удостоверяющем его личность, выполняется на двух уровнях: а) сотрудником службы безопасности при входе в здание фирмы и выдаче посетителю пропуска;

б) при входе посетителя в приемную руководителя фирмы. На первом уровне идентифицируются личность посетителя и соответствие фамилии, имени, отчества записи в службу безопасности перечне посетителей на конкретный день и час.

Все рабочие столы расположены, так что документы, лежащие на столе видны только сотруднику. Монитор стоить так чтобы его не было видно в окно, а также посторонним лицам вошедшим в приемную. В некоторых кабинетах на окнах стоят решетки. Так же все кабинеты оборудованы сигнализацией. Для защиты от несанкционированного доступа на компьютере стоить пароль. В конце рабочего дня всю конфиденциальную информацию переносят с компьютера на гибкие носители [19].

Порядок приема посетителей регулируется специальными требованиями, обеспечивающими безопасность ценной, в том числе конфиденциальной информации, которая в процессе этих мероприятий распространяется в санкционированном режиме.

При приеме посетителей важно помнить, что должна быть зашита информации на рабочих местах.

Поэтому, в каждом кабинете установлена система оповещения и механическая система защиты (см. Приложение 3).

Чтоб попасть на прием, нужно пройти ряд проверяемых объектов. Таким образом, территория Отдела Надзорной деятельности города Глазова, Глазовского, Юкаменского и Ярского районов полностью огорожена. При входе на территорию нужно пройти через КПП (контрольно-пропускной пункт), проверяющий спросит, куда вы направляетесь, проверит документы (удостоверится в личности), заполнит журнал приема посетителей и направит вас, куда нужно идти.

После идентификации посетителю выдается подготовленный заранее соответствующий визуальный идентификатор (пропуск), регламентирующий его права в помещениях фирмы. После завершения этапа идентификации на основе предоставленных документов вносит сведения о посетителе в традиционный журнал учета (регистрации) посетителей. Указываются: дата и время приема, фамилия, имя, отчество посетителя, место работы и должность, наименование вопроса, исходные данные предписания, фамилия сотрудника фирмы, ответственного за визит, принятое решение. Группа посетителей, прибывшая для переговоров, регистрируется пофамильно. Не допускается, чтобы посетитель знакомился со сведениями в графике приема и журнале регистрации посетителей, так как информация, включаемая в эти учетные формы, является конфиденциальной, раскрывающей деловые связи фирмы. [3]

После регистрации посетители структурных подразделений направляются по назначению в сопровождении встретивших их охраны. Перемещение посетителя в здании осуществляется только в сопровождении работника фирмы.

Холл для ожидающих приема посетителей оснащен камерами видеонаблюдения.

Посетители, в том числе сотрудники фирмы, не должны входить в кабинет руководителя в пальто, шубе или иметь при себе объем­ные кейсы, чемоданы, сумки — их следует оставлять в приемной. Не допускается оставлять посетителя одного при выходе руково­дителя из кабинета. Во время отсутствия руководителя никто из по­сетителей или персонала фирмы не должен входить в его кабинет.

Ожидающий приема посетитель находится на значительном расстоянии от рабочих мест, чтобы он не мог видеть документы, находящиеся на их столах, экран дисплея, прослушивать их переговоры по средствам связи.

Процесс защиты информации при приеме посетителей предполагает проведение четкой их классификации, на базе которой формируется система ограничительных, технологических, контрольных и аналитических мер, призванных не допустить несанкционированный доступ к ним посетителей. Эти меры позволяют также в определенной степени гарантировать физическую безопасность сотрудников, работающих с посетителями.

Таким образом, прием посетителей и установление с ними деловых взаимоотношений – это достаточно сложный процесс для руководителей фирмы и ее структурных подразделений.