Поняття про адміністративну діяльність

Адміністративна діяльність, будучи різновидом управлінської діяльності, спрямована на організацію і управління різними процесами.

На думку, яка надана в [66, с. 30], поняття «управлінська діяльність» є ведучої, направляючою серед інших видів діяльності, тому що є свідомо здійснюваною людською діяльністю, спрямованої на ефективне функціонування здійснюваних робіт (індивідуально або колективно) по досягненню тих або інших цілей, рішенню відповідних задач, виконанню функцій.

В основі визначення посади і її функціонального навантаження лежить, насамперед, поділ праці. З урахуванням основних принципів і управлінських технологій при виконанні визначених видів діяльності виділяються функції, види робіт, операції, дії й ін., а потім йде закріплення управлінської праці за індивідом. При цьому необхідно максимально (кількісно і якісно) враховувати можливості індивіда, якщо йде процес удосконалювання, реорганізації управлінської діяльності, системи управління. У противному випадку повинні існувати кваліфікаційні вимоги до посадової особи.

У [66, с. 35 – 36] до основних форм поділу праці в апараті управління відносять:

функціональний поділ праці, тобто спеціалізація при виконанні різних функцій управління, видів управлінських робіт;

технологічний поділ праці, тобто поділ по видах робіт і операцій з відповідною спеціалізацією управлінських працівників. Мова йде про те, що працівники виконують ту або іншу процедуру не цілком, а тільки її частину, кілька операцій.

Посадова діяльність управлінських працівників за своєю технологією поділяється на три основних цикли, у рамках яких виконуються різні операції і процедури:

інформаційний цикл – пошук, збір, передача, обробка, збереження усіх видів інформації. Цим переважно займаються спеціалісти і технічні виконавці;

логіко-розумовий цикл – вироблення і прийняття управлінських рішень (дослідження, науково-технічні й інші розробки, техніко-економічні розрахунки, прогнози, вироблення рішень). В основному цим займаються спеціалісти і керівники;

організаційний цикл – організаційно-управлінський вплив на об'єкт управління для реалізації рішення. Підбор і розміщення кадрів, інструктаж, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація трудових процесів персоналу, координація, контроль виконання і т.п. Цим займаються керівники.

Трудові операції в процесі здійснення управлінської й адміністративно-посадової діяльності можна розділити на творчі, логічні і технічні, котрі приблизно знаходяться в наступному співвідношенні (див. табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Трудові операції по категоріях (у %) [66, с. 37]

Професійно-кваліфікаційний поділ праці – за цією ознакою скерований на розподіл обов'язків і розмежування відповідальності між працівниками з урахуванням займаної посади, ступеня складності виконуваних робіт і необхідної для цього кваліфікації.

Одержують розвиток і інші форми поділу праці – програмно-цільовий, що припускає відокремлення спеціальних груп працівників різного профілю для рішення великих задач на визначеному етапі діяльності організації; пооб’єктний поділ праці, відповідно до якого лінійні керівники закріплюються за визначеним об'єктом тощо.

Поділ управлінської праці – основний системостворюючий фактор, тому насамперед треба визначити вихідну первинну структурно-функціональну одиницю в системі управлінської праці. Такою одиницею служить посадова діяльність індивіда, тобто функціонування мікросистеми «посада - працівник».

Дослідження посади як управлінської категорії немислимо поза її трактуванням з позиції системного аналізу. Відправним пунктом такого дослідження є виявлення її основних системних характеристик.

Як відзначається в [66, с. 38], необхідно чітко і ясно собі представляти, що існують ознаки структури, зв'язані і не зв'язані з виконавцем. До не зв'язаного з виконавцем відносяться такі ознаки: найменування і визначення функцій і обов'язків, права і повноваження, відповідальність, середовище функціонування посади, організація й умови праці, взаємодії. Але, за кожною посадою стоїть виконавець, «носій» посади. Для того, щоб організаційна структура зі схеми перетворилася в діючу систему управління, необхідно її доповнити структурою апарата управління, що повинна супроводжуватися комплектуванням штатів, підбором відповідним посадовим вимогам працівників апарата управління.

Усередині організаційної структури апарата управління існує складна і не завжди видима взаємодія, що приводить на практиці до їх ототожнення й ускладнює процес проектування цих структур. Це різні по змісту структури, що проектуються по своїх принципах.

Категорія «зв'язок» поєднує елементи в систему. Якщо розглядати посадову діяльність як елемент більш загальної системи, то як зв'язки між окремими посадовими працівниками будуть виступати відносини управління, наприклад, відносини координації і субординації. У першому випадку вони виражають відносини управління між посадами одного рівня, у другому – між посадами різних рівнів.

Поняття «організація» можна розглядати як засіб досягнення цілей, що стоять перед посадою.

Функція – визначає спрямованість праці людини на конкретний об'єкт.

Таким чином, розглянуті складові додають посаді управлінський зміст. При цьому, цілеспрямованість посадової діяльності є одним з найважливіших ознак посади.

Посада існує до того часу, поки існують цілі, для досягнення яких вона була створена. Мета приводить до створення постійної системи «індивід-організація», де ланкою, що зв’язує, є посада. Через посаду індивід вступає в постійний взаємозв’язок з організацією.

Посадова діяльність регламентується нормами адміністративного, трудового, цивільного та інших галузей державного законодавства.

Як управлінська категорія посада уявляє собою результат поділу управлінської праці в системі управління, за посередництвом чого індивід та організація вступають в стійкі взаємини і послідовно реалізують їх.