Создание форм.

Формы позволяют видеть столько данных из таблицы, сколько вы пожелаете. При этом формат представления вы также можете выбрать по своему усмотрению. При работе с Формой вы видите те же данные, что и в таблице, но представленные в другом виде. Если вы редактируете данные в таблице, то Access обновляет соответствующую информацию в Форме.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

Для создания формы Заказы в окне базы данных выберем тип объекта - Формы, и нажмем кнопку Создание формы с помощью Мастера. После этого откроется диалоговое окно, позволяющее выбирать таблицы (или запросы), а из них - поля, включаемые в форму. Далее форма создается автоматически, почти без участия пользователя. При вводе данных с помощью формы для перехода к очередной, предыдущей, к первой или последней записи таблицы используется навигатор - как и при работе с таблицей. Важно понимать, что форма - это не самостоятельный информационный объект, а только удобный способ визуали­зации записей таблиц, ввода в них данных и их корректировки. Конструкцию формы можно изменить после ее создания - в режиме конструктора. Остальные формы создаются аналогично.

Для работы с БД «Продажа лабораторного оборудования» созданы следующие формы: Заказы – для ознакомления с личными данными сотрудника; клиентов, цены товара и дате его покупки. Все формы выполнены в одном стиле, содержат поля со списками для удобства их заполнения. (Рис. 2.10)

Рис.2.10. Экранный вид формы «Заказы».

2.5. Создание отчётов.

Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде, для создания итоговых строк с группировкой по каждой смысловой группе.

В зависимости от Группировки, Вида макета, Стиля внешний вид отчёта по одним и тем же данным может иметь разный вид.

На рис. 2.11 показан отчет по заказам. В этот отчет включены данные из таблиц: заказы, клиенты, товары. Отчет по­лучен с помощью мастера отчетов. В окне базы данных надо выбрать тип объ­екта - Отчеты и нажать кнопку «Создать» отчет с помощью мастера, далее выбрать таблицы Заказы, Клиенты, Товары - в качестве источника данных. (Рис. 2.11). Остальные отчеты созданы аналогично, только с другими источниками данных.

После этого, делая выбор в предлагаемых диалогах, остается уточнить пе­речень полей, включаемых в отчет, вариант группировки и сортировки записей, вариант вывода итоговых строк и ориентацию страниц. Отчет в сочетании с за­просом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппи­ровать итоговые записи и ав­томатически получить итоговые строки. В от­чет нетрудно внести редакционные изменения, но не в режиме создания с по­мощью мастера отчетов, а в режиме конструктора. Вообще в режиме конструктора можно изменять и таб­лицы, и формы, и запросы, и отчеты.

В данной работе было создано три отчета:

· «Отчет по заказам» (Рис 2.11), выводит список всю основную информацию по товарам, менеджерам и клиентам.

Рис 2.11. Вид отчёта «Заказы».

· «Отчет по клиентам» (Рис. 2.12) предназначен для вывода в отчетной форме фамилии, имена клиентов, количество купленных товаров и дате. Данный отчет создавался на основе запроса «по клиенту».

Рис.2.12. Вид отчета «Отчет по клиентам».

· «Отчет по менеджерам» (Рис. 2.13), данный отчет предназначен для вывода в отчетной форме фамилии менеджера, фамилии клиента, наименование товара, цена товара, количество товара и дата его покупки. Данный отчет предоставляет информацию обо всех менеджерах, которые работаю с клиентами.

Рис.2.13. Вид отчета «Отчет по менеджерам».

Заключение

С помощью этой базы данных можно без затруднений и специальных знаний следить за наличием товара, партиями товара, покупателями и счетами. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные. На примере этой базы данных, мы рассматриваем и анализируем важные функции и возможности Microsoft Access. Эта программа достаточно проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.п.). База данных в среде СУБД Microsoft Access практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Эта программа имеет много полезных функций и в дальнейшем многим может очень пригодится. Базы данных могут использоваться для автоматизации учета работы аптеки или учета очередников на получение жилья и т.д.

Полученная база данных включает в себя 4 таблицs, 4 запроса, 2 формы и 3 отчета, что позволяет рассмотреть информацию, заложенную в таблицы, с точки зрения различных категорий.

На примере базы данных по «Продажи лабораторного оборудования», можно рассмотреть и проанализировать большинство функций и возможностей Microsoft Accsess. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.д)

Список литературы

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. – Иркутск: изд-во ИрГТУ. – 2012. – 200 с.

2. Access 2010. Учебный курс. А. С. Сеннов,. - СПб.: Питер, 2010. -288 с.

3. https://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html

4. https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access