Системы информационно-справочной документаций.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, телеграмма, телефонограмма, справка, доклад.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление

основная часть

выводы

рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст - не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

6. Подсистема распорядительной документаций.

Система ОРД — одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации

представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся следующие виды:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— штатное расписание;

— должностные инструкции; и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов — программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.

К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.

В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы — отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами, в ее состав входят также учетные документы: личная карточка, личный листок по учету кадров и др.

Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

- документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

- документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.;

- документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

- служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению ученых степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

- документация по прохождению военной службы;

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих; и т.д.

Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся:

— отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

— отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

— программы научно-исследовательских работ;

— технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

— заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

— монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы па них,

— депонированные рукописи;

— первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.).

Система проектно-конструкторской документации. Во всех группах технической документации значительный удельный нес занимают чертежи, имеющие, в спою очередь, множество разновидностей, обусловленных:

- характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);

— степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);

— полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др.; в конструкторской документации, например, чертеж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или комплекта), является основным видом документов.

Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.

К важнейшим видам технических документов относятся также:

— схемы — документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;

— технические условия (содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т.п.);

— пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений);

- расчеты (содержат расчеты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);

— инструкции; и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектура домов и т.д.).

Технические описания содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки, в которых приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, дается обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях, а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

— операционные (фиксируют одну производственную операцию);

- общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций но изготовлению изделия или детали);

— цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

— карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия па обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т.п.

В систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующую использованию технических средств входят:

— паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;

— промышленные каталоги;

— прейскуранты (прайс-листы);

— рекламные чертежи, рисунки; и т.д.

Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы документов выделяют:

— картографическую документацию;

— инженерно-геологическую документацию;

— топографо-геодезическую документацию;

— почвенную документацию;

— гидрологическую документацию;

— аэрокосмосьемочную документацию.

К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и другие, имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта — чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д. Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.

Патентная документация и стандарты составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение.

Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.

По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80% содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.

Исторически далекими предшественниками патентной документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты — привилегии, которые предоставлялись главным образом монастырям и реже — отдельным лицам. Первый специальный патентный закон — " Статус о монополиях" — был принят в Англии в первой половине XVII в.

Основными видами патентной документации в России являются:

— авторское свидетельство;

- патент (от лат. patens — свидетельство, грамота). До начала 1990-х гг. в Советском Союзе выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации имеются патенты — документы, удостоверяющие официальное признание чего-либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Федеральная служба по интеллектуальной собственности). Патент на изобретение в России действует в течение 20 лет. Он является объектом купли-продажи, т.е. товаром. Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.

К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.

Одним из важнейших видов технической документации являются стандарты.

Стандартизация — объективная закономерность, свойственная человеку, живой и неживой природе. Стандартизация — это один из признаков цивилизации. Однако не все аспекты человеческой деятельности отражаются в стандартах. Не относятся к стандартам, в частности, письменность, календарь, система счета; нормы поведения, регулирующие взаимоотношения людей в процессе общения на основе понятий нравственности (заповеди, кодексы чести и т.д.), так же, как и на основе понятий права (законы).

Собственно стандартизацией стала называться только деятельность по установлению определенного порядка в области производства и потребления материальных объектов.

Появление первых стандартов относится к далекому прошлому. Так, самой древней единицей длины считается двойной локоть (990—996 мм) вавилонского царя Гудеа. В Древнем Риме был установлен единый диаметр груб для городского водопровода (в пять пальцев, или примерно 95 мм).

В России первые шаги по стандартизации были сделаны в годы правления Ивана IV Грозного в середине XVII в.

В СССР решение задач стандартизации было возведено в ранг государственной политики. Первым советским государственным актом такого рода был декрет " О введении международной метрической системы мер и весов". В 1923 г. был создан Комитет эталонов и стандартов при Главной палате мер и весов. После многочисленных преобразований в 1940 г. был организован Всесоюзный комитет стандартов при Совете народных комиссаров СССР. С этого времени общесоюзные стандарты стали называться государственными стандартами и обозначаться индексом ГОСТ с добавлением порядкового номера и года утверждения.

По мере развития стандартизация стала выходить за национальные, государственные рамки. В 1875 г. появилась Международная комиссия мер и весов, в 1906 г. — Международная электротехническая комиссия (МЭК). В 1926 г. была создана Международная ассоциация национальных организаций по стандартизации, в которую вошли 20 стран.

В настоящее время международная стандартизация осуществляется находящейся в ведении Организации Объединенных Наций ИСО, которая была основана в 1946 г. Ее членами являются 146 стран мира, в том числе и Российская Федерация.

Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем. В составе ИСО действует, в частности, специальный технический комитет ТС 46 " Информация и документация" (всего же в ИСО насчитывается 188 технических комитетов и 546 подкомитетов).

К основным нормативным документам по стандартизации относятся:

— стандарты;

— технические условия.

Стандарты — это нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может при необходимости сочетаться с таблицами, графическим материалом.

Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Международные стандарты разрабатываются и принимаются ИСО. В целом фонд международных стандартов ИСО насчитывает свыше 14 тыс. единиц.

Стандарты ИСО регламентируют, в частности:

- терминологию в области документации (ИСО 5127-2001 " Документация и информация. Словарь терминов");

- форматы бумаги для документов (ИСО 216-1975 " Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В");

— написание дат и адресов (ИСО 8601-2000 " Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени");

— основные требования к бланкам документов (ИСО 8439-1990 " Бланки. Основная схема составления"); и др.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе " О техническом регулировании", международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов.

Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации.

Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности, Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске.

Национальные стандарты — для России это государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем около 40%, что соответствует показателям развитых стран.

Кроме государственных существуют:

— отраслевые стандарты;

— стандарты научно-технических и инженерных обществ;

— стандарты предприятия;

— технические условия.

Ряд взаимосвязанных стандартов, относящихся к одной отрасли, может составить соответствующий комплекс (систему) стандартов. Так, в СССР в 1978 г. была создана " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу" (далее — СИБИД), продолжающая действовать на территории России и в настоящее время. В нее входят свыше 50 ГОСТов, основными объектами которых являются:

— организационные аспекты деятельности органов научно-технической информации, библиотек, издательств, архивов;

— научно-технические термины и определения;

— представление документальных источников информации (их частей);

— информационно-библиотечная технология.

В настоящее время в рамках СИБИД, в частности действуют следующие ГОСТы:

— на ряд систем документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); правильно;

— терминологические стандарты (в частности, уже упоминавшийся ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения");

— аналогичные стандарты, унифицирующие общие понятия и определения в области библиотечно-информационной и издательской деятельности (ГОСТ 7.0-99 " Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения"; ГОСТ 7.69-95 " Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения" и др.);

— стандарты, содержащие общие требования к издательскому оформлению отдельных разновидностей документов (ГОСТ 7.83-2001 " Электронные издания. Основные виды и выходные сведения"; ГОСТ Р 7.0.49-2007 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Государственный рубрикатор научно-технической информации. Структура, правила использования и ведения"; ГОСТ Р 7.0.11 -2011 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления" ГОСТ 7.60-2003 " Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения" и др.);

— технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами (ГОСТ 7.1-2003 " Библиографическая запись. Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления");

— стандарты на материальные носители информации (ГОСТ 18510-87Е " Бумага писчая. Технические условия"; ГОСТ 9327-60 " Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы" и др.);

— стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизированными комплексами.

Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных в конечном счете удовлетворять соответствующие потребности общества.

Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.