Этапы работы по организации экспертизы ценности документов.

Согласно ФЗ «Об Архивном фонде РФ», экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав АФ РФ. В работе по проведению целевой комплексной экспертизе ценности документов можно выделить три основных этапа: подготовительный, основной, заключительный. Задачами работы на первом подготовительном, этапе являются: определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение целевой комплексной экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе; разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы. Задачей второго, основного этапа, является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивного фондов и восполнению фондов руководящих органов. Задачами третьего, заключительного, этапа является: оформление результатов экспертизы ценности документов; внесение изменений в научно- справочный аппарат и учетные документы архива; физическое изъятие выделенных к уничтожению документов. Экспертиза ценности электронных документов. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: · проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив; · запись ЭД на машинные носители; · проверка качества записи; · описание ЭД; · проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; · подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных – также количество записей). Оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок уничтожения документов. В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (те, которые должны быть уничтожены). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.