Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу.Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с, …) Оформляют приказы по личному составу на общих бланках организации (либо бланках приказов).

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

«О приеме на работу Федосенко В.И.»

«Об увольнении Андреева Л.С.»

«Об изменении штатов» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения – статью Трудового Кодекса Республики Беларусь, а при приеме на работу – оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы составляют из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Аналогично приказам о приеме на работу, об объявлении строго выговора составляется приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:

· в реквизите «Заголовок» фразу «О приеме…» на «Об увольнении…»;

· графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;

· графу «Дата приема» на «Дата увольнения».

В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью Трудового Кодекса Республики Беларусь, соответствующую причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.

Приказы по личному составу визируются руководителем структурного подразделения, юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы, главным бухгалтером. Он объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления.Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу хранят 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного Перечня). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к,) и формируются в самостоятельные разделы.