Оперирование данными

Итак, вы заполняли таблицу в порядке поступления сообщений, а хотелось бы иметь список например по количеству пострадавших, для этого применим сортировку строк.

Выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные-_Сортировка....

• Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке " Сортировать" выберите " Количество пострадавших" и установите переключатель в положение " По возрастанию"

Если же вы хотите, чтобы внутри этого поля были отсортированы записи о количестве убитых или раненых, то выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке " Затем по" выберите " Количество раненых", установите переключатель в положение " По возрастанию".

Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel.

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список ДПТ, в которых погибли люди, но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные.

· Выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных).

· Выберите команду меню Данные_Фильтр... _Автофильтр.

· Снимите выделение с таблицы.

· У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка (она не выводится на печать), позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

· Раскройте список ячейки " Кол-во убитых", выберите команду Настройка... и, в появившемся диалоговом окне установите соответствующие параметры (> 0).

· Вместо полного списка товаров, вы получили список ДПТ, в которых были убиты люди.

· Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать например вид автотранспорта, участвующего в ДПТ, то можно получить список убитых ДПТ с участием только легковых автомашин.

· Но и это еще не все возможности баз данных Excel. Разумеется ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о ДПТ, нас интересует только «Краткое существо ДПТ», «Количество раненых», «Количество убитых».

Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть.

Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат_Столбец_Скрыть.

· Чтобы не запутаться в своих распечатках вставьте дату, которая автоматически будет изменяться в соответствии с установленным на вашем компьютере временем Вставка_Функция..., имя функции — " Сегодня").

· Теперь уже точно можно распечатать и иметь подшивку ежедневных сведений о ДТП.

· Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таблицу Формат_Столбец_Показать.

· Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Фильтр... меню Данные).

Прежде чем напечатать любой документ, выполните просмотр (Файл_Предварительный просмотр или воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр панели инструментов).