Отдел информационного обеспечения

На рис. 5 представлена функциональная схема работы отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования8. Затем осуществляются: регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию); маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам); координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией; контроль движения документов; составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры: отделяет содержательную часть от информационного шума; осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды; определяет потенциальных пользователей; составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения; передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования. Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании. После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения. Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.