Подготовка больших отчетов

Организация пресс-мероприятий

Организация пресс-мероприятий позволяет добиться главного – повышения осведомленности целевой аудитории об их инициаторе. Информация при этом подается объемно, в необходимом вам русле, по нескольким каналам связи. Организация пресс-конференций, брифингов, туров также является эффективным инструментом для сглаживания кризисных ситуаций.

Как правило, в типовой состав работ по подготовке пресс-мероприятий входит:

1. поиск и аренда площадки

2. аренда и оформление фойе для встречи гостей и проведения фуршета

3. организация кейтеринг (организация кофе-брейков, небольших фуршетов)

4. обеспечение необходимым оборудованием (свет, звук, компьютерная техника, синхронный перевод, онлайн-трансляция мероприятия, организация Wi-Fi связи)

5. обеспечение журналистов и гостей необходимым материалами (подготовка и раздача пресс-папок, буклетов, сувениров и др.)

6. организация мероприятия на площадке (модерация, организация передвижения, помощь в трансляции и др.)

7. поиск и обеспечение бесперебойной работы переводчика, модератора (ведущего) и других участников (например, спикеров)

8. информационное сопровождение мероприятия: подготовка базы СМИ, приглашений журналистам, аккредитация предстовителей прессы на мероприятии, координация работы журналистов, организация пресс-подходов, рассылка пресс- и пост-релизов по базе СМИ, подготовка анонс на сайт и другие PR-мероприятия.

Подготовка больших отчетов

1. Листинг. Возьмите большой лист бумаги и зафиксируйте все пункты в произвольном порядке по мере того, как они приходят Вам в голову. Затем можно переходить к следующему этапу.

2. Сортировка. Теперь посмотрите, что Вы записали, и начинайте приводить запись в порядок, определяя:

Что идет первым, вторым и т.д.;

Что и как логически связано;

Что является подтверждением, примером или иллюстрацией.

В это время можно добавить новые пункты или заново обдумать и удалить некоторые из записанных ранее. При этом необходимо учитывать приемлемую длину отчета. Данный этап можно завершить с помощью заметок и поправок к документу первого этапа. Это быстро и легко сделать, нанося на исходных заметках линии, стрелки и прочие знаки другим цветом.

3. Упорядочение. Вы должны чувствовать, что получившийся список отражает содержание, подходящие акценты, необходимую степень подробности и т.д. На данном этапе лучше уделить внимание порядку изложения. На этом этапе результатом Вашей работы должен стать подготовленный план отчета. Используйте общепринятую систему нумерации пунктов.

4. Проверка. При сложных и/или особенно важных отчетах полезна окончательная проверка записей. Ведь очень легко убедить себя, что находишься уже близко к цели, и не увидеть леса за деревьями.

5. Запись. Теперь приступаем к записи, печатанию или диктовке. Именно в этом и заключается основная работа, а предварительная подготовка только облегчает и упрощает ее.

6. Редактирование. Не следует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждается в редакции. Мастерство приходит с опытом. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста.