В приложении А и Б представлены схемы фактического расположения реквизитов углового и продольного бланков.

Лабораторная работа

«Правила оформления приказов и выписок из приказов»

Правила оформления приказов

Приказ ― распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ – стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

Приказ вступает в силу с момента его издания, если иное специально не предусмотрено в самом приказе.

Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

1. оформления бланков приказов;

2. оформления текста приказа;

3. подписания приказа;

4. рассылки приказа исполнителям;

5. организации контроля исполнения приказа;

6. организации хранения приказов в текущем делопроизводстве;

7. подготовки приказов к архивному хранению.

Приказ является одним из важнейших и наиболее часто составляемых видов распорядительных документов. По содержанию приказы подразделяются на две группы:

― приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);

― приказы по личному составу (кадровые).

Делопроизводство по каждой из этих групп ведется отдельно.

Приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

В приложении А и Б представлены схемы фактического расположения реквизитов углового и продольного бланков.

Эти два примера отличаются размещением реквизитов, а также их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков, еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все – придется выбрать что-то одно.

Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (04), ОГРН (05), ИНН/КПП (06), справочные данные об организации (09). Также отсутствует ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16.

Приказы по основной деятельности издаются в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций или их структурных подразделений; по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, отчетности, реализации продукции, совершенствования структуры и организации работы предприятий; для утверждения положений, инструкций, правил и других подобных документов. Приказы могут издаваться не только в качестве инициативных, но и во исполнение указаний вышестоящих организаций. Издаются приказы и тогда, когда требуется довести до сведения руководителей структурных подразделений, должностных лиц документы, поступившие от органов государственного управления.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение, увольнение работников, а также поощрение или привлечение к дисциплинарной или материальной ответственности и др.

Целесообразно издавать приказ по какому-нибудь одному вопросу, так как включение в один документ тематически не связанных между собой аспектов приводит к тому, что отдельные вопросы не учитываются при регистрации, теряются при контроле и вообще могут быть упущены. Возникают также трудности при формировании дел и их хранении, так как сроки хранения могут быть разными.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, события, называются причины, цели и основания издания приказа. Если приказ издается во исполнение акта вышестоящего органа, в констатирующей части дается его краткое изложение и обязательно указывается полное название документа, его автор, дата и номер.

Констатирующая часть может не составляться, если нет необходимости давать какие-либо пояснения.

В распорядительной части приказа перечисляются предлагаемые действия, указываются исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части должен иметь повелительную форму изложения. К формулировкам этой части документа следует относиться с большой ответственностью, не допуская неточности, расплывчатости и двузначности.

Если издание приказа связано с какими-либо изменениями, проводимыми в организации, то в предпоследнем пункте называют документы, утратившие силу или подлежащие изменению в связи с изданием данного приказа. В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль исполнения приказа.

Приказы могут иметь приложения (графики, инструкции, положения, правила и др.), ссылки на которые следует давать в соответствующих пунктах текста; «Приложение» как самостоятельный реквизит в конце текста приказа не оформляется.