Вопрос. Автоматизация функций в социальной работе

Возник целый ряд объективных факторов, настоятельно требующих качественного изменения технологии обработки информации по социальной защите населения. Основные из этих факторов:

— обширность системы правовых норм;

— высокая интенсивность актуализации нормативно-правовой информации как в части содержания отдельных норм, так и некоторых разделов и даже нормативных актов. Объем и сложность нормативно-правовой системы растут быстрее возможностей персонала органов социальной защиты населения овладеть правилами ее практического применения. Отслеживание распространения изменений правовой системы не удовлетворяет требованию единообразия применения ее в практике решения правоприменительных задач, что может вызывать нарушения гарантированных законом прав физических лиц;

— необходимость налаживания должного учета реальной нуждаемости всех социально незащищенных слоев населения (адресная защита);

— увеличение объемов обрабатываемой информации;

— потребность в мощной информационно-аналитической базе, позволяющей осуществлять контроль расходуемых средств, проводить анализ текущего состояния, разрабатывать программы-минимумы и целевые программы;

— постоянное изменение характера задач, стоящих перед органами социальной защиты, оперативное выполнение ими новых функций.

Существенным фактором прогресса информационных процессов является наметившийся как у нас в стране, так и за Рубежом кризис громоздких управленческих структур. Модернизации, адаптации к современным рыночным условиям подвергаются практически все традиционно принятые типы управленческих структур. В настоящее время в организации управления наметился переход от командно-контрольной организации к «информационно-базирующейся», к организации специалистов.

Указанные факторы обусловливают необходимость автоматизации практически всех направлений деятельности и функций органов социальной защиты населения. Основные из них следующие:

1. Социально-бытовое обслуживание инвалидов 1.Учет и распределение специального автотранспорта, мотоколясок и кресел-колясок для инвалидов

2.Организация санаторно-курортного лечения

3.Обеспечение инвалидов протезно-ортопедическими изделиями и средствами, облегчающими жизнь инвалидов

4.Формирование сметы затрат на социально-бытовое обеспечение инвалидов и ветеранов

11. Пенсионное обеспечение населения 1.Назначение, перерасчет, выплата пенсий и пособий

2. Контроль за правильностью назначения и выплаты пенсий и пособий

3.Контроль за поступлением и распределением средств пенсионного фонда

4.Обеспечение единообразия применения действующего пенсионного законодательства

5.Учет и контроль исполнения пенсионного бюджета

III. Социальная защита малоимущих слоев населения 1. Назначение и выплаты социальных пособий

2. Обеспечение социальной защиты семьи, материнства и детства

3.Организация социального обслуживания престарелых граждан и инвалидов

4.Мониторинг контингента социально незащищенных групп населения

5.Формирование программ социальной помощи малоимущим слоям населения

6.Контроль за предоставлением льгот и преимуществ малообеспеченным семьям с детьми

7.Распределение натуральных видов помощи

IV. Медицинское освидетельствование и врачебно-трудовая экспертиза инвалидов 1. Освидетельствование

2.Учет переосвидетельствования инвалидов по контролю

3. Анализ медико-социальных причин временной и стойкой нетрудоспособности

4.Ведение архива медико-социальной экспертизы

V. Жизнеобеспечение проживания пенсионеров и инвалидов в домах-интернатах 1. Учет материальных ценностей

2. Система стационарных учреждений

3.Обеспечение реализации программ по содержанию и развитию сети стационарных учреждений

4.Медицинское обслуживание

VI. Ветераны Ведение картотеки ветеранов

VII. Планово-финансовая служба 1. Ведение штатного расписания

2. Формирование сводного фонда заработной платы

3. Тарификация служащих органов социальной защиты населения

4. Составление смет

5. Контроль за исполнением бюджета

VIII.Бухгалтерский учет и контроль 1. Бухгалтерский учет, контроль и отчетность по областному бюджету

2. Учет и отчетность по аппарату управления

IX. Нормативно-правовая служба 1. Регистрация, систематизация и тиражирование нормативно-правовой и методической документации

2. Ведение методического кабинета

X. Кадры 1. Учет личного состава структур стат-отчетности и учет учебы кадров

2. Подготовка проектов приказов и тиражирование их по структурам

XI. Делопроизводство 1. Обработка корреспонденции

2. Контроль за сроками исполнения документов

Научно-технический прогресс связан с внедрением в управленческую деятельность автоматизированной информационной системы социальной защиты (АИС СЗ). Она предназначена для создания и ведения на объектах обоих уровней информационно совместимых баз данных (БД), содержащих информацию по всем аспектам социальной защиты населения и представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), ориентированных на пользователей-непрограммистов, работающих на своих рабочих местах на персональной ЭВМ в диалоговом режиме.

АИС СЗ должна обеспечивать автоматизацию процесса сбора, накопления, расчета, хранения, обновления, передачи и отображения информации; высокий уровень информационного взаимодействия всех структур органов социальной защиты как по вертикали, так и по горизонтали, что позволит освободить пользователей от выполнения вручную больших объемов работ по вводу и обработке информации, увеличить оперативность формирования текстовых, выплатных, отчетно-аналитических документов и справок.

В информационном плане система представляет собой совокупность баз данных, создаваемых и ведущихся на объектах различных уровней системы с возможностью взаимообмена и взаимоактуализации данных. Заполнение и актуализация баз данных на каждом объекте системы осуществляются пользователями баз.

В наиболее загруженных обработкой информации структурных подразделениях целесообразны локальные вычислительные сети (ЛВС), в файл-серверах которых формируются базы данных, общие для сотрудников различных структур. Должна предусматриваться возможность обмена информацией между АРМами различных ЛВС в режиме «электронной почты».

При создании информационного обеспечения системы предусматривается обязательное использование общероссийских классификаторов и унифицированной системы документации, не исключая возможности использования в отдельных случаях локальных классификаторов и словарей.

В единую социальную информационную городскую сеть информация поступает от следующих городских структур:

1. Органы здравоохранения — медицинская статистика (количество абортов, рождений несовершеннолетними, заболеваний, мертворожденные)

2. Комитет по образованию — социальная поддержка детей, оставшихся без попечения родителей; — летний оздоровительный отдых детей из малообеспеченных семей; — ход выполнения программ «Дети-инвалиды» и «Дети-сироты»; — организация нестационарных учреждений в помощь семье и детству; — работа внешкольных учреждений

3. Городской ЗАГС — статистика (данные о смерти, браках и рождении)

4. Комитет по труду и занятости — трудоустройство инвалидов, беженцев, бомжей; — расчет прожиточного минимума; — статистические данные по бюджету различных типов семей; — профориентация и трудовая реабилитация детей-инвалидов

5. Комитет по делам молодежи и спорта — работа с подростками и молодежью по организации досуга;

— работа подростковых клубов; — организация центров реабилитации и адаптации подростков

6. Комитет по делам несовершеннолетних — статистические данные о трудоустройстве подростков до 16 лет; — информация по итогам решений комиссий

7. Горстатистика — статистические данные

8. Управление внутренних дел — статистика о выписанных, прописанных, осужденных, освобожденных из мест заключения

Система классификации нормативно-справочной информации должна стремиться к единству по всей информационной системе органов социальной защиты населения и возможности заключения новых классификационных группировок без нарушения структуры классификации.

Кроме работы с базами данных, являющихся, по существу, работой с информационно-справочными системами, пользователи на базе этой системы будут решать задачи расчетного и расчетно-аналитического характера.

В функционально-предметном плане система представляет собой совокупность функциональных подсистем, реализуемых на единой информационно-программной и технической базе.

В связи с тем что в сфере социальной защиты появляются новые функции, а количество учреждений, работающих с различными категориями населения постоянно растет, необходима унифицированная (в рамках региона) программа, позволяющая вести единый учет граждан, являющихся объектом этой работы в каждом учреждении соцзащиты. Для этого нужно стандартизировать описание человека, пользующегося социальной защитой. Описание должно включать общие данные, позволяющие идентифицировать человека с достаточно высокой степенью точности при обращении его в любое городское учреждение и при обмене данными с базами, не входящими в Единую информационную систему (ЕИС) города.

На всех уровнях описания человека должно существовать понятие конфиденциальной информации, которое в равной степени присуще каждому объекту социальной сферы и охраняется законом. В каждой задаче степень закрытости информации должна определяться уровнем доступа пользователя и жестко регламентироваться при организации работы.

При разделении функций соцзащиты на подсистемы следует считать принцип этого деления весьма условным, задачи, входящие в подсистему, в равной степени связаны и с ресурсными задачами.

К подсистеме относятся задачи:

1. Назначение и выплата пенсий и пособий.

2. Освидетельствование ВТЭК.

3. Учет малоимущих и клиентов в центрах соцзащиты.

4. Учет пациентов центров реабилитации.

5. Учет проживающих в домах-интернатах.

6. Учет проживающих в приютах и социальных гостиницах.

7. Прикладные задачи медицинского обслуживания и психологической помощи, реабилитации детей с отклонениями в развитии и обучающие программы и т. п.

Необходимо развивать автоматизированные информационные системы по проблемам социально-бытового обслуживания. Прежде всего это создание единого городского информационного банка данных оценочно-диагностических карт семей, что позволит определять потребности в различных видах социальной помощи и вести учет ее предоставления; анализировать тенденции в социальной сфере и прогнозировать потребности города; обоснованно разрабатывать комплексные адресные программы, а также автоматизированные комплексы задач, реализующих функции учета и организации ресурсов учреждений социальной защиты (трудовых, материально-технических, финансовых, временных, информационных).

Наивысшая эффективность от автоматизации информационных технологий достигается при создании единой городской информационной системы, поддерживающей все аспекты социальной работы. При этом возможны два подхода:

1) внедрение единого программного обеспечения для решения функциональных задач социальной работы на всех уровнях;

2) создание единого информационного пространства с унифицированными входными и выходными реквизитами, достаточными для информационного обмена между городскими подразделениями.

В дальнейшем необходимы:

— единство подходов и стандартизация описания основного объекта социальной работы — человека;

— обязательный перечень параметров оценочно-диагностической карты семьи и человека как ее члена (разработать единые классификаторы социальных категорий человека,

семьи, видов социальной помощи, социальных учреждений и т.п. Их применение обеспечит однозначность и единообразие понятийного аппарата, устранит разноречивость этих понятий. Эти унифицированные параметры должны быть достаточными для информационной реализации всех функций социальной работы);

— вести библиотеки выходных отчетных форм на базе разработанных унифицированных реквизитов и показателей, что позволит снять проблемы ручного ввода и доработки выходной отчетной информации на всех уровнях.

Информационное обеспечение включает большой объем статистической информации, которая формируется в результате обобщенного анализа персональных данных. Статистическая информация является важным стратегическим ресурсом управления, поэтому она должна быть защищена.

Вопрос Основные понятия и виды организационных структур управления

Структура выражает внутреннее строение процесса, явления, системы.

Применительно к системам понятием «организационная структура» обозначают внутреннее строение субъекта и объекта деятельности. Тогда различают такие более частные понятия:

оргструктура обслуживания — состав, соподчиненность и взаимосвязи подразделений, звеньев, выполняющих функции социальной работы в непосредственном контакте с клиентами (подопечными, пациентами);

оргструктура подразделений, звеньев или общая структура учреждения социальной защиты (помощи) — состав, соподчиненность и взаимосвязи всех оргединиц, фактически ее образующих;

оргструктура аппарата управления — состав, соподчиненность и взаимосвязи управленческих подразделений, звеньев.

Наряду с организационной структурой в учреждениях, организациях имеются также социальная и техническая структуры.

С понятием «организационная структура» непосредственно соотносятся такие понятия, как «подразделение», «звено», «ступень», «орган», «формальная», «неформальная» структура, «диапазон управления».

Подразделение — это организационная единица, имеющая определенные задачи, выполняющая функции (обязанности) и наделенная для этого необходимыми правами и ответственностью. Типичные подразделения — департамент, главное управление, управление, отдел, отделение.

Звено. Данное понятие имеет два значения: 1) звено как синоним понятия «подразделение»; 2) звено — это отдельный работник (должность).

Количество подразделений и звеньев — один из показателей структурной сложности или простоты системы. Поэтому совершенствование системы, в частности, связано с изменением количества подразделений, звеньев, их соподчиненности, взаимосвязей, взаимодействия.

Ступень — это совокупность ряда подразделений и звеньев (должностей), находящихся на определенном уровне системы (первичном, среднем, высшем). Образно говоря, по ступеням, как по лестнице, можно идти в оргструктуре снизу вверх или, наоборот, сверху вниз. Чем больше ступеней, тем, при прочих равных условиях, больше система и сложнее ее организационное построение.

О р г а н. В первом своем значении данное понятие является синонимом понятия «подразделение». Во втором оно обозначает организационную единицу управления отраслевого, межотраслевого или территориального уровней. Органами, например, управления считаются министерства, комитеты, администрации. Орган — это более или менее крупная организационная единица.

Формальная структура — понятие, обозначающее состав, соподчиненность в должностные взаимосвязи подразделений, звеньев без учета конкретных работников, их психологических особенностей, возраста, опыта и др.

Неформальная структура — это та система человеческих отношений, взаимосвязей, взаимовлияний, взаимодействий, которая свойственна данной оргструктуре. При совершенствовании оргструктур необходимо считаться с наличием неформальной структуры.

Диапазон управления — рекомендуемое или фактическое количество работников или подразделений (или то и другое вместе), находящихся в подчинении у одного руководителя.

Смысл данного понятия заключается в количественной характеристике формальной организационной структуры в сопоставлении (по формальным признакам) подсистем, которые возглавляются соответствующими руководителями.

Диапазон управления имеет качественные оценки в том случае, если принимаются во внимание показатели неформальной оргструктуры, факторы качественного порядка — квалификация и опыт подчиненных, их профессиональное мастерство, техническая вооруженность труда, простота или сложность связей в системе и т.д.

Понятие «диапазон управления» связано с понятиями «управляемость» и «неуправляемость».

Управляемость — владение руководителем основными, ключевыми параметрами объекта, ситуации, деятельности.

Неуправляемость означает подчинение руководителя тем силам, факторам, обстоятельствам, с которыми он не справляется или не хочет справиться. Появляются стихийность, неподконтрольность, неподчиненность, что ведет к слабости или отсутствию управления (руководства).

Управляемость и неуправляемость наряду с количественными характеристиками объекта (системы) связаны и с качественными процессами, показателями.

Основными разновидностями организационных структур управления (ОСУ) являются линейная, линейно-функциональная, структура по продукту (изделию) и матричная.

Линейная ОСУ. Фрагмент линейной ОСУ:

Обозначения:

(———) — линейная связь, т.е. осуществление управления с помощью устных и письменных команд (в зависимости от предоставленных прав).

Схема 1

Линейная ОСУ в виде пирамиды

Достоинства: каждое нижестоящее звено имеет только одного руководителя; команды нижестоящим звеньям отдаются последовательно — от вышестоящих к нижестоящим. «Перескок» через нижестоящие звенья означает нарушение линейной связи.

Недостатки: руководитель должен быть компетентен во всех вопросах управляемого объекта; при увеличении количества звеньев по вертикали снижаются возможности обеспечения управляемости; при количественных и качественных изменениях в объекте повышаются требования к компетенции руководителя, «застывание» компетенции означает «застывание» и объекта.

Функциональная ОСУ отражает разделение и специализацию в системе управления. Наряду с линейными звеньями в ней имеются функциональные подразделения, звенья.

Фрагмент линейно-функциональной ОСУ:

Обозначения:

(———) — линейная связь;

(--_---) —функциональная связь, т.е. осуществление управления с помощью методических советов, рекомендаций, взаимодействия при решении задач.

Достоинства: подготовка проектов решений специалистами по тому или иному вопросу; создание или ликвидация функциональных подразделений (звеньев) как отражение потребностей при реализации функций; ответственность за реализацию определенных функций; использование знаний специалистов как своеобразного «информационного капитала».

Недостатки: указания (команды) могут поступать «с разных сторон»; образование «функционалки» (чрезмерная специализация труда); тенденции к «раздуванию», «разбуханию» аппарата управления.

ОСУ по отделениям (или дивизиональная) отражает специализацию в обслуживании, предоставляемых услугах.

Фрагмент ОСУ по отделениям:

Достоинства: специализация в деятельности, что позволяет качественно и квалифицированно выполнять работу, функции;

«улавливание» различных потребностей по предоставлению услуг; возможность создания новых специализированных отделений сообразно выявленным потребностям; увеличение количества отделений в зависимости от увеличения количества обслуживаемых; использование квалифицированных специалистов по направлениям деятельности отделений.

Недостатки: «привязка» аппарата управления к каждому отделению, что может привести к его искусственному раздуванию; потеря управляемости за счет увеличения количества отделений.