Первичной операцией этого процесса является приемка товара и связанные с ней операции по подготовке склада к приемке.

Как правило в ходе приемки товара возможны ошибки, приводящие к недостаче, пересортице, приемке бракованной продукции (как с несоответствующими потребительскими свойствами, так и с нарушенной оригинальной упаковкой производителя). В совокупности эти ошибки приводят к серьезным финансовым потерям и ухудшению отношений с клиентами.

С целью исключить возможности возникновения подобной ситуации в практике применяется универсальный алгоритм осуществления процедуры приемки продукции (рисунок 9.1 и 9.2), который позволяет существенно оптимизировать процесс приемки продукции и связанных с ней операций.

Рисунок 14.1 Алгоритм осуществления процедуры приемки товара

Рисунок 14.2 Алгоритм действия персонала при приемке товара

При подготовке склада к приёмке товара, рекомендуется принимать ряд мер:

- своевременно получать информацию об ожидаемой поставке товара из отдела закупок, а именно: перечень товарных позиций; количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции); сроки поступления товара; наименования поставщика (-ов); тип тары (короба, паллеты); информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.). Наиболее удобно создать форму документа (карточка сведений поставки), в которую эта информация экспортировалась бы из информационной системы или которую заполняют «вручную», в зависимости от возможностей склада;

- определить число служащих (с использованием технологических карт), участвующих в разгрузке и приемке продукции; определить состав техники, необходимой для разгрузки транспорта;

- определить потенциальные места хранения поступившей продукции.

14.4 Приёмка продукции. Нормативно-правовое регулирование.

В последнее время не принято ни одного документа, который в полной мере регулировал бы процесс приемки продукции. Отсутствие императивного регулирования приводит к тому, что в договорах поставки данный процесс, как правило, не фиксируется вообще, и в случае обнаружения в процессе приемки недолжного количества или качества, несоответствия ассортимента, нарушенной упаковки разногласия либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний, что зачастую приводит к негативному результату для одного из контрагентов.

Рекомендуется детально описывать в договорах поставки условия приемки продукции, ссылаясь на Инструкции П-6, П-7 или на внутренние нормативные акты, с условиями которых была ознакомлена другая сторона.

14.5 Операции, выполняемые в процессе поступления и приёмки продукции

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки продукции:

- проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

- проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

- разгрузка транспортных средств;

- оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

- учет всех расхождений и повреждений до подписания доку­ментов перевозчика;.

- проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

- перемещение продукции в зону приемки;

- распаковка;

- проверка количества и качества продукции;

- контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

- установление фактического количества, качества и комплектности продукции, определение отклонений и вызвавших причин;

- документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);

- раскладка по местам хранения;

- формирование складской грузовой единицы.

При приемке продукции от перевозчика получатель обязан проверить:

- наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автомобильном фургоне) или на контейнерах пломб отправителя или организации, осуществляющей промежуточную перевалку;

- целостность пломб;

- состояние транспортных средств (вагона, контейнера);

- наличие маркировки груза;

- исправность тары;

- соответствие наименования продукции и маркировки транспортной таре данным, указанным в товарно-транспортных документах.

Получатель обязан потребовать от перевозчика выдачи продукции по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на него правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.

Кроме того, получатель обязан установить, соблюдались правила перевозки, обеспечивающие предохранение продукции от порчи и повреждения (укладка груза, вентилирование, температурный режим), а также осмотреть перевозимую продукцию.

Приемка продукции - проверка соответствия количества, качества и комплектности продукции ее характеристике и техническим условиям, указанным в договоре.

Виды приемки продукции у получателя:

Предварительная, ее цель: осмотр продукции на предприятии продавца для установления соответствия её количества и качества условиям договора; установление правильности упаковки и маркировки продукции.

Окончательная приемка продукции предназначена для установления фактического выполнения поставки в установленном месте и в надлежащий срок.

Место окончательной приемки продукции обычно устанавливается в договоре поставки. Оно может быть обозначено как: предприятие или склад продавца; согласованный порт отгрузки; железнодорожная станция отправления или аэропорт; порт назначения; пограничная или конечная железнодорожная станция в стране назначения; склад покупателя; конечный пункт продажи продукции.

Проверка сопроводительной документации. При приходе транспортных средств на склад получателя в первую очередь проверяют наличие сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Если основные товарно-сопроводительные документы для приемки продукции отсутствуют, необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который впоследствии подписывают обе стороны, участвующие в приемке. Если отсутствуют дополнительные документы, делают соответствующую отметку в товарно-транспортной накладной.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. Следует проверить наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо сделать отметку об этом в товарно-транспортной накладной либо, что более удобно, составить акт об осмотре состояния транспортных средств. Также, если есть возможность, рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств (панорамная и детальная съемка). Сделанные таким образом фотографии имеют большое влияние на поведение поставщика или транспортно-экспедиторской компании в случае требования замены бракованного товара или денежной компенсации. В Украине за последнее время такая практика находит все большее применение.