Вторая нормальная форма

Создайте отдельные таблицы для наборов значений, относящихся к нескольким записям.

Свяжите эти таблицы с помощью внешнего ключа.

Записи могут зависеть только от первичного ключа таблицы (составного ключа, если необходимо). Возьмем для примера адрес клиента в системе бухгалтерского учета. Этот адрес необходим не только таблице Customers, но и таблицам Orders, Shipping, Invoices, Accounts Receivable и Collections. Вместо того чтобы хранить адрес клиента как отдельный элемент в каждой из этих таблиц, храните его в одном месте: или в таблице Customers, или в отдельной таблице Addresses.

Третья нормальная форма

Устраните поля, не зависящие от ключа.

Значения, входящие в запись и не являющиеся частью ключа этой записи, не принадлежат таблице. Если содержимое группы полей может относиться более чем к одной записи в таблице, подумайте о том, не поместить ли эти поля в отдельную таблицу.

Например, в таблицу Employee Recruitment (наем сотрудников) можно включить адрес кандидата и название университета, в котором он получил образование. Однако для организации групповой почтовой рассылки необходим полный список университетов. Если сведения об университетах будут храниться в таблице Candidates, составить список университетов при отсутствии кандидатов не получится. Таким образом, создайте вместо этого отдельную таблицу Universities и свяжите ее с таблицей Candidates при помощи ключа — кода университета.

Исключение. Выполнять нормализацию баз данных до третьей нормальной формы теоретически желательно, но не всегда практично. Например, для устранения всех возможных зависимостей между полями таблицы Customers придется создать отдельные таблицы для хранения сведений о городах, почтовых индексах, торговых представителях, категориях клиентов и любых других сведений, которые могут дублироваться в нескольких записях. С теоретической точки зрения нормализация желательна. Однако значительное увеличение числа маленьких таблиц может привести к снижению производительности СУБД или исчерпанию памяти и числа дескрипторов открытых файлов.

Выполнять нормализацию до третьей нормальной формы может быть целесообразно только для часто изменяемых данных. Если при этом сохранятся зависимые поля, спроектируйте приложение так, чтобы при изменении одного из этих полей пользователь должен был проверить все связанные поля.

Другие нормальные формы

Кроме описанных нормальных форм есть четвертая нормальная форма, которую также называют нормальной формой Бойса-Кодда (BCNF), и пятая нормальная форма, но на практике они используются редко. Несоблюдение этих правил может привести к ухудшению архитектуры базы данных, но на функциональности это сказаться не должно.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. Для запуска MS Access вы можете использовать меню Пуск Windows. Для этого с помощью мыши выберите команду Программы меню Пуск, а затем - Microsoft Access или выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника Windows или выбрать ярлык, созданный для запуска MS Access.